Henkilötietojen käsittely oikeusministeriön palveluissa
Oikeusministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidensa noudattamiseksi tai joissain tilanteissa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi tai suostumuksellasi. Tietojärjestelmäpalvelut oikeusministeriölle tuottaa valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori alihankkijoineen.
Valtioneuvoston kanslia vastaa kameravalvonnasta oikeusministeriön tiloissa. Tähän liittyvä tietosuojaseloste on luettavissa valtioneuvoston kanslian sivulta.
Tietosuojaan liittyvät oikeutesi
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä tietoihisi tai tietojesi oikaisemista tai poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista. Lisäksi sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.
Oikeusministeriö ja valtioneuvoston kanslia toimivat useissa tietojärjestelmissä yhteisrekisterinpitäjinä. Lue lisää sivulta Yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet.
Salassa pidettävien ja arkaluontoisten asiakirjojen lähettäminen oikeusministeriöön
Suosittelemme, että salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat toimitetaan oikeusministeriöön turvaviestillä. Palvelun käyttäminen on ilmaista ja löytyy osoitteesta https://turvaviesti.gov.fi.
Kun turvaviestiä lähetetään viraston virastopostiin, viestin otsikkoon, sisältöön sekä liitteisiin tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot, jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.
Tässä ohjeessa on tarkempia neuvoja turvaviestin lähettämisestä.
( Jos haluat toimittaa salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja oikeusministeriön hallinnonalan virastoihin turvaviestillä, käytä palvelua https://turvaviesti.om.fi. Palvelu toimii samalla periaatteella. )
Tietosuojaselosteet
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Armahdusanomusten käsittely
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Armahdusasioissa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Armahdusanomuksen kirjaaminen;
- tarvittavien tietojen ja viranomaislausuntojen hankkiminen;
- asian valmistelu Tasavallan Presidentin päätettäväksi;
- päätöksestä ilmoittaminen asianosaisille; sekä
- täytäntöönpanosta ilmoittaminen vastaaville viranomaisille.
Käsittely perustuu Suomen perustuslain 105 §:ään ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohtaan c. Lisäksi oikeusministeriön oikeudesta tietojen saantiin ja velvollisuudesta tietojen ilmoittamiseen armahdusasian käsittelyyn liittyen säädetään erikseen muun muassa rikosrekisterilaissa ja laissa oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmänä on armahdusanomuksen lähettäneet henkilöt.
Armahdusanomus on vapaamuotoinen, minkä takia oikeusministeriölle tietoon tulevat henkilötiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti. Anomuksessa on aina sen henkilön nimi ja henkilötunnus, jolle armahdusta anotaan, anojan osoite- ja muut yhteystiedot, rangaistus tai muu rikosoikeudellinen seuraamus, jota anomus koskee, sekä anomuksen perustelut.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Oikeusministeriö voi luovuttaa armahdusanomuksessa olevia henkilötietoja muille viranomaisille tarvittavien tietojen ja lausuntojen hankkimiseksi. Pyydettävät tiedot ja lausunnot vaihtelevat tapauskohtaisesti.
Oikeusministeriö ilmoittaa Tasavallan Presidentin päätöksestä asianomaisten henkilöiden lisäksi täytäntöönpanosta vastaaville viranomaisille.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Kaikki armahdusanomukseen liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Etnisten suhteiden neuvottelukunnan jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri: Etnisten suhteiden neuvottelukuntien jäsenten ja yhteistyökumppaneiden yhteystietojen käsittely oikeusministeriössä.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtioneuvosto asettaa etnisten suhteiden neuvottelukunnan. Neuvottelukunnan tehtävänä on edistää maahanmuuttajien ja etnisten vähemmistöjen, viranomaisten, poliittisten puolueiden ja kansalaisjärjestöjen välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Vastuu neuvottelukuntaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä kuuluu oikeusministeriölle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on neuvottelukunnan asettaminen, lakisääteisten tehtävien toteuttaminen sekä yhteydenpito ja viestintä.
Neuvottelukunta voi asettaa työryhmiä, suorittaa sähköposti- tai verkkokyselyitä ja järjestää tilaisuuksia, joihin voivat osallistua ja ilmoittautua myös neuvottelukunnan jäsenistön ulkopuolisia henkilöt.
Käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi toiminta perustuu lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 16 § ja 20 § sekä valtioneuvoston asetukseen etnisten suhteiden neuvottelukunnasta (771/2015).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmänä on neuvottelukunnan jäsenistö ja yhteistyökumppanit.
Neuvottelukunnan jäsenistöön tai yhteistyökumppaneihin kuuluvista käsitellään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, asema tai titteli organisaatiossa, erityisruokavalio.
Halutessaan jäsenistöön kuuluva voi ilmoittaa postiosoitteensa ja fax-numeronsa.
Matkakulujen korvausta hakevilta neuvottelukunnan jäsenistöön tai yhteistyökumppaneihin kuuluvilta kerätään lisäksi henkilötunnus, postiosoite ja pankkitiedot. Palkkioiden maksua hakevilta kerätään edellä mainittujen tietojen lisäksi verokortti. Näihin liittyvistä henkilötietojen käsittelystä saat tarkempia tietoja talous- ja henkilöstöhallinnon asioita koskevasta selosteestamme oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Neuvottelukunnan järjestämien tapahtumien yhteydessä käsitellään myös neuvottelukunnan ulkopuolisten henkilöiden henkilötietoja. Lisätietoa tapahtumien yhteydessä käsiteltävistä henkilötiedoista löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Tietojen kerääminen
Neuvottelukunnan jäsenistön henkilötiedot saadaan neuvottelukunnan jäsenorganisaatioilta, tai organisaatioita edustavilta henkilöiltä itseltään järjestöjäsenyyden hakemisen, neuvottelukunnan asettamisen tai jäsentietojen päivityksen yhteydessä.
Neuvottelukunta voi asettaa työryhmiä, järjestää tilaisuuksia ja suorittaa verkkokyselyitä, joihin voivat osallistua myös neuvottelukunnan jäsenistön ulkopuoliset henkilöt. Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, ilmoittautumisen tai kyselyn yhteydessä. Ilmoittautumisen voi suorittaa henkilön puolesta myös muu kuin henkilö itse. Lisätietoa löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja käsittelee oikeusministeriön lukuun Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Kyselyjen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten yhteydessä henkilötietoja käsittelee Webropol.
Neuvottelukunnan jäsenistön nimi- ja organisaatiotiedot julkaistaan ministeriön verkkosivuilla, ja valtioneuvoston hankehallinnan palvelussa (Hankeikkuna).
Valtakunnalliseen neuvottelukuntaan nimettyjen alueellisten Etno neuvottelukuntien jäsenten ja varajäsenten henkilötietoja voivat käsitellä Ely-keskusten lukuun KEHA-keskus eli ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus.
Valtakunnallisen neuvottelukunnan jäsenistön nimi- ja organisaatiotiedot ja sähköpostiosoitteet voidaan luovuttaa alueellisten etnisten suhteiden neuvottelukuntien koordinaattoreille, jotka toimivat ELY-keskuksissa.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tiedot valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti niin kauan kuin se on ministeriön lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeen.
Tieto neuvottelukunnan kokoonpanosta on julki ministeriön verkkosivulla neuvottelukunnan toimikauden ajan sekä Hankeikkunassa sen elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Asiantuntija Nina Suorsa
Erityisasiantuntija Peter Kariuki
sähköposti: [email protected]
Oikeusministeriöllä on velvollisuus suojata lähettämänsä tiedot asiattomalta pääsyltä. Viestin tietoturvallisuuden takaamiseksi oikeusministeriön on kerättävä muutamia tietoja, joista viestinnän osapuolet voivat olla tunnistettavissa. Näitä tietoja ovat lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoite, sen laitteen IP-osoite, jolta viesti on avattu, sekä käytetyn internet-selaimen asentaman evästeen tekniset tiedot. Jos viestin lähettämisessä on käytetty lisäksi puhelinnumerovarmennusta, vastaanottajan puhelinnumeroa säilytetään 30 päivän ajan viestin lähettämisestä.
Kerättyjä tietoja käytetään ja säilytetään vain palvelun tietoturvallisuuden toteuttamisen tarkoituksiin sekä mahdollisten virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 32 artikla, laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä 31 §).
Teknisenä palveluntarjoajina toimivat valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä sen sopimuskumppani, Suomen valtion kokonaan omistama Erillisverkot Oy. Oikeusministeriö tai mainitut palveluntarjoajat eivät pyri tunnistamaan viestin avannutta tahoa kerättyjen tietojen perusteella. Jos havaittaisiin tilanne, jossa olisi syytä epäillä välitetyn viestin tietoturvallisuuden vaarantuneen, mahdollisesti lainvastaisen menettelyn johdosta, oikeusministeriö tai Valtori pyytäisivät toimivaltaista viranomaista tutkimaan asiaa.
