Oikeusministeriön verkkopalvelun www.oikeusministerio.fi tietosuojaseloste

Tässä oikeusministeriön www.oikeusministerio.fi-verkkopalvelua koskevassa tietosuojaselosteessa kerrotaan henkilötietolain 24 §:n mukaisesti niistä toimenpiteistä ja käytännöistä, joita ministeriö palvelun tarjoajana noudattaa käyttäjien henkilötietojen käsittelyssä ja yksityisyyden suojan varmistamisessa.

Verkkopalvelun kävijätiedot

Oikeusministeriön verkkopalvelu on kaikille avoin eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Verkkopalvelun käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Sähköistä viestintää koskevan tietosuojalain (516/2004) säännöksiä luottamuksellisen viestin suojasta sovelletaan myös verkkosivustojen selaamisesta syntyviin tunnistetietoihin.

Sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) säännöksiä luottamuksellisen viestin suojasta sovelletaan myös verkkosivustojen selaamisesta syntyviin tunnistetietoihin. Tunnistetiedolla tarkoitetaan tässä yhteydessä verkkosivua selaavaan henkilöön (käyttäjään) yhdistettävissä olevaa tietoa, jota viestintäverkoissa käsitellään viestien siirtämiseksi, jakelemiseksi tai tarjolla pitämiseksi.

Palvelun käytöstä kerätään kootusti tilastollista tietoa palvelun kokonaiskävijämäärästä, suosituimmista sivuista, palveluun sisääntulosivuista ja palvelusta poistumissivuista. Tilastollisten seurantatietojen keräämiseen käytetään evästeitä. Tunnistetiedot talletetaan vain verkkopalvelun teknisen toteutuksen ja käytön varmistamiseksi sekä kehittämisen tueksi.


Palautteet

1. Www.oikeusministerio.fin kautta saadut palautteet

Oikeusministeriöön voi lähettää palautetta verkkopalvelun palautelomakkeen tai sähköpostin kautta. Palauteviestit käsitellään kuten muutkin viranomaisille lähetetyt kirjeet. Verkkopalvelun palautelomakkeen kautta lähetetyt ja viestintäyksikön sähköpostiin (viestinta.om(at)om.fi) tulleet palauteviestit käsitellään ministeriön viestintäyksikössä, joka vastaa palautteeseen tai välittää sen eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Vuoden aikana saapuneet palauteviestit tuhotaan aina seuraavan kalenterivuoden alussa. Virallinen posti tulee lähettää oikeusministeriön kirjaamon sähköpostiosoitteeseen oikeusministerio(at)om.fi.

Palautetta voi lähettää anonyymisti tai yhteystiedoin varustettuna. Verkkopalvelun palautelomakkeessa pakollisia kenttiä ovat palautteen aihe ja palauteviesti. Jos palautelomakkeella tai sähköpostilla lähetettyyn palautteeseen halutaan vastaus, tulee palaute lähettää yhteystiedoilla varustettuna. Sähköpostin vastaanotosta lähetetään automaattinen kuittaus.

Henkilötietoja sisältävää palautetta lähettävän on syytä huomioida, että suojaamattomana lähetetyn palautelomakkeen tai sähköpostiviestin tietoturva on heikko eikä tiedon salassapitoa ja suojaamista voida tällöin varmistaa. Tämä on syytä huomioida erityisesti yksityisyyden kannalta arkaluonteisten tietojen osalta.

Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003). Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän on huolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa (Hallintolaki 434/2003). Tämän vuoksi palauteviestinä ei tule lähettää esimerkiksi lakisääteisiä muistutuksia, kanteluja tai oikaisuvaatimuksia päätöksiin.

Palauteviestien julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Viestiä lähetettäessä tulee muistaa, että viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta laissa muuta säädetä.

2. Muut yhteydenottotavat

Verkkopalvelun www.oikeusministerio.fi kautta lähetettyjen palautteiden lisäksi palautetta voi lähettää oikeusministeriön kirjaamoon tai suoraan asiaa valmistelevalle virkamiehelle.

Ministeriön kirjaamon sähköpostiosoitteeseen (oikeusministerio(at)om.fi) lähetetyt toimenpide-, ohjaus- ja neuvontapyynnöt sekä muut toimenpiteitä edellyttävät sähköpostiviestit kirjataan oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmään. Viralliseen käsittelyyn tarkoitetut viestit tulee siten lähettää kirjaamon sähköpostiosoitteeseen.

Oikeusministeriölle voi antaa palautetta myös valmisteilla olevista hankkeista tai niihin liittyvistä yksityiskohdista. Valmistelua koskevat kommentit, mielipiteet ja huomautukset voi toimittaa sähköpostitse joko ministeriön kirjaamoon, suoraan asiaa valmistelevalle virkamiehelle tai palautelomakkeella viestintäyksikköön. Asian käsittelyä helpottaa, jos viestissä kerrotaan selkeästi, mihin asiaan ja ehdotukseen palaute liittyy.

