Asiointi oikeusministeriössä
Asiakirjojen toimittaminen oikeusministeriöön
Saadaksesi asian vireille oikeusministeriössä, lähetä asiakirja ministeriön kirjaamo ja asikarjapalveluihin postitse, sähköpostitse tai faksilla. Sähköpostitse saa vireille asian, joka ei edellytä virallista allekirjoitusta. Asiakirjoja voi myös toimittaa henkilökohtaisesti tai lähetin välityksellä valtioneuvoston jakelukeskukseen (Ritarikatu 2 B, Helsinki), jossa niistä annetaan virallinen vastaanottokuittaus. Jakelukeskus on avoinna ma–pe klo 8.00–16.15. Kirjaamo ja asiakrijapalveluissa sekä arkistossa asiointia varten on sovittava etukäteen aika kirjaamon henkilökunnan kanssa.
Kun asiakirja on vastaanotettu ministeriössä, asia on samalla saatettu vireille. Kirjaamo ja asiakirjapalvelussa asiakirja rekisteröidään diaariin ja siirretään valmisteltavaksi asiaa hoitavalle virkamiehelle.
Kun asia on ratkaistu, lähettäjälle/hakijalle toimitetaan toimituskirja (kirje, päätös tms.).
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan kaikilla on oikeus saada tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista. Lisäksi jokaisella on oikeus julkisuuslain ja tietosuoja-asetuksen nojalla tarkistaa itseään koskevat tiedot ministeriön rekistereistä ja asiakirjoista sekä tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista.
Salassa pidettävien ja arkaluontoisten asiakirjojen lähettäminen oikeusministeriöön
Suosittelemme, että salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat toimitetaan oikeusministeriöön turvaviestillä. Palvelun käyttäminen on ilmaista ja se löytyy osoitteesta turvaviesti.gov.fi.
Kun turvaviestiä lähetetään viraston virastopostiin, viestin otsikkoon, sisältöön sekä liitteisiin tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot, jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.
Tässä ohjeessa on tarkempia neuvoja turvaviestin lähettämisestä.
Jos haluat toimittaa salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja oikeusministeriön hallinnonalan virastoihin turvaviestillä, käytä palvelua turvaviesti.om.fi. Palvelu toimii samalla periaatteella.
Sähköinen asiointi
Esimerkiksi lausunnot tai tietopyynnöt voidaan lähettää myös sähköpostilla. Asian käsittelyä helpottaa, jos viestistä ilmenee selkeästi, mihin asiaan tai ehdotukseen palaute liittyy. Viestiin on hyvä liittää myös lähettäjän yhteystiedot.
Ministeriön virallinen sähköpostiosoite: kirjaamo.om(at)gov.fi (korvaa osoitteesta (at)-merkintä @-merkillä)
Ministeriön sähköpostijärjestelmä lähettää automaattisen kuittauksen, kun viesti on vastaanotettu. Määräajat koskevat myös sähköpostin kautta lähetettyjä asiakirjoja. Jos ministeriön sähköpostijärjestelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä, asiakirjan katsotaan saapuneen ministeriöön sinä ajankohtana, jona se on lähetetty. Tällöin lähettämisajankohdasta tulee voida esittää luotettava selvitys. Sähköisessä asioinnissa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.
Oikeusministeriölle osoitetut virkahakemukset tulee tehdä ensisijaisesti Valtiolle.fi-työnhakupalvelun kautta.
Sähköpostiosoitteet
Oikeusministeriön henkilökunnan sähköpostiosoitteet ovat muotoa [email protected].
Joidenkin henkilöiden sähköpostiosoitteissa käytetään etunimen ja sukunimen välissä toisen nimen ensimmäistä kirjainta: [email protected]. Käyttö on merkitty erikseen yhteystietoihin.
Jos saat virheilmoituksen oikeusministeriöön lähettämästäsi sähköpostista, voit tiedustella oikeaa osoitetta viestintäyksiköstä: viestinta.om(at)gov.fi
Kysymykset ja palaute: viestinta.om(at)gov.fi (korvaa osoitteesta (at)-merkintä @-merkillä)
Ennalta sovittu vierailu
Kun tapaaminen on sovittu ennalta, toimitamme aulapalveluyritykselle kiinteistöjen asiointijärjestelmä Senaattilan kautta tiedon saapuvan henkilön nimestä, organisaatiosta ja yhteystiedoista. Aulapalvelu ohjaa vieraan eteenpäin tapaamiselle varattuun tilaan. Aulapalvelu ei tallenna tietoja muihin järjestelmiin.
Käsittelemme henkilötietoja, jotta voisimme varmistaa toimitilaturvallisuuden sekä siihen liittyvien ohjeiden noudattamisen. Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja oikeusministeriölle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Aulapalvelumme toteuttaa valtioneuvoston kanslia.