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtioneuvoston kanslian sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtioneuvoston kanslian toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajansuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö kerää tiedot yleisen edun mukaisen tehtävänsä suorittamiseksi, joka on ilmoittajansuojelulain koulutushankkeen toteuttaminen. Käytämme tietoja myös osallistumisohjeiden lähettämiseen sekä ennakkokyselyllä kartoittavien tietojen ja palautteen keräämiseen. Ennakkokyselyn ja palautteen keräämisen tarkoituksena on saada tietoa koulutushankkeen kohde- ja sidosryhmistä. Kyselyn ja palautteen pohjalta oikeusministeriö kehittää hankkeen viestintää ja koulutuksia vastaamaan paremmin kohde- ja sidosryhmien tarpeisiin. Kyselyyn ja palautteeseen ei sisällytetä henkilötietoja.
Lisäksi EU:n osarahoittamassa (ISF-rahoitus) ilmoittajansuojelulain koulutushankkeessa järjestettyjen tilaisuuksien kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että tilaisuuksien osallistujat voidaan todentaa jälkikäteen. Oikeusministeriön on avustuksen saajana kerättävä seuraavat tiedot tilaisuuksiin osallistujista: henkilön nimi, henkilön edustama organisaatio ja sähköpostiosoite.
Koulutustilaisuuksien toteuttamisessa käytetään myös Zoom- ja Teams-alustoja, joille ilmoittautuneet ohjataan kirjautumaan itse linkin kautta.
Koulutusten tilauslomakkeessa annettujen henkilötietojen käsittelystä vastaa ja tiedot kerää oikeusministeriö. Tietojen käsittelyssä sovelletaan yllä olevia perusteita. Tilauslomakkeen tiedot ohjataan oikeusministeriön hallinnoimaan sähköpostiosoitteeseen.
Tilausten käsittelystä vastaavan tahon tavoittaa osoitteesta [email protected].
Kerätyt tiedot säilytetään asianmukaisesti. Siten ettei niihin ole ulkopuolisilla pääsyä ja että niiden säilyttämisessä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä tai säädännön vaatimuksia. Henkilötietojen käsittely on tarpeen tietosuojalain 4 § 1-kohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. (GDPR 6.1.e:tä on täydennetty tietosuojalain 4 §:llä.)
Henkilötietojen vastaanottajat
Tiedot luovutetaan sisäministeriölle, joka on kansallinen ISF-rahaston hallintoviranomainen, ja niitä käsittelee oikeusministeriön lukuun Webropol Oy. Tietoja luovutetaan sisäministeriölle yllämainitun todentamisen vuoksi.
Hallintoviranomaisena sisäministeriö tulee tarvittaessa luovuttamaan osallistujatietoja Euroopan komissiolle koulutushankkeen tukikelpoisuuden varmentamiseksi.
Tietojen tai tietoryhmien säilytysajat
Henkilötietoja on säilytettävä viiden (5) vuoden ajan laskettuna sen vuoden joulukuun 31 päivästä, jolloin hallintoviranomainen on suorittanut viimeisen maksun avustuksen saajalle (oikeusministeriö).
Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin
Tietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansiin maihin.
Webropol on toistaiseksi ilmoittanut käsittelevänsä tietoja vain Suomessa.
Lisätietoa
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansalaisyhteiskuntapolitiikan neuvottelukunta
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kansalaisyhteiskunnan ja viranomaisten välisen yhteistyön edistämiseksi oikeusministeriön yhteydessä toimii kansalaisyhteiskuntapolitiikan neuvottelukunta, jonka valtioneuvosto asettaa neljäksi vuodeksi kerrallaan. Vastuu neuvottelukuntaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä kuuluu oikeusministeriölle. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on neuvottelukunnan jäsenhakemusten käsittely, neuvottelukunnan asettaminen, lakisääteisten tehtävien toteuttaminen sekä yhteydenpito ja viestintä.
Käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi toiminta perustuu lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 16 § ja 20 § sekä valtioneuvoston asetukseen kansalaisyhteiskuntapolitiikan neuvottelukunnasta (269/2007).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmiä ovat neuvottelukunnan jäsenistö sekä jäsenhakemuksissa ilmoitetut henkilöt.
Neuvottelukunnan jäsenistöön kuuluvista käsitellään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, asema tai titteli organisaatiossa sekä mahdollisesti puhelinnumero. Tarvittaessa rekisteriin tallennetaan tieto jäsenistön itse ilmoittamasta erityisruokavaliosta.
Halutessaan jäsenistöön kuuluva voi ilmoittaa myös postiosoitteensa ja fax-numeronsa.
Matkakulujen korvausta hakevilta neuvottelukunnan jäsenistöön kuuluvilta kerätään lisäksi henkilötunnus, postiosoite ja pankkitiedot. Tähän liittyvästä henkilötietojen käsittelystä saat tarkempia tietoja taloushallinnon asioita koskevasta selosteestamme oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Neuvottelukunnan järjestämien tapahtumien yhteydessä käsitellään myös neuvottelukunnan ulkopuolisten henkilöiden henkilötietoja. Lisätietoa tapahtumien yhteydessä käsiteltävistä henkilötiedoista löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Tietojen kerääminen
Henkilötiedot saadaan neuvottelukunnan jäsenorganisaatioilta, tai organisaatioita edustavilta henkilöiltä itseltään neuvottelukunnan jäsenyyden hakemisen, neuvottelukunnan asettamisen tai jäsentietojen päivityksen yhteydessä.
Neuvottelukunta voi asettaa työryhmiä, järjestää tilaisuuksia ja suorittaa verkkokyselyitä, joihin voivat osallistua myös neuvottelukunnan jäsenistön ulkopuoliset henkilöt. Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, ilmoittautumisen tai kyselyn yhteydessä. Ilmoittautumisen voi suorittaa henkilön puolesta myös muu kuin henkilö itse. Lisätietoa löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Henkilötietoja käsittelevät oikeusministeriön lukuun Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Kyselyjen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten sekä neuvottelukunnan jäsenyyden hakemisen yhteydessä henkilötietoja käsittelee Webropol.
Neuvottelukunnan jäsenistön nimi- ja organisaatiotiedot julkaistaan ministeriön verkkosivuilla, ja valtioneuvoston hankehallinnan palvelussa (Hankeikkuna).
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tiedot valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti niin kauan kuin se on ministeriön lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeen.
Tiedot neuvottelukuntien kokoonpanosta ovat julki ministeriön verkkosivulla neuvottelukunnan toimikauden ajan sekä Hankeikkunassa sen elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Erityisasiantuntija Liisa Männistö
[email protected]
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansainvälinen oikeusapu perheoikeudellisissa asioissa
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö toimii useiden kansainvälistä perheoikeutta koskevien kansainvälisten sopimusten ja EU-säädösten mukaisena keskusviranomaisena Suomessa. Keskusviranomaisena oikeusministeriö vastaanottaa ja välittää kansainvälisliityntäisiä perheoikeudellisia hakemuksia ja pyyntöjä toimivaltaisille viranomaisille Suomessa ja ulkomailla. Hakemukset ja pyynnöt voivat liittyä lapsen palauttamismenettelyihin, lapsen tapaamisoikeuden toteuttamiseen, lastensuojeluun, elatusavun perintään ja aikuisten suojeluun.
