Asiakirjojen julkisuus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa oikeusministeriön tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tietohallinnon 906/2019) toteutusta. Kuvauksessa kerrotaan ministeriön tietokokonaisuuksista ja kuinka niistä voi saada tietoja ja kuinka tietopyyntöprosessi toimii.

Oikeus tietoon

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lain perusteella erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Tämä julkisuusperiaate on perusoikeus, ja sen toteuttamista varten ministeriö ylläpitää tätä asiakirjajulkisuuskuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristä. Julkisuusperiaatetta rajoittavat muun muassa ihmisten yksityiselämä ja yritysten liikesalaisuudet, jotka tarvitsevat suojaa yleiseltä julkisuudelta.

Julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjoihin. Julkisuuslaissa viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Oikeusministeriön tehtävät

Oikeusministeriö hoitaa lainsäädännön, hallitusohjelman toimeenpanon sekä hallinnonalan strategiansa puitteissa useita tehtäviä.

Tarkempaa tietoa oikeusministeriön tehtävistä ja organisaatiosta löydät ministeriön verkkosivuilta sekä Valtioneuvoston asetuksesta oikeusministeriöstä ja oikeusministeriön työjärjestyksestä 695/2012.

Oikeusministeriölle osoitetut tietopyynnöt voivat kohdistua oikeusministeriön hallinnonalan tehtäväalueiden säädösvalmisteluun, hallinnonalan ohjaukseen ja ministeriön tulosjohtamiseen, sidosryhmäyhteistyöhön sekä voimavarojen ohjaamiseen.

Tietovarantoja ei ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. 

Asiakirjan pyytäminen

Viranomaisella olevan asiakirjan julkisuus on pääperiaate, emmekä siten rajoita tiedonsaantia ilman laillista perustetta emmekä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeen. Annamme siis tiedot, ellei sille ole laista johtuvaa estettä. Mikäli emme voi antaa pyytämääsi tietoa, annamme sinulle pyydettäessä päätöksen, josta voit valittaa hallinto-oikeuteen.

Ministeriön asiarekisteri muodostuu asianhallintajärjestelmässä sekä operatiivisissa järjestelmissä olevista tiedoista. Ministeriö julkaisee säännönmukaisesti tietoja julkisesti saataville omalla verkkosivullaan ja tietoa löytyy valtioneuvoston sekä monilta muilta valtion virastojen verkkosivuilta.

Kun esität asiakirjapyynnön oikeusministeriöön, se kirjataan VAHVA-nimiseen asianhallintajärjestelmäämme ja välitetään ministeriön sisällä sille, jolle kyseisen tietopyynnön käsittely kuuluu. Tietopyynnön tekijän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus kyseiseen tietoon.

Pyydetyn tiedon julkisuutta arvioidaan asia- ja asiakirjakohtaisesti. Asiakirjapyyntöä koskeva asia käsitellään viivytyksettä ja tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun olemme saaneet asiakirjan antamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun tietopyyntö on saapunut. Tyypillisesti valmisteluvaiheessa olevat asiakirjat eivät ole vielä julkisia asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa. Jos pyytämäsi tieto on riittävästi yksilöity ja tunnistetusti kuuluu jollekin toiselle viranomaiselle, siirrämme sen eteenpäin.

Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa verkkosivuilta tai muista lähteistä, voit pyytää sitä oikeusministeriöstä toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot

Tietopyyntö voidaan myös jättää oikeusministeriölle osoitettuina valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteeseen Ritarikatu 2B, Helsinki (avoinna klo 8 - 16.15).

Tietopyynnön käsittelyä nopeuttaa se, että käännyt suoraan oikean viranomaisen puoleen, ja pyyntö on yksilöity riittävästi niin, että ministeriössä voidaan selvittää, mitä asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjan antaminen

Ellei jäljempänä toisin mainita, asiakirjan antamisesta päättää oikeusministeriö. Jotta voimme luovuttaa oikean asiakirjan, meidän tulee tietää, mitä asiaa tai asiakirjaa tietopyyntösi koskee. Tästä syystä on tärkeää, että pyyntösi on riittävän yksilöity.

On hyvä huomata, että tietopyyntönä ei pidetä selvityspyyntöjä, joissa halutaan saada viranomaisen käsitys tai kannanotto johonkin asiaan, kanteluita, joissa viranomaista tai viranomaisen palveluksessa olevaa virkamiestä kritisoidaan esimerkiksi lainvastaisesta menettelystä, tai kansalaiskirjeitä eli viranomaiselle osoitettuja mielipidekirjoituksia. Nämä käsittelemme siten kuin lainsäädäntö velvoittaa.

Ministeriön toimialueen asiaa käsittelevät virkamiehet vastaavat julkisten asiakirjojen ja asiaotteiden antamisesta kansalaiselle kun on tarkistettu, ettei aineisto sisällä tietoja, joita ei esim. julkisuuslain mukaan voi luovuttaa. Päätöksen asiakirjan / tietojen luovuttamisesta tulkinnanvaraisissa tapauksissa tekee ministeriön vastuuvirkamies. 

