Dataskyddsbeskrivning för justitieministeriets nättjänst www.justitieministeriet.fi

I denna dataskyddsbeskrivning som gäller justitieministeriets nättjänst www.justitieministeriet.fi informeras i enlighet med 24 § i personuppgiftslagen om de principer som ministeriet som tillhandahållare av denna tjänst följer vid behandlingen av användarnas personuppgifter och för att garantera integritetsskyddet.

Uppgifter om besökare på nättjänsten

Justitieministeriets nättjänst är öppen för alla och sidorna kan läsas utan registrering. Om besökarna samlas inte in personuppgifter, med hjälp av vilka enskilda besökare skulle kunna identifieras. Bestämmelserna i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) angående skydd av konfidentiella meddelanden tillämpas också på de identifieringsuppgifter som uppkommer vid läsandet av webbsidorna.

Bestämmelserna i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) angående skydd av konfidentiella meddelanden tillämpas också på de identifieringsuppgifter som uppkommer vid läsandet av webbsidorna. Med identifieringsuppgifter avses i detta sammanhang uppgifter som kan kombineras med den person (användare) som läser webbsidan, och som behandlas i kommunikationsnäten för att överföra, distribuera och tillhandahålla meddelandena.

Statistiska uppgifter om det totala antalet besökare, de populäraste sidorna och tjänstens in- och utgångssidor samlas in. Sidan använder cookies i webbplatsens uppföljning av besökare. Identifieringsuppgifter lagras endast för att säkra det tekniska genomförandet och användningen av webbtjänsten och till stöd för utvecklingen av den.

Kommentarer

1. Kommentarer som skickats via www.justitieministeriet.fi

Kommentarer till justitieministeriet kan skickas med hjälp av responsblanketten som finns på webbplatsen eller via e-post. Meddelandena behandlas på samma sätt som andra brev som sänds till myndigheterna. Kommentarer som sänts med hjälp av responsblanketten och till kommunikationsenhetens e-postadress (viestinta.om(at)om.fi) behandlas av ministeriets informationsenhet, som svarar på meddelandet eller vidarebefordrar meddelandet till den som svarar för ärendet. Kommentarerna som inkommit under året förstörs alltid i början av följande kalenderår. Officiella brev ska skickas till justitieministeriets registratorskontor under adress oikeusministerio(at)om.fi.

Kommentarer kan sändas anonymt eller så att avsändarens kontaktinformation uppges. Obligatoriska fält i blanketten är ämne och själva responstexten. Om avsändaren vill ha svar på sitt meddelande ska kontaktinformation uppges. Avsändaren får alltid en automatisk kvittering om att e-postmeddelandet har mottagits.

Om personuppgifter uppges i samband med kommentaren bör det beaktas, att dataskyddet för blanketter och meddelanden som sänds i oskyddad form är svagt, och att informationens konfidentialitet och skydd då inte kan garanteras. Detta bör beaktas i synnerhet då det gäller uppgifter som är känsliga med tanke på privatlivet.

Elektroniska meddelanden sänds till myndigheterna på avsändarens ansvar (Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003). Om det har bestämts en tidsfrist för inlämnande av handlingen, skall avsändaren se till att handlingen kommer in till myndigheten inom tidsfristen (Förvaltningslagen 434/2003). Av denna anledning ska t.ex. lagstadgade anmärkningar, besvär eller rättelseyrkanden inte sändas som kommentarer.


Offentligheten av kommentarer fastslås enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Den som sänder kommentarer bör beakta att en handling som har inkommit till en myndighet för behandling av ett ärende eller annars i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter blir offentlig när myndigheten har fått den, om det inte i denna lag eller i någon annan lag föreskrivs något om dess offentlighet eller sekretess eller om någon annan begränsning av rätten att ta del av den.

2. Andra kontakter

Förutom via www.justitieministeriet.fi kan man skicka kommentarer också till justitieministeriets registratorskontor eller direkt till tjänstemannen som bereder ärendet.

Begäran om åtgärder, styrning och råd som sänts till justitieministeriets registratorskontor under e-postadressen oikeusministerio(at)om.fi samt andra meddelanden som förutsätter åtgärder registreras i justitieministeriets ärendehanteringssystem. De meddelanden som är avsedda att upptas till officiell behandling ska således skickas till registratorskontorets e-postadress.