Henkilötietoja käsitellään edellä mainittujen pyyntöjen ja hakemusten hoitamiseksi ja välittämiseksi toimivaltaisille viranomaisille Suomessa ja ulkomailla. Käsittely on tarpeen oikeusministeriölle keskusviranomaisena kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Käsittely perustuu pääasiassa seuraaviin kansainvälisiin instrumentteihin:
- nk. Bryssel II b-asetus (Neuvoston asetus (EU) 2019/1111) 12, 79, 80 ja 82 artiklat,
- Haagin vuoden 1996 lastensuojelusopimuksen (SopS 9/2011) 8-9, 31-35 artiklat,
- Haagin vuoden 1980 lapsikaappaussopimuksen (SopS 57/1994) 8 ja 21 artiklat,
- elatusapuasetus (neuvoston asetus (EY) N:o 4/2009),
- Haagin vuoden 2007 yleissopimus lasten ja muiden perheenjäsenten elatusavun kansainvälisestä perinnästä ja siihen liittyvä Haagin vuoden 2007 pöytäkirja elatusvelvoitteisiin sovellettavasta laista,
- New Yorkin yleissopimus vuodelta 1956 elatusavun perimisestä ulkomailla (SopS 37/1962),
- Yhdysvaltojen ja Suomen välillä ennen 1.1.2017 vireille tulleissa asioissa sovellettu kahdenvälinen sopimus (SopS 74/2007),
- Suomen ja Kanadan Ontarion välinen vastavuoroisuusjärjestely (SopS 33/1990)
- Suomen, Islannin, Norjan, Ruotsin ja Tanskan välillä tehty sopimus elatusavun perimisestä pakkotoimin (SopS 8/1963),
- Haagin vuoden 2000 aikuistensuojelusopimus (SopS 11/2011),
- Pohjoismainen avioliittokonventio, (SopS 20/1931);
ja kansalliseen lainsäädäntöön:
- laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983) 35 §, 35 a § ja 35 b §,
- laki tuomioistuimen toimivallasta, päätösten tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja kansainvälisestä lapsikaappauksesta annetun neuvoston asetuksen soveltamisesta (454/2022) 14 §,
- laki toimivallasta, sovellettavasta laista, toimenpiteiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta sekä yhteistyöstä vanhempainvastuuseen ja lasten suojeluun liittyvissä asioissa tehdyn yleissopimuksen lainsäädännön alaan kuuluvien määräysten voimaansaattamisesta ja sopimuksen soveltamisesta (435/2009) 2 §,
- laki ulkomailla annetun elatusapua koskevan päätöksen tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta (370/1983),
- laki elatusvelvoitteita koskevan neuvoston asetuksen ja elatusavun kansainvälisestä perinnästä tehdyn yleissopimuksen soveltamisesta (1077/2010),
- laki Suomen keskusviranomaisesta eräissä elatusapua koskevissa kansainvälisissä asioissa (1076/2010) ja
- Laki aikuisten kansainvälisestä suojelusta tehdyn yleissopimuksen lainsäädännön alaan kuuluvien määräysten voimaansaattamisesta ja sopimuksen soveltamisesta (779/2010).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Kansainväliset oikeusapupyynnöt perheasioissa käsittävät seuraavat asiaryhmät:
- Lapsen palauttamishakemukset,
- lapsen tapaamisoikeuden toteuttaminen,
- lastensuojeluasiat ja
- elatusavun perintä sekä aikuisten suojelu.
Rekisteröityjen ryhmään kuuluvat henkilöt, joiden asioita käsitellään näissä asiaryhmissä.
Käsiteltäviä henkilötietotyyppejä voivat olla esimerkiksi lapsen nimi, vanhempien nimet, lapsen ja vanhempien syntymäajat, henkilötunnukset, osoitteet ja lapsen huoltoa koskevat tiedot. Lisäksi tietyissä tapauksissa voidaan käsitellä myös mahdollista lastensuojelun asiakkuutta koskevia tietoja, lapsen terveystietoja, tietoja lapsen olosuhteista ja olinpaikasta, tietoja vanhempien olosuhteista sekä kuvia lapsesta ja vanhemmista. Elatusasioissa käsitellään lisäksi lapsen ja vanhempien taloudellista asemaa koskevia tietoja. Aikuisten suojelua koskevissa asioissa henkilötietotyyppejä voivat olla esimerkiksi nimi, syntymäajat, henkilötunnukset, osoitteet ja tieto edunvalvonnasta.
Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja välttämätöntä asian käsittelemiseksi.
Tietojen kerääminen
Pääsääntöisesti tiedot saadaan hakijalta sekä asiaa käsitteleviltä Suomen ja toisen valtion toimivaltaisilta viranomaisilta (pääsääntöisesti sosiaaliviranomaiset ja eri sopimusten mukaiset keskusviranomaiset). Tietoja voidaan saada myös asiaan osalliselta. Tietoja voidaan hakea myös väestötietojärjestelmästä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Oikeusministeriö voi luovuttaa käsiteltävänä olevia tietoja asiaan osallisille ja asian käsittelemiseksi pyynnön tehneen tai vastaanottavan valtion toimivaltaisille viranomaisille (esim. sosiaaliviranomaiset) ja keskusviranomaisille.
Tietoja voidaan luovuttaa myös toisen viranomaisen, kuten Kelan, sosiaali- ja terveysviranomaisten tai poliisin lakiin perustuvan tietopyynnön nojalla.
Oikeusministeriö voi sen käsiteltävänä olevissa asioissa siirtää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle asiaan sovellettavien kansainvälisten sopimusten nojalla ja näiden sopimusten mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansainvälinen oikeusapu rikosasioissa
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rajat ylittävää rikosoikeudellista yhteistyötä koskevien pyyntöjen välittämiseksi ja hoitamiseksi. Käsittely on tarpeen oikeusministeriölle keskusviranomaisena kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.
Käsittely perustuu seuraaviin kansainvälisiin instrumentteihin:
- Keskinäistä oikeusapua rikosasioissa koskeva eurooppalainen yleissopimus lisäpöytäkirjoineen,
- rikoksen johdosta tapahtuvaa luovuttamista koskeva eurooppalainen yleissopimus lisäpöytäkirjoineen,
- tuomittujen siirtämistä koskeva yleissopimus lisäpöytäkirjoineen,
- tuomittujen siirtämistä Euroopan unionin jäsenvaltioiden välillä koskeva puitepäätös,
- kansainvälisten rikostuomioistuinten kanssa tehdyt sopimukset,
- lukuisat kahdenväliset rikosoikeudellista yhteistyötä koskevat sopimukset;
ja kansalliseen lainsäädäntöön:
- Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa (4/1994),
- laki rikoksen johdosta tapahtuvasta luovuttamisesta (456/1970),
- laki kansainvälisestä yhteistoiminnasta eräiden seuraamusten täytäntöönpanossa (21/1987),
- laki tuomittujen siirtoa Euroopan unionissa koskevan rikosoikeudellisten puitepäätöksen lainsäädännön alaan kuuluvien säännösten kansallisesta täytäntöönpanosta ja puitepäätöksen soveltamisesta (1169/2011),
- laki entisen Jugoslavian alueella tehtyjä rikoksia käsittelevän sotarikostuomioistuimen toimivallasta ja tuomioistuimelle annettavasta oikeusavusta (12/1994),
- laki kansainvälisen tuomioistuimen Rooman perussäännön alaan kuuluvien määräysten voimaansaattamisesta ja perussäännön soveltamisesta (1284/2000),
- oikeusapulaki (257/2002).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Kansainväliset oikeusapupyynnöt rikosasioissa käsittävät seuraavia asiaryhmiä:
- Oikeudellisten asiakirjojen tiedoksianto ja todisteiden hankkiminen,
- rikoksen johdosta tapahtuva luovuttaminen,
- tuomittujen siirtäminen sekä
- oikeusavun myöntäminen ulkomaista oikeudellista menettelyä varten.
Rekisteröityjen ryhmään kuuluvat henkilöt, joiden asioita käsitellään näissä asiaryhmissä.
Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi henkilön nimi, syntymäaika, osoite, siviilisääty, valo- kuvat, sormenjäljet, DNA-tiedot, rikosrekisteriotteet, vankeusaikaa koskevat tiedot, terveystiedot ja varallisuustiedot.
Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja välttämätöntä asian käsittelemiseksi.
Tietojen kerääminen
Pääsääntöisesti tietoja saadaan poliisilta ja tuomioistuimilta sekä ulkomaan viranomaisilta. Lisäksi tietoja voidaan saada esimerkiksi, asianajotoimistolta, vieraan valtion suurlähetystöltä, UM:ltä ja toiselta keskusviranomaiselta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Oikeusministeriö voi luovuttaa käsiteltävänä olevia tietoja asiaan osallisille, pyynnön tehneen tai vastaanottaneen valtion toimivaltaisille viranomaisille tai keskusviranomaisille.
Tietoja voidaan käsiteltävässä asiassa siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle asiaan sovellettavien kansainvälisten sopimusten nojalla.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tietoja arkistolain (831/1994), kansallisarkiston seulontapäätöksen (KA/8575/07.01.01.03.01/2022) ja valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tietoja säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Poikkeukset pysyvästä säilytyksestä:
- Rikosasioiden tiedoksiantoon, todisteiden vastaanottoon ja syytepyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 10 vuotta.
- Kauttakulkulupiin liittyviä hakemuksia, päätöksen valmisteluasiakirjoja ja valitusosoituksia säilytetään 10 vuotta.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansainvälinen oikeusapu siviiliasioissa
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö toimii useiden kansainvälistä siviilioikeudellista yhteistyötä koskevien kansainvälisten sopimusten ja EU-säädösten mukaisena keskusviranomaisena Suomessa. Keskusviranomaisena oikeusministeriö vastaanottaa ja välittää suomalaisten ja ulkomaisten tuomioistuinten ja muiden oikeusviranomaisten pyyntöjä toimivaltaisille viranomaisille Suomessa ja ulkomailla. Pyynnöt voivat liittyä asiakirjojen tiedoksiantoon, todisteluun tai esimerkiksi lainsäädäntötiedusteluihin.
