Diaari - asiankäsittelyjärjestelmä Oskari

Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispvm: 4.10.2002
tarkistettu 8.5.2008

1. Rekisterinpitäjä 

Nimi: Oikeusministeriö
Yhteystiedot: PL 25, 00023 Valtioneuvosto
Käyntiosoite: Ritarikatu 2 B
puh. 02951 6001 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi: Tietopalvelusihteeri Mari Lakka
Yhteystiedot:
puh. 02951 60739
sähköposti: oikeusministerio(at)om.fi

3. Rekisterin nimi

Oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmä Oskari

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus 

Asiankäsittelyjärjestelmää käytetään käsiteltäviksi tulevien ja ratkaistujen asioiden rekisteröintiin. Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuranta, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan rekisteröityjen asiakirjojen hakemisto sekä pystytään tuottamaan tilastoja ja raportteja. Asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröinnin perustana on asia- ja tehtäväryhmittely, joka on perusteiltaan ministeriön käsittelemien asioiden sisällönmukainen ryhmittelyjärjestelmä. Rekisteröintitietojen avulla voidaan käsittelyssä tai arkistossa olevat paperiasiakirjat paikantaa tai päästä suoraan sähköisiin asiakirjoihin.

Rekisteröinti perustuu julkisuuslain (621/1999) 18§:ään ja asetuksen (1030/1999) 5 ja 6 §: iin sekä arkistolakiin (831/1994) ja sen nojalla annettuihin säännöksiin ja määräyksiin. 

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakirjan yksilöintitiedot kuten diaarinumero, lähettäjä/laatija, lähettäjän/laatijan diaarinumero, saapunut/laadittu, saapumispäivä, määräpäivä, asia, toimenpiteen lopetustieto, päätöspäivä, vastaanottaja, osasto/yksikkö, käsittelijä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ministeriöön tulleet, ministeriössä laaditut ja ministeriöstä lähteneet asiakirjat

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Ei ole säännönmukaisia luovutuksia . Asiasta kiinnostuneet tiedotusvälineet, kansalaiset, tutkijat sekä valtion ja kuntien viranomaiset saavat pyynnöstä julkisia tietoja nähtäväksi. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 

A. Manuaalinen aineisto

Asiankäsittelyjärjestelmään rekisteröidyt aineistot säilytetään edelleen myös paperimuodossa ministeriön arkistossa, johon on pääsy vain kirjaajan tai muun kirjaamohenkilökunnan valvonnassa. Osittain salaisia asiakirjoja säilytetään arkistossa erikseen merkittyinä. Julkiseen asiakirjaan sisältyvät salassa pidettävät tiedot peitetään tarvittaessa.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

9. Tarkastusoikeus 

Jokaisella on oikeus tarkastaa diaariin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot, ellei HetiL:n säädetystä muuta johdu. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Salassa pidettävät tiedot edellyttävät henkilöllisyyden varmistamista. Pyyntö osoitetaan oikeusministeriölle. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti ja mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Tarkistusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

> Asiaa koskevat säännökset: HetiL 26–28§

10. Tiedon korjaaminen

Diaarissa oleva tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn pitää tehdä yksilöity kirjallinen pyyntö, joka on osoitettu oikeusministeriölle. Tarvittaessa pitää henkilöllisyys varmistaa. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

> Asiaa koskeva säännös: 29 §