Också projekt som är under arbete och detaljer som hänför sig till dem kan kommenteras. Snabba och enkla sätt att göra detta är att sända kommentarerna, åsikterna och anmärkningarna som gäller beredningen direkt till tjänstemannen som svarar för beredningen, ministeriets registratorskontor eller med responsblanketten till informationsenheten. För att göra det lättare att behandla meddelandet ska det anges tydligt vilket ärende eller förslag kommentaren gäller.

Responsregister och förvaring av registeruppgifterna

Kommentarer som sänts med personuppgifter samlas i ett responsregister, i vilket lagras avsändarens namn, e-postadress och responstexten. Personuppgifter som samlats i responsregistret används enbart för behandling av kommentarerna. Meddelandet vidarebefordras till tjänstemannen som behandlar ärendet enbart och behandlingen av kommentaren förutsätter detta. Kommentarerna som inkommit under året förstörs alltid i början av följande kalenderår.

Uppgifterna i e-postsystemet

Identifieringsuppgifter får lämnas ut till utomstående enbart i situationer om vilka stadgats i lagen. E-postmeddelandena samt de identifieringsuppgifter som lagras i e-postsystemet omfattas av de bestämmelser om konfidentialitet vid kommunikation som ingår i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation.

Den som har mottagit eller annars fått kännedom om konfidentiella meddelanden eller identifieringsuppgifter, som inte är avsedda för honom eller henne, får inte utan samtycke av en kommunikationspart röja eller utnyttja ett meddelandes innehåll, identifieringsuppgifter eller uppgifter om meddelandets existens, om inte annat bestäms i lag. I lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) bestäms specificerat om de undantagssituationer och sätt, då ett meddelande som sänts till den personliga e-posten kan öppnas utan den ifrågavarande personens samtycke.

Medie- och intressegruppsregister

Justitieministeriets informationsenhet har ett särskilt register för informering av medier och intressegrupper. Närmare upplysningar om detta finns i registerbeskrivningen.

Anteckningar i justitieministeriets diarium

I justitieministeriets diarium antecknas i samband med att ärenden anhängiggörs också personuppgifter, om den som anhängiggör ärendet är en privat eller annan fysisk person. I systemet antecknas ärendets diarienummer, den anhängiggörandes namn, tidpunkten för anhängiggörandet, en kort beskrivning av vad det anhängiggjorda ärendet gäller, ärendets behandlingsskeden samt de datum som gäller dessa.

Var och en har rätt att få kontrollera de anteckningar i diariet som gäller honom eller henne själv samt att kräva rättelse av en felaktig uppgift. Närmare upplysningar om de uppgifter som antecknas i diariet, om uppgifternas offentlighet och utlämnande samt om utövandet av den registrerades rättigheter finns i det registerbeskrivningen som gäller diariet.

Behandlingen av personuppgifter som gäller arbetssökande
Information om lediga arbetsplatser vid justitieministeriet finns på ministeriets webbplats. Sökandenas personuppgifter eller ansökan publiceras inte på webbplatsen. Ministeriets lediga arbetsplatser finns också i statens jobbsökningstjänst Heli.

Inlämnandet av ansökan och ansökningshandlingarna registreras i ministeriets diarium. När tjänsten har besatts registreras också utnämningspromemorian i diariet. Var och en har rätt att kontrollera de uppgifter i registret som gäller honom eller henne själv samt att kräva att rättelser görs i felaktiga uppgifter som lagrats i registret.

Uppgifterna om mottagandet av ansökan samt ansökan och de bifogade studie- och arbetsintygen är offentliga. Om i ansökan eller dess bilagor undantagsvis ingår konfidentiella uppgifter som avses i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, utlämnas dessa uppgifter inte till utomstående utan den arbetssökandes samtycke eller annan i lagen uttryckligen stadgad rätt att lämna ut uppgifterna.

Sökandenas personuppgifter eller ansökan publiceras inte i justitieministeriets nättjänst. Närmare upplysningar finns i beskrivningen av registret över tjänste- och arbetssökande.

Användarenkäter

I justitieministeriets nättjänst genomförs med regelbundna mellanrum användarenkäter om användningen av nättjänsten och användarnas önskemål beträffande tjänsten. En länk till enkäten finns då på nättjänstens startsida. Enkäten finns på enkättjänstproducentens webbplats. Uppgifterna som samlas anonymt i samband med enkäterna används enbart för utvecklings- och undersökningsändamål.

Rätt att kontrollera egna uppgifter

Den som införts i ett register har rätt kräva att rättelser görs i felaktiga uppgifter som lagrats i registret. Felaktiga uppgifter rättas vid justitieministeriet enligt den registrerades begäran.