Henkilötietoja käsitellään edellä mainittujen pyyntöjen hoitamiseksi ja välittämiseksi toimivaltaisille viranomaisille Suomessa ja ulkomailla. Käsittely on tarpeen oikeusministeriölle keskusviranomaisena kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Käsittely perustuu pääasiassa seuraaviin kansainvälisiin instrumentteihin:
- EU:n tiedoksiantoasetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2020/1784),
- pohjoismainen oikeusapusopimus (SopS 26/1975),
- Haagin vuoden 1965 tiedoksiantoyleissopimus (SopS 51/1969),
- EU:n todisteluasetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2020/1783),
- Haagin vuoden 1970 todisteluyleissopimus (SopS 37/1976),
- Haagin riita-asiain oikeudenkäyntiä koskeva sopimus 1.3.1954,
- Suomen ja Venäjän välinen oikeusapusopimus (SopS 48/1980) ja
- ulkomaisesta lainsäädännöstä saatavia tietoja koskeva eurooppalainen yleissopimus (SopS 58/1990);
ja kansalliseen lainsäädäntöön:
- siviilioikeusapulaki (laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla, 426/2015) ja
- oikeudenkäymiskaaren (4/1734) säännökset tiedoksiannosta ja todistelusta.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Kansainväliset oikeusapupyynnöt siviilioikeudellisissa asioissa käsittävät:
- asiakirjojen tiedoksiantoja ja
- todisteiden vastaanottoa koskevia pyyntöjä sekä
- lakitiedusteluja.
Käsiteltäviä henkilötietotyyppejä voivat olla esimerkiksi henkilön nimi, syntymäaika, osoite, siviilisääty, huoltoasioissa lapsen olosuhteita koskevat tiedot ja elatusapuasioissa lapsen ja perheen taloudellista asemaa koskevat tiedot.
Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja välttämätöntä asian käsittelemiseksi.
Tietojen kerääminen
Pääsääntöisesti tiedot saadaan pyynnön esittäneeltä suomalaiselta tuomioistuimelta tai ulkomaiselta keskusviranomaiselta tai muulta toimivaltaiselta viranomaiselta. Lisäksi tietoja voidaan saada esimerkiksi asiaan osalliselta, asianajotoimistolta, vieraan valtion suurlähetystöltä tai ulkoministeriöltä.
Käsiteltävissä asioissa tietoja voidaan hakea myös väestötietojärjestelmästä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Oikeusministeriö voi luovuttaa käsiteltävänä olevan asian tietoja asiaan osalliselle, pyynnön tehneen tai vastaanottavan valtion toimivaltaisille viranomaisille (tuomioistuimet Suomessa ja ulkomaiset tuomioistuimet sekä oikeusviranomaiset) ja keskusviranomaisille.
Tietoja voidaan luovuttaa myös toisen viranomaisen, kuten Kelan, sosiaali- ja terveysviranomaisten tai poliisin lakiin perustuvan tietopyynnön nojalla.
Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Oikeusministeriö voi sen käsiteltävänä olevissa asioissa siirtää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle asiaan sovellettavien kansainvälisten sopimusten nojalla ja näiden sopimusten mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Oikeusapu ulkomailla käsiteltävässä asiassa (kv. maksuttomat)
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään ulkomailla tapahtuvaa oikeudenkäyntiä koskevien oikeusapuhakemusten käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi tai oikeusapua koskevien hakemusten vastaanottamiseksi ulkomaan oikeusviranomaisilta tai välittämiseksi ulkomaiselle oikeusviranomaiselle. Tietojen käsittely on tarpeen edellä mainittujen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Käsittely perustuu seuraaviin kansainvälisiin instrumentteihin:
-
EU:n oikeusapudirektiivi (neuvoston direktiivi 2002/8/EY oikeussuojakeinojen parantamisesta rajat ylittävissä riita-asioissa vahvistamalla oikeusapuun kyseisissä riita-asioissa liittyvät yhteiset vähimmäisvaatimukset) ja
- Euroopan neuvoston oikeusapuyleissopimus (maksutonta oikeudenkäyntiä tarkoittavien hakemusten toimittamista koskeva eurooppalainen sopimus, SopS 42/1980);
ja kansalliseen lainsäädäntöön:
- oikeusapulaki (257/2002) 23.2 §.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Käsiteltävät asiaryhmät ovat oikeusministeriössä ratkaistavat sekä ulkomaille välitettävät hakemukset oikeusavun myöntämiseksi ulkomailla käsiteltävissä asioissa sekä ulkomailta saapuvat hakemukset oikeusavun myöntämiseksi Suomessa tapahtuvia menettelyjä varten.
Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, syntymäaika, henkilötunnus, tiedot henkilön varallisuusasemasta ja omaisuudesta sekä tiedot vireillä olevan asian sisällöstä.
Tietoja käsiteellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja välttämätöntä asian käsittelemiseksi.
Tietojen kerääminen
Pääsääntöisesti tiedot saadaan hakijalta.
Käsiteltävissä asioissa tietoja voidaan hakea myös väestötietojärjestelmästä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain hakijalle.
Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja voidaan käsiteltävässä asiassa siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle asiaan sovellettavien kansainvälisten sopimusten nojalla, jos hakijan pyyntö koskee oikeusapuhakemuksen välittämistä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansalaiskirjeiden, palautteiden, kysymysten sekä tieto- ja asiakirjapyyntöjen käsittely
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö ottaa vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministerille ja oikeusministeriölle lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava diaarinumero. Toimittajien tai muiden sidosryhmien lyhyet kysymykset tai palautteet, jotka tulevat sähköpostitse, käsitellään asianhallintajärjestelmän ulkopuolella.
Oikeusministeriö käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e-alakohta). Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artikla 2 kohdan g-alakohdan nojalla. Oikeusministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa oikeusministeriöstä (543/2003) sekä oikeusministeriön asetuksessa oikeusministeriön työjärjestyksestä (833/2016).
Näitä täydentävät seuraavat lainkohdat:
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- Hallintolaki (434/2003) 7 § ja 8 § (kansalaiskirjeet), 21 § (asiakirjan siirto)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1 §, 9-11 § (tieto- ja asiakirjapyynnöt).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei luovuteta muille viranomaisille.
Kuitenkin, jos viranomaiselle on toimitettu erehdyksessä sen toimivaltaan kuulumaton asiakirja, viranomaisen on siirrettävä asiakirja viipymättä asiassa toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle asian käsittelemiseksi. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Kansalaiskirjeet, joihin on annettu vastaus, säilytetään pysyvästi. Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, säilytetään yksi vuosi.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtioneuvosto asettaa kieliasiain neuvottelukunnan. Neuvottelukunnan tehtävänä on seurata kielilain ja siihen liittyvän lainsäädännön täytäntöönpanoa ja soveltamista sekä edistää kansalliskielten käyttöä ja asemaa. Neuvottelukunta edistää myös vuoropuhelua kieliryhmien ja hallituksen välillä. Vastuu neuvottelukuntaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä kuuluu oikeusministeriölle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on neuvottelukunnan asettaminen, lakisääteisten tehtävien toteuttaminen sekä yhteydenpito ja viestintä.
Neuvottelukunta voi asettaa työryhmiä, suorittaa sähköposti- tai verkkokyselyitä ja järjestää tilaisuuksia, joihin voivat osallistua ja ilmoittautua myös neuvottelukunnan jäsenistön ulkopuolisia henkilöitä.
Käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisäksi toiminta perustuu lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 16 § ja 20 § sekä valtioneuvoston asetukseen kielilain täytäntöönpanosta (433/2004).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjä ovat neuvottelukunnan jäsenet, varajäsenet, pysyvät asiantuntijat sekä yhteistyökumppanit.
Neuvottelukunnan jäsenistöön tai yhteistyökumppaneihin kuuluvista käsitellään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, asema tai titteli organisaatiossa, erityisruokavalio.
Halutessaan jäsenistöön kuuluva voi ilmoittaa postiosoitteensa ja fax-numeronsa.
Matkakulujen korvausta hakevilta neuvottelukunnan jäsenistöön tai yhteistyökumppaneihin kuuluvilta kerätään lisäksi henkilötunnus, postiosoite ja pankkitiedot. Palkkioiden maksua hakevilta kerätään edellä mainittujen tietojen lisäksi verokortti. Näihin liittyvistä henkilötietojen käsittelystä saat tarkempia tietoja talous- ja henkilöstöhallinnon asioita koskevasta selosteestamme oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Neuvottelukunnan järjestämien tapahtumien yhteydessä käsitellään myös neuvottelukunnan ulkopuolisten henkilöiden henkilötietoja. Lisätietoa tapahtumien yhteydessä käsiteltävistä henkilötiedoista löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Tietojen kerääminen
Neuvottelukunnan jäsenistön henkilötiedot saadaan neuvottelukunnan jäsenistöltä neuvottelukunnan asettamisen tai jäsentietojen päivityksen yhteydessä.
Neuvottelukunta voi asettaa työryhmiä, järjestää tilaisuuksia ja suorittaa verkkokyselyitä, joihin voivat osallistua myös neuvottelukunnan jäsenistön ulkopuoliset henkilöt. Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, ilmoittautumisen tai kyselyn yhteydessä. Ilmoittautumisen voi suorittaa henkilön puolesta myös muu kuin henkilö itse. Lisätietoa löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja käsittelee oikeusministeriön lukuun Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Kyselyjen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten yhteydessä henkilötietoja käsittelee Webropol.
Neuvottelukunnan jäsenistön nimi- ja organisaatiotiedot julkaistaan ministeriön verkkosivuilla ja valtioneuvoston hankehallinnan palvelussa (Hankeikkuna).
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tiedot valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti niin kauan kuin se on ministeriön lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeen.
Tieto neuvottelukunnan kokoonpanosta on julki ministeriön verkkosivulla neuvottelukunnan toimikauden ajan sekä Hankeikkunassa sen elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Erityisasiantuntija Emma Borg
sähköposti: [email protected]
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kielenkääntäjien henkilötietojen käsittely oikeusministeriössä
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö käsittelee ministeriölle ja sen hallinnonalan viranomaisille kielenkäännöksiä tekevistä henkilöistä tietoja, jotka ovat tarpeen henkilöturvallisuusselvitysten teettämiseksi ja kielenkäännöspalvelujen turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi. Tietoja käsitellään oikeusministeriön ja hallinnonalan viranomaisten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 32 artikla sekä laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä 31 §).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Oikeusministeriölle ja sen hallinnonalan viranomaisille kielenkäännöksiä tekevät henkilöt
Kääntäjän nimi, henkilötunnus, y-tunnus, kotipaikka, sähköpostiosoite, Suojelupoliisilta mahdollisesti henkilöturvallisuusselvityksen yhteydessä saatavat tiedot, sekä tiedot kääntäjän käännöskokemuksesta ja mahdollisesta oikeudesta toimia auktorisoituna kääntäjänä.
Turvallisuusselvitys ja nuhteettomuusseuranta
Jokaisesta kääntäjästä teetetään henkilöturvallisuusselvitys. Tällaiseen turvallisuusselvitykseen liittyy nuhteettomuusseuranta. Nuhteettomuusseuranta tarkoittaa sitä, että Suojelupoliisi saa automaattisesti tiedon rikosepäilystä, jos henkilöllä on voimassa oleva turvallisuusselvitys. Suojelupoliisilta saatujen tietojen perusteella oikeusministeriö harkitsee tapauskohtaisesti, voidaanko kääntäjän palveluja enää käyttää. Lisätietoja: https://supo.fi/turvallisuusselvitykset
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Viranomaisten toiminta on julkista, joten viranomaisen tekstin kääntäneen henkilön nimi voidaan luovuttaa kaikkialle, minne itse tekstikin voidaan luovuttaa. Lähtökohtaisesti viranomaisen julkinen asiakirja voidaan luovuttaa kenelle tahansa, joka sitä pyytää.
Kääntäjien henkilötietoja käsitellään valtioneuvoston perustietotekniikkapalvelujen avulla. Oikeusministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat näitä käytettäessä yhteisrekisterinpitäjiä. Palveluntarjoajina toimivat valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä sen palveluntarjoajat Tietokeskus, Fujitsu, Microsoft Inc., 3StepIT, TietoEvry sekä Telia. Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjien vastuualueista: https://oikeusministerio.fi/yhteisrekisterinpitajien-vastuut
Käännössopimuksessa mukana olevien oikeusministeriön hallinnonalan viranomaisten on saatava tietoonsa kääntäjien nimet ja käännöskokemukset sekä mahdollinen oikeus toimia auktorisoituna kääntäjänä. Tapauskohtaisesti näiden voi olla tarpeen tietää myös kääntäjien työskentelyvaltiot, y-tunnukset ja sähköpostiosoitteet. Muita tietoja kääntäjistä ei luovuteta oikeusministeriöltä edes muille sopimuksen osapuolena oleville viranomaisille, vaan oikeusministeriö hoitaa turvallisuusselvitysprosessin kaikkien sopimusosapuolten puolesta. Oikeusministeriössäkin kääntäjien henkilötietojen käsittely on rajattu vain niille muutamalle virkavastuulla toimivalle henkilölle, joiden työtehtäviin näiden tietojen käsitteleminen kuuluu.
Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat
Suojelupoliisilta mahdollisesti osana turvallisuusselvitystä tai nuhteettomuusseurantaa saatuja tietoja säilytetään korkeintaan kuusi kuukautta tietojen saamisesta. Muita kääntäjien henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin he ovat oikeutettuja tekemään sopimuksen mukaisia käännöstöitä. Kääntäjän tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua siitä, kun käännöspalveluntarjoaja ilmoittaa oikeusministeriölle, että kyseinen kääntäjä ei enää tee sopimuksen mukaisia töitä, paitsi jos on havaittu sopimusrikkomus tai muu poikkeamatilanne, joka yhä edellyttää jälkiselvittelyä.
Rekisteröityjen oikeudet
Kääntäjillä on oikeus tietojen oikaisemiseen sekä niiden käsittelyn rajoittamiseen, siten kuin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 ja 18 artikloissa säädetään. Oikeutta tiedon poistamiseen ja vastustamisoikeutta sen sijaan ei ole, sillä kääntäjien henkilötietoja käsitellään oikeusministeriössä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä saa oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Korkeimman oikeuden ja korkeimman hallinto-oikeuden jäsenten nimittäminen
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään tuomarinimitysten valmisteluun.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdassa mainittu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Oikeusministeriön työjärjestyksestä annetun oikeusministeriön asetuksen 10 §:n nojalla oikeusministeriö vastaa tuomarinimitysten valmistelusta.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmä on viranhakijat, joita koskeva esitys virkaan nimittämisestä toimitetaan tasavallan presidentille.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
Viranhakijoiden yksilöintitiedot:
Esimerkiksi henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.
Viranhakijoita koskevia muita henkilötietoja:
Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja luovutetaan valtioneuvostolle ja tasavallan presidentin esittelyyn.
Lisäksi henkilötietoja luovutetaan oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämään sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteriin. Rekisteri on jaettu kahteen osaan. Rekisterin julkinen osa on kaikkien käytettävissä yleisessä tietoverkossa. Siitä ilmenee tuomarien sidonnaisuudet kotimaassa ja ulkomailla, heille myönnetyt sivutoimiluvat sekä sivutoimista maksettavat palkkiot, jos palkkioiden yhteismäärä ylittää 10 000 euroa vuodessa. Salassa pidettävään osaan merkitään taloudellisia sidonnaisuuksia koskevat tiedot, sekä sivutoimien osalta välimiesmenettelyn asianosaisia ja heidän avustajiaan koskevat tiedot. Tuomareilla on pääsy omien tietojensa osalta myös salassa pidettävään osaan.
Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat
Ylimpien tuomareiden nimityksiin liittyvät asiakirjat säilytetään valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaan pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Niiden järjestelmien osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, omia tietoja voi pyytää oikeusministeriöltä.
Tietosuoja-asetuksessa taataan rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeus tietojen oikaisemiseen. Tällaisessa tilanteessa pyydetään olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista, koska henkilötietojen käsittely perustuu oikeusministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetus 17 artikla).
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kun vierailet oikeusministeriössä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oikeusministeriö kerää etukäteen muutamia tietojasi, kun osallistut oikeusministeriön järjestämiin tai tiloissamme järjestettäviin tilaisuuksiin. Sinun tulee voida todistaa henkilöllisyytesi, kun saavut tiloihimme. Henkilötietojasi käsitellään tilaisuuksien asianmukaisen järjestämisen ja muun yhteistyön tarkoituksiin sekä yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi (kulunvalvonta ja pelastustoimintaan varautuminen). Tilaisuudesta riippuen oikeusministeriöllä voi lisäksi olla velvollisuus säilyttää muutamia tietojasi liittyen valtion varojen käytön läpinäkyvyyteen.
Oikeusministeriön tilojen kameravalvonnasta vastaa valtioneuvoston kanslia (valtioneuvoston asetus valtioneuvoston kansliasta 1§). Tähän liittyvä tietosuojaseloste on luettavissa valtioneuvoston kanslian tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tietojesi etukäteinen kerääminen ja henkilöllisyytesi toteaminen, jotka tehdään turvallisuuden varmistamiseksi, perustuvat oikeusministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta, työturvallisuuslain 8 §).
