Handlingars offentlighet

Denna beskrivning av handlingars offentlighet är ett av de sätt på vilka justitieministeriet genomför lagen om informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen 906/2