Tietopalvelun hinta 

Tietopalvelu on pääosin maksutonta kuitenkin asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti. 

Tietoaineistot 

Hallitusten tietoaineistot

Hallitukset ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia, eikä niiden toimintaan liittyviä aineistoja säilytetä ministeriössä. Valtioneuvosto julkaisee ajantasaista tietoa valtioneuvoston kanslian ja hallituksen toiminnasta sekä valtioneuvoston päätöksistä verkkosivuillaan.   

Valtioneuvoston kanslian kirjaamon yhteystiedot

Valtioneuvoston hankeaineistot 

Oikeusministeriön hankkeiden, toimielinten ja työryhmien aineistoista löytyy tietoa myös valtioneuvoston hankeikkunasta. Julkiset hanketiedot ovat saatavilla myös avoimesta rajapinnasta osoitteessa api.hankeikkuna.fi.

Ministeriöiden julkaisut Valtossa

Oikeusministeriö vie julkaisujaan myös valtioneuvoston yhteiseen Valto –nimiseen julkaisuarkiston. Valto sisältää ministeriöiden julkaisusarjoissa ilmestyvät julkaisut PDF-muodossa vuoden 2016 alusta alkaen sekä osittain myös tätä vanhempia julkaisuja. Valto on vapaasti käytettävissä. Julkaisuihin saa viitata edellyttäen, että lähde mainitaan. 

Valto julkaisuarkisto

Oikeusministeriön tietovarannot

Oikeusministeriön tietovarantoja on seuraavissa järjestelmissä:

VAHVA

VAHVA on valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä. Oikeusministeriön osalta siellä käsitellään ministeriön vastuulla olevat hallintoasiat. Näitä ovat esimerkiksi lainsäädännön valmistelu, talousarvion laadinta, virkanimitys- ja muut palvelussuhteisiin liittyvät asiat, hankinnat sekä muut hallinnolliset asiat.

VAHVA-järjestelmään rekisteröidään ministeriön käsittelyyn tulevat asiat, ja ne vastuutetaan järjestelmässä valmistelua varten. Järjestelmään tallennetaan ministeriön ulkopuolelta saapuvat ja ministeriössä laadittavat asiaan liittyvät asiakirjat. Järjestelmän sisältämät tiedot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Asiakirjojen keskeiset hakutekijät VAHVA-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

• Asiakirjan otsikko
• Asiakirjan numero
• Asiakirjan päivämäärä alkaen/loppuen
• Vastaanottopäivä
• Vastuuorganisaatio
• Vastuuhenkilö
• Kontakti: lähettäjä, vastaanottaja, kopio
• Asiakirjatyyppi
• Lähettäjän viite
• Asian otsikko
• Tehtäväluokan tunnus
• Tehtäväluokitus
• Sisältöhaku

EUTORI 

EU-valmistelua tukeva tietojärjestelmä

Vaalitietojärjestelmä

Käyttäjärekisteri: Henkilöt, joille on myönnetty vaalitietojärjestelmän käyttöoikeus. Nimi, henkilötunnus ja vaaleihin liittyvät roolit ja organisaatiot, joissa nämä roolit ovat. Lisäksi käyttäjien on tarvittaessa tallennettava kirjautumistiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Käytönvalvontarekisteri: Vaalitietojärjestelmän käyttäjät, mukaan lukien tulospalvelu.vaalit.fi-sivuston käyttäjät. Tulospalvelusivustolla selaimen tunnistetiedot, ip-osoite sekä tiedot ladatuista sivuista. Vaalitietojärjestelmän rekisteröityneistä käyttäjistä tallennetaan lisäksi henkilötunnus ja vaalitietojärjestelmässä tehdyt toimenpiteet.

Puolueiden nimenkirjoittajien rekisteri: Puoluerekisteriin merkittyjen puolueiden nimen kirjoittamiseen oikeutetut. Nimi, henkilötunnus, osoite, puolue jonka nimen kirjoittamiseen on oikeutettu.

Ehdokas- ja tulosrekisteri: Ehdokashakemuksiin merkityt henkilöt. Nimi, henkilötunnus, kotikunta. Lisäksi ehdokkailla ehdokasnumero, ikä vaalipäivänä, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, tiedot kansanedustajana, europarlamentaarikkona tai kunta- tai maakuntavaltuutettuna toimimisesta, ehdokashakemuksessa ilmoitettu arvo, ammatti tai toimi, puhuttelunimi, ehdokasasettaja, äänimäärä ja vertailuluku jokaiselle äänestysalueelle, jossa ehdokkaana. Vaaliasiamiehillä lisäksi osoite, syntymäaika, sähköposti ja puhelinnumero.

Äänioikeusrekisteri: Vaaleissa äänioikeutetut ja äänioikeusrekisterin sisällöstä oikaisuvaatimuksen tehneet. Nimi, henkilötunnus, sukupuoli, äänestysalue, turvakieltotieto, kansalaisuus, jos muu kuin Suomi, äänioikeuden peruste, jos muu kuin kansalaisuus tai asuinpaikka (Suomeen muuttopäivä), tieto äänioikeuden käyttämisestä.