Tietojesi säilyttäminen vierailun jälkeen yhteistyön tarkoituksiin perustuu oikeusministeriölle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §). Silloin kun tieto nimestäsi ja organisaatiostasi on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen säilyttäminen perustuu valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:ään.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmänä ovat oikeusministeriössä vierailevat ja oikeusministeriön järjestämiin tilaisuuksiin tai ministeriön tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin osallistujat (mm. sidosryhmät, toimittajat, haastatteluun tulevat).
Tyypillisen vierailun yhteydessä tallennetaan nimi, organisaatio, sähköpostiosoite, ja mahdollisesti puhelinnumero. Toisinaan tallennetaan myös virkanimike tai titteli, ja tarvittaessa tallennetaan tieto itse ilmoittamastasi erityisruokavaliosta. Joihinkin vierailuihin liittyy palkkioiden maksamista. Tähän liittyvästä henkilötietojen käsittelystä saat tarkempia tietoja taloushallinnon asioita koskevasta selosteestamme oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajien ryhmät
Kun kyse on oikeusministeriön tiloissa tai muissa valtioneuvoston tiloissa tapahtuvasta vierailusta, tietojasi käsittelevät valtioneuvoston lukuun Senaatti-kiinteistöt Oy sekä sen alihankkijana toimiva Avarn Oy. Valtioneuvoston tilojen ulkopuolella järjestettävissä tilaisuuksissa käytetään myös muita henkilötietojen käsittelijöitä. Nämäkin palveluntarjoajat ovat sopimuksella sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja vain saamiensa ohjeiden mukaisesti ja noudattamaan niiden käsittelyssä tietoturvallisuusvaatimuksia.
Tietojasi ei säännönmukaisesti luovuteta valtioneuvoston ulkopuolelle muulloin kuin silloin, kun tapahtumapaikka tarvitsee niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi. Joissakin koulutustilaisuuksissa, seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa osallistujalista voidaan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi jakaa muille osallistujille verkostoitumista ja muuta yhteistyötä varten, ellet ole vastustanut tietojesi jakamista. EU-rahoitteisissa hankkeissa nimet voidaan toimittaa EU:n komissiolle.
Jos vierailijatiedoista muodostuu osallistujalista tai muu viranomaisen asiakirja, se on lähtökohtaisesti julkinen. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten julkisuudesta säädetään. Joskus poikkeuksellisesti esimerkiksi kansainvälisten kokousten osallistujalistoihin saattaa kohdistua viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukainen salassapitoperuste. Sähköpostin kalenterikutsulla kutsuttujen kokousvieraiden nimet ja sähköpostiosoitteet näkyvät oikeusministeriön virkamiesten sähköisissä kalentereissa kaikille valtioneuvoston virkamiehille.
Kun kyseessä on tavanomainen vierailu tai muu tapahtuma vailla kansainvälisiä kytkentöjä, tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen poistamisen suunnitellut määräajat
Tietojasi säilytetään Senaattila-tilavarausjärjestelmässä vierailupäivääsi saakka. Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään erillisessä järjestelmässä seuraavan vastaavan samaan aihepiiriin liittyvään tapahtuman järjestämiseen asti. Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerin isännöimät tilaisuudet, tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet.
Oikeusministeriö noudattaa hyvää hallintoa ja läpinäkyvyyttä myös valtion varojen käytössään. Jos vierailuun kuuluu tarjoiluja, kuten tavanomainen kahvi- tai lounastarjoilu, nimesi ja organisaatiosi nimi voidaan viedä tarjoiluista ja osallistujien lukumäärästä riippuen myös osaksi kirjanpitoaineistoamme. Näin toimitaan ainakin edustustilaisuuksia järjestettäessä. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä. EU-hankkeiden ja muiden ulkopuolisesti rahoitettujen hankkeiden osalta säilytysaikaan saattavat vaikuttaa mahdolliset rahoittajan poikkeavat vaatimukset, jotka voivat johtua EU-lainsäädännöstä tai oikeusministeriötä koskevasta sitoumuksesta tai sopimuksesta.
Erityisruokavaliotiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Tarkempia tietoja kuhunkin vierailuun liittyvästä tietojen käsittelystä ja säilyttämisajoista saat tilaisuutta järjestäviltä virkamiehiltä tai oikeusministeriön tietosuojavastaavalta.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Sinulla on vierailusi jälkeen oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi säilyttämistä. Tällöin oikeusministeriö poistaa tietosi, paitsi jos niiden säilyttämiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi. Tiedot voidaan joutua säilyttämään myös, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kun tieto nimestäsi ja organisaatiostasi on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, et voi vastustaa tietojesi säilyttämistä.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Nimilautakunta
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Nimilautakunta toimii erityisenä asiantuntijaviranomaisena etu- ja sukunimilain soveltamista koskevissa kysymyksissä. Nimilautakunnan pääasiallisena tehtävänä on antaa lausuntoja yksittäisissä nimiasioissa Digi- ja väestötietovirastolle. Nimilautakunta voi antaa myös tuomioistuimille ja muille viranomaisille lausuntoja. Nimilautakunta ei anna lausuntoja yksityisille henkilöille.
Henkilötietoja käsitellään nimilautakunnan lain mukaisten tehtävien hoitamiseksi. Käsittely perustuu etu- ja sukunimilakiin, etu- ja sukunimistä annettuun asetukseen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohtaan. Henkilötietoja käsitellään lausuntopyynnön vireille tulon kirjaamiseksi, tarvittavien tietojen hankkimiseksi, asian valmistelemiseksi nimilautakunnan ratkaistavaksi sekä lausunnon toimittamiseksi lausuntoa pyytäneelle viranomaiselle.
Nimilautakunta lähettää lausunnot lausuntoa pyytäneelle viranomaiselle, joka on yleensä Digi- ja väestötietovirasto. Varsinaisen rekisteröintipäätöksen asiassa tekee Digi- ja väestötietovirasto.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmänä on henkilöt, joihin liittyen nimilautakunta antaa lausunnon.
Käsiteltävät henkilötiedot perustuvat lausuntopyynnöstä ja sen liitteenä olevasta nimenmuutoshakemuksesta tai ilmoituksesta saatuihin henkilötietoihin, minkä takia käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti. Pääosin käsitellään vain etu- ja/tai sukunimeä.
Tietojen kerääminen
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan Digi- ja väestötietoviraston valmistelemasta lausuntopyynnöstä sekä liitteenä olevasta nimenmuutoshakemuksesta tai lapsen tietojen ilmoittaminen-lomakkeesta (ilmoitus). Lisäksi muita tarvittavia tietoja voidaan varmentaa henkilötunnuksen avulla väestötietojärjestelmästä (sähköinen käyttöyhteys). Nimilautakunta voi myös tarkastella yksittäisten nimien esiintyvyyttä väestötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Nimilautakunta luovuttaa tietoja Digi- ja väestötietovirastolle.
Tietoja puolletuista ja puoltamattomista yksittäisistä nimistä luovutetaan säännöllisesti medialle.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Nimilautakunta säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti pysyvästi. Saapuvat neuvontapyynnöt ja annetut neuvot ja ohjeistukset säilytetään kaksi vuotta.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Oikeusministeriön sidosryhmäviestinnän rekisteri
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö on yhteydessä sidosryhmiinsä monin eri tavoin. Sidosryhmiämme ovat esimerkiksi uutiskirjeemme tilaajat sekä yhteistyökumppanimme julkishallinnossa ja yksityisellä sektorilla. Sidosryhmien tavoittaminen vaatii henkilötietojen käsittelyä.
Uutisvälitykseemme ja muuhun viestintäämme liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja oikeusministeriölle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta, tietosuojalain 4 § 1-kohta sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 20 §).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmiä ovat uutiskirjeemme tilaajat sekä yhteistyökumppanimme julkishallinnossa ja yksityisellä sektorilla. Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat esimerkiksi sähköpostiosoite, tilaajan halutessa myös nimi, organisaation nimi ja toimiala. Uutiskirjeen tilaajista kerätään näiden lisäksi kielivalinta ja tilatut aihealueet. Lisäksi verkkosivujen kautta tapahtuvassa omatoimisessa tilauksessa myös tekniset verkkotiedot kuten verkko-osoite ja selainohjelma. Yhteistyökumppaneiden yhteydenottojen yhteydessä käsitellään yleensä vain yhteystietoja ja yhteydenoton sisältöä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin muulloin kuin silloin, jos niistä on muodostunut julkisuuslain tarkoittama julkinen asiakirja, joka annetaan pyydettäessä. Uutiskirjeen tilaajatietoja ei julkisuuslain perusteella luovuteta.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Sidosryhmäviestintäämme varten säilytämme vähintään sähköpostiosoitteen, uutiskirjeen tilaajista säilytämme lisäksi kielivalinnan ja tilatut aihealueet.