Palauterekisteri ja rekisteritietojen säilytys

Henkilötiedoilla varustetuista palautteista muodostuu palauterekisteri, johon tallentuu palautteen antajan nimi, sähköpostiosoite ja palauteteksti. Palauterekisterissä olevia henkilötietoja käytetään vain palautteiden käsittelyyn. Palauteviestejä välitetään eteenpäin asiaa käsitteleville virkamiehille vain, jos palautteen käsittely sitä vaatii. Vuoden aikana saapuneet palauteviestit tuhotaan seuraavan kalenterivuoden alussa.

Sähköpostijärjestelmän tiedot

Palautteen käsittelyssä syntyneitä tunnistamistietoja ei ilmaista sivullisille muutoin kuin laissa erikseen säädetyissä tilanteissa. Sähköpostiviestejä sekä sähköpostijärjestelmään tallentuvia tunnistamistietoja koskevat sähköisen viestinnän tietosuojasta annetun lain säännökset viestinnän luottamuksellisuudesta.

Se, joka on ottanut vastaan tai muutoin saanut tiedon luottamuksellisesta viestistä tai tunnistamistiedosta, jota ei ole hänelle tarkoitettu, ei saa ilman asianomaisen henkilön suostumusta ilmaista tai käyttää hyväksi viestin sisältöä, tunnistamistietoa tai tietoa viestin olemassaolosta, ellei laissa toisin säädetä. Poikkeustilanteet ja -tavat, joissa henkilökohtaiseen sähköpostiin tullut viesti voidaan avata ilman asianomaisen henkilön suostumusta, on säädetty yksilöidysti laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Toimittaja- ja sidosryhmärekisteri

Oikeusministeriön viestintäyksiköllä on toimittaja- ja sidosryhmäviestintää varten oma rekisterinsä. Tarkempia tietoja löytyy rekisteriselosteesta.

Merkinnät oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmään

Oikeusministeriön asiankäsittelyjärjestelmään talletetaan asian vireille saattamisen yhteydessä myös henkilötietoja, jos vireille saattaja on yksityinen tai muu luonnollinen henkilö. Asiankäsittelyjärjestelmässä kukin asia saa asianumeron ja asian tietoihin lisätään vireille saattajan nimi, ajankohta, lyhyt kuvaus vireille saatetusta asiasta, asian käsittelyvaiheet sekä niitä koskevat päivämäärät.

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa järjestelmään merkityt itseään koskevat tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon oikaisemista. Tarkempia tietoja järjestelmään merkittävistä tiedoista, tietojen julkisuudesta ja luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä löytyy asiankäsittelyjärjestelmää koskevasta rekisteriselosteesta.

Työnhakijoita koskevien henkilötietojen käsittely

Oikeusministeriössä avoinna olevat virat löytyvät ministeriön verkkosivuilta. Verkkopalvelussa ei julkaista hakijoiden henkilötietoja tai hakemuksia. Ministeriön avoimet virat julkistetaan myös Heli-työnhakupalvelussa.

Työnhakijoiden hakemusten saapuminen ja hakemusasiakirjat kirjataan ministeriön asiankäsittelyjärjestelmään. Kun virka on täytetty, myös nimitysmuistio tallennetaan asiankäsittelyjärjestelmään. Jokaisella on oikeus saada tarkastaa rekisteriin merkityt itseään koskevat tiedot sekä oikeus saada rekisteriin talletetut virheelliset tiedot oikaistuksi.

Hakemuksen vastaanottoa koskevat tiedot sekä hakemus ja siihen liitetyt opiskelu- ja työtodistukset ovat julkisia. Jos hakemukseen tai sen liitteisiin kuitenkin poikkeuksellisesti sisältyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä tarkoitettuja salassa pidettäväksi säädettyjä tietoja, näitä tietoja ei luovuteta eikä ilmaista sivullisille ilman hakijan suostumusta tai muussa laissa nimenomaisesti säädettyä oikeutta tietojen luovuttamiseen.

Käyttäjäkyselyt

Oikeusministeriön verkkopalvelussa tehdään määräajoin käyttäjäkyselyjä verkkopalvelun käytöstä ja käyttäjien toiveista palvelun kehittämiseksi. Kyselyihin viittaava linkki on tällöin verkkopalvelun etusivulla. Kyselylomake on sijoitettu kyselypalveluntuottajan palvelimelle. Kyselyillä anonyymisti kerättyjä tietoja käytetään yksinomaan verkkopalvelun kehittämis- ja tutkimustarkoituksiin.

Oikeus omien tietojen tarkastamiseen

Rekisteriin merkityllä on oikeus tarkastaa itseään koskevien henkilötietojen oikeellisuus. Tietoja pyydetään oikeusministeriöstä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä.

Oikeus omien tietojen korjaamiseen

Rekisteriin merkityllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen virheellisten tietojen oikaisua. Virheellinen tieto korjataan oikeusministeriöön tehdyn rekisteröidyn pyynnön perusteella.