Sidosryhmien edustajien kanssa käyty viestintä säilytetään siten, kuin valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelmassa on määrätty, tai kuten tehtäviemme hoitaminen edellyttää.
Uutiskirjeen tilaajan yhteystiedot poistetaan, kun hän peruu tilauksensa.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Puhelinvaihde
Valtioneuvoston puhelinvaihde välittää puheluja oikeusministeriön virkahenkilöille. Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero, numero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto. Näiden teknisten tietojen tallentaminen on välttämätöntä oikeusministeriön lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi eli puheluiden välittämiseksi sekä yhteydenpitoon asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.
Valtioneuvoston puhelunvälityspalvelun toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj. Oikeusministeriö ei käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä oikeusministeriölle. Näissä tapauksissa oikeusministeriö käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.
Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.
Suorat puhelut oikeusministeriölle
Oikeusministeriön virkahenkilöiden kanssa käytäviä puhelinkeskusteluja ei nauhoiteta. Tarvittaessa oikeusministeriöön soitettuun puheluun liittyviä tietoja voidaan rekisteröidä oikeusministeriön asianhallintaan. Tyypillisesti tästä sovitaan erikseen. Kerättäviä henkilötietoja ovat soittajan nimi ja puhelinnumero sekä tarvittaessa muut asian selvittämisen kannalta välttämättömät tiedot. Lisätietoja tähän liittyvästä henkilötietojen käsittelystä saa oikeusministeriön tietosuojasivuilta kansalaiskirjeitä, palautteita, kysymyksiä sekä tieto- ja asiakirjapyyntöjä -kohdasta.
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja Elisa Oyj toteuttavat oikeusministeriön puhelinyhteydet. Oikeusministeriö käsittelee puhelujen osapuolten henkilötietoja Elisa Oyj:n järjestelmässä.
Puhelinjärjestelmässä on tilastointiominaisuus. Sen kautta kerätään tietoa ainoastaan puhelujen määristä. Näihin tietoihin ei yhdistellä henkilötietoja.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Niitä voidaan kuitenkin luovuttaa pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Talous- ja henkilöstöhallinnon asiat
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriin tallennetaan tietoja viranhakua, palkkion maksua, matkustamista ja matkakorvauksia, oikeusministeriössä asiointia ja työskentelyä, laskutusta ja laskujen maksua sekä sopimusten hallinnointia varten.
Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot. Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 45 ja 58-59 § pykälien mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmiä ovat oikeusministeriön ja oikeusministeriön hallinnonalan henkilöstö, oikeusministeriöön hakevat työnhakijat ja oikeusministeriön tilaisuuksiin osallistujat.
Henkilötietoja kerätään vain käsittelyn vaatimassa laajuudessa. Kerättävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin: henkilön yksilöintitiedot (esim. henkilön nimi, pankkitiedot), viranhakijatiedot (esim. ansioluettelo, soveltuvuusarviointi), maksatustiedot (esim. matkakorvaukset, ulosottotiedot) sekä muut tiedot (esim. turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujat).
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännöllisesti ulosottoa varten ulosottoviranomaisille, maksatusta varten rahalaitoksille, eläkettä varten Kevalle ja verotusta varten verohallinnolle sekä turvallisuusselvityksiä varten suojelupoliisille. Lisäksi tietojen käsittelyä on ulkoistettu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen ja valtioneuvoston kansliaan sekä järjestelmätoimittajille.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tietoja arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen seulontapäätöksen (AL/12327/07.01.01.03.01/2015) ja valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Kansallisen talousosaamisen strategian toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Oikeusministeriö on yhdessä Suomen Pankin ja talousosaamisen toimijaverkoston kanssa sitoutunut edistämään suomalaisten talousosaamista. Tässä työssä keskeisessä osassa on kansallinen talousosaamisen strategia. Kansallisen talousosaamisen strategian tavoitteena on parantaa kansalaisten talousosaamista ja ymmärrystä talousosaamisen tärkeydestä omassa elämässään. Talousosaamisen strategian koordinaatiosta vastaa oikeusministeriön talousosaamisen toiminto ja olemme yhteydessä toimijaverkostoon monin eri tavoin. Toiminto järjestää talousosaamisen toimijaverkostolle erilaisia tilaisuuksia ja kyselyitä.
Tiedonvälityksemme ja muuhun viestintäämme liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja oikeusministeriölle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta, tietosuojalain 4 § 1-kohta sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 20 §).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmiä ovat talousosaamisen kyselyihin vastanneet tilaisuuksiin ilmoittautujat sekä erilaisiin talousosaamisen strategian toteuttamisen ryhmiin kuuluvat ehdokkaat ja jäsenet sekä muut yhteistyökumppanimme sekä ja verkoston jäsenet julkishallinnossa ja yksityisellä sektorilla.
Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat esimerkiksi nimi, asema tai titteli organisaatiossa, organisaation nimi ja toimintasektori, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarvittaessa tieto osallistuvien itse ilmoittamasta erityisruokavaliosta tai allergiasta säilytetään vain se hetki, kun tilaisuuden tarjoiluun valmistaudutaan.
Lisätietoa tapahtumien yhteydessä käsiteltävistä henkilötiedoista löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Tietojen kerääminen
Henkilötiedot saadaan kyselyihin vastaajilta ja tilaisuuksiin osallistujilta itseltään tai ryhmiin jäsenyyden hakemisen, asettamisen tai jäsentietojen päivityksen yhteydessä. Tilaisuuksiin ilmoittautumisen voi suorittaa henkilön puolesta myös muu kuin henkilö itse. Lisätietoa löytyy oikeusministeriössä vierailua koskevasta selosteesta oikeusministeriön tietosuoja-sivulta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja käsittelevät oikeusministeriö ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori. Kyselyjen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten sekä ryhmien jäsenyyden hakemisen ja asettamisen yhteydessä henkilötietoja käsittelee Webropol Oy.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Oikeusministeriö säilyttää tiedot valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti niin kauan kuin se on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tiedot talousosaamisen strategiaan toteuttavien ryhmien kokoonpanosta ovat julki ministeriön verkkosivulla sen toimikauden (sekä Hankeikkunassa) tai elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot.
Rekisteröityjen oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Johtava asiantuntija Sanna Helesuo, [email protected]
Erityisasiantuntija Mette Ranta, [email protected]
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Tuomarinimitykset
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoituksena on tuomarinimitysten valmistelu.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdassa mainittu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Tuomioistuinlain 11 luvun 3 §:n mukaan vakinaisen tuomarin ja päällikkötuomarin 2 §:n 1 momentissa tarkoitetussa tapauksessa nimittää tasavallan presidentti valtioneuvoston ratkaisuehdotuksesta.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmä on viranhakijat, joita koskeva esitys virkaan nimittämisestä toimitetaan valtioneuvostolle nimitysasian tasavallan presidentille esittelemistä varten.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
Viranhakijoiden yksilöintitiedot:
Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.
Viranhakijoita koskevia muita henkilötietoja:
Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Henkilötietoja luovutetaan valtioneuvostolle ja tasavallan presidentin esittelyyn.
Lisäksi henkilötietoja luovutetaan oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämään sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteriin. Rekisteri on jaettu kahteen osaan. Rekisterin julkinen osa on kaikkien käytettävissä yleisessä tietoverkossa. Siitä ilmenee tuomarien sidonnaisuudet kotimaassa ja ulkomailla, heille myönnetyt sivutoimiluvat sekä sivutoimista maksettavat palkkiot, jos palkkioiden yhteismäärä ylittää 10 000 euroa vuodessa. Salassa pidettävään osaan merkitään taloudellisia sidonnaisuuksia koskevat tiedot, sekä sivutoimien osalta välimiesmenettelyn asianosaisia ja heidän avustajiaan koskevat tiedot. Tuomareilla on pääsy omien tietojensa osalta myös salassa pidettävään osaan.
Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Tuomarinimityksiin liittyvät asiakirjat säilytetään valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaan pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Niiden järjestelmien osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, omia tietoja voi pyytää oikeusministeriöltä.
Tietosuoja-asetuksessa taataan rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeus tietojen oikaisemiseen. Tällaisessa tilanteessa pyydetään olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista, koska henkilötietojen käsittely perustuu oikeusministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetus 17 artikla).
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Tuomioistuinten asiantuntijajäsenten ja korkeimman oikeuden sotilasjäsenten määräykset
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään määrättäessä asiantuntijajäseniä hallinto-oikeuteen, markkinaoikeuteen, vakuutusoikeuteen, korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja työtuomioistuimeen sekä määrättäessä sotilasjäseniä korkeimpaan oikeuteen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdassa mainittu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Tuomioistuinlain 17 luvun 3 §:n mukaan valtioneuvosto määrää asiantuntijajäsenet hallinto-oikeuteen, markkinaoikeuteen ja vakuutusoikeuteen. Tasavallan presidentti määrää asiantuntijajäsenet korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja työtuomioistuimeen. Sotilasoikeudenkäyntilain 11 §:n 3 momentin mukaan korkeimman oikeuden sotilasjäsenet ja heille varajäsenet määrää tasavallan presidentti. Perustuslain 58 §:n mukaan tasavallan presidentti tekee päätöksensä valtioneuvostossa sen ratkaisuehdotuksesta.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmä on hallinto-oikeuteen, markkinaoikeuteen, vakuutusoikeuteen, korkeimpaan hallinto- oikeuteen ja työtuomioistuimeen määrättävät asiantuntijajäsenet sekä korkeimpaan oikeuteen määrättävät sotilasjäsenet.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
Viranhakijoiden yksilöintitiedot:
Esimerkiksi henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja äidinkieli.
Viranhakijoita koskevia muita henkilötietoja:
Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset sekä muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Hallinto-oikeuteen, markkinaoikeuteen ja vakuutusoikeuteen määrättävien asiantuntijajäsenten henkilötietoja luovutetaan valtioneuvostolle. Korkeimpaan hallinto-oikeuteen ja työtuomioistuimeen määrättävien asiantuntijajäsenten sekä korkeimpaan oikeuteen määrättävien sotilasjäsenten henkilötietoja luovutetaan valtioneuvostolle ja tasavallan presidentin esittelyyn.
Lisäksi henkilötietoja luovutetaan oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämään sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteriin. Rekisteri on jaettu kahteen osaan. Rekisterin julkinen osa on kaikkien käytettävissä yleisessä tietoverkossa. Siitä ilmenee tuomarien sidonnaisuudet kotimaassa ja ulkomailla, heille myönnetyt sivutoimiluvat sekä sivutoimista maksettavat palkkiot, jos palkkioiden yhteismäärä ylittää 10 000 euroa vuodessa. Salassa pidettävään osaan merkitään taloudellisia sidonnaisuuksia koskevat tiedot, sekä sivutoimien osalta välimiesmenettelyn asianosaisia ja heidän avustajiaan koskevat tiedot. Tuomareilla on pääsy omien tietojensa osalta myös salassa pidettävään osaan.
Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään.
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Asiantuntijajäsenten ja sotilasjäsenten määräyksiin liittyvät asiakirjat säilytetään valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaan pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Niiden järjestelmien osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, omia tietoja voi pyytää oikeusministeriöltä.
Tietosuoja-asetuksessa taataan rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeus tietojen oikaisemiseen. Tällaisessa tilanteessa pyydetään olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista, koska henkilötietojen käsittely perustuu oikeusministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetus 17 artikla).
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Tuomioistuinviraston johtokunnan, tuomarinvalintalautakunnan ja tuomarinkoulutuslautakunnan asettaminen sekä niiden kokoonpanon muuttaminen
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään asetettaessa Tuomioistuinviraston johtokuntaa, tuomarinvalintalautakuntaa ja tuomarinkoulutuslautakuntaa sekä muutettaessa niiden kokoonpanoa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdassa mainittu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Tuomioistuinlain 19 a luvun 7 §:n 1 momentin mukaan valtioneuvosto asettaa Tuomioistuinviraston johtokunnan viideksi vuodeksi kerrallaan sille 8 §:ssä säädetyn mukaisesti esitettyjen ehdokkaiden joukosta. Saman luvun 8 §:n 4 momentin mukaan jos johtokunnan jäsen tai varajäsen ei ole enää nimeämisensä perusteena olleessa virassa tai tehtävässä tai jos hänet on valittu 7 §:n 4 momentissa tarkoitettuun tehtävään, on hänen tilalleen nimettävä uusi jäsen tai varajäsen johtokunnan jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Tuomioistuinlain 20 luvun 1 §:n 2 momentin mukaan valtioneuvosto asettaa tuomarinvalintalautakunnan viideksi vuodeksi kerrallaan. Saman luvun 4 §:n mukaan eron lautakunnan jäsenelle ja varajäsenelle myöntää valtioneuvosto. Eroavan jäsenen tilalle nimitetään jäljellä olevaksi toimikaudeksi seuraaja edellä säädettyä menettelyä noudattaen. Tuomioistuinlain 21 luvun 2 §:n 1 momentin mukaan tuomarinkoulutuslautakunnan asettaa valtioneuvosto viideksi vuodeksi kerrallaan. Saman luvun 4 §:n mukaan eron lautakunnan jäsenelle ja varajäsenelle myöntää valtioneuvosto. Eroavan jäsenen tilalle nimitetään jäljellä olevaksi toimikaudeksi seuraaja edellä säädettyä menettelyä noudattaen.
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmä on Tuomioistuinviraston johtokuntaan, tuomarinvalintalautakuntaan ja tuomarinkoulutuslautakuntaan nimitettävät jäsenet ja varajäsenet.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
Viranhakijoiden yksilöintitiedot:
Esimerkiksi henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja äidinkieli.
Viranhakijoita koskevia muita henkilötietoja:
Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset sekä muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tuomioistuinviraston johtokuntaan, tuomarinvalintalautakuntaan ja tuomarinkoulutuslautakuntaan nimitettävien jäsenten ja varajäsenten henkilötietoja luovutetaan valtioneuvostolle.
Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään.
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Tuomioistuinviraston johtokunnan, tuomarinvalintalautakunnan ja tuomarinkoulutuslautakunnan jäsen- ja varajäsennimityksiin liittyvät asiakirjat säilytetään valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaan pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Niiden järjestelmien osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, omia tietoja voi pyytää oikeusministeriöltä.
Tietosuoja-asetuksessa taataan rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeus tietojen oikaisemiseen. Tällaisessa tilanteessa pyydetään olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista, koska henkilötietojen käsittely perustuu oikeusministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetus 17 artikla).
Rekisterin tai käsittelytoimien kokonaisuuden nimi
Työnhakuprosessiin liittyvät henkilötiedot
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tiedot avoimista viroista julkaistaan Valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-palvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuprosessin päättyessä laaditaan vertailumuistio, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.
Hakemuksen voi myös jättää sähköpostilla ja paperimuodossa kirjaamoomme hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. Oikeusministeriön turvaposti on viraston asiakkaille suositeltu tapa toimittaa ministeriöön ja virastoihin salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat. Palvelun käyttäminen on ilmaista, helppoa ja turvallista.
Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).
Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät
Valtiolle.fi-palvelun kautta kerättävät työnhakijoiden henkilötiedot: henkilön yksilöintitiedot, (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yksilöintitieto), henkilön tiedot itsestään (koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esimerkiksi tietojärjestelmien käyttöön ja ajo-oikeuteen liittyvät tiedot) sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.
Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista saa tarkempia tietoja suojelupoliisin nettisivuilta.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Työnhakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.
Henkilötietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-palvelusta 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Oikeusministeriön rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
Rekisterin nimi
Vaalimateriaalien tilausjärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Kunnat tilaavat järjestelmästä kaiken vaalimateriaalin, jota käyttävät vaaleissa. Henkilötietoja käytetään tilauksen toimittamista varten. Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja käyttäjistä
- Perustiedot: etu- ja sukunimi, titteli, kunta
- Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Asiakashistoria (ml. tilaukseen ja laskutukseen liittyvät tiedot)
- Palvelun käyttöön liittyvät tiedot ml. käyttäjätunnus ja salasana, evästeet
Evästeistä tallennetaan palvelun toiminnan kannalta välttämättömät eli tuotenäkymä (lista vai kuvakkeet) ja tekninen diagnostiikka (palvelun virhelokitus). Mitään käyttäjän profilointiin tai markkinointiin käytettäviä tietoja ei kerätä.
Tietolähteet
Tiedot kerätään käyttäjiltä itseltään heidän tehdessään vaalimateriaalitilauksia palvelun kautta kunnilleen. Lisäksi oikeusministeriö toimittaa vaalitietojärjestelmästä poimitut kuntien yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja nimet palvelun tarjoajalle.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja käsittelee oikeusministeriön lukuun Grano Oy. Grano käyttää alikäsittelijänään Liaison Technologies Oy:tä, jonka tekemä ohjelmisto toimii palvelussa varastonhallinnan työkaluna.
Tietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.
Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Henkilötietojen ja palvelun käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Oikeusministeriö varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi eli vaalimateriaalien tilausten toimittamiseksi. Kuntien yhteyshenkilöiden tiedot poistetaan, kun yhteyshenkilö vaihtuu.
Rekisteröidyn oikeudet
Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista oikeusministeriön tietosuojaoikeutesi-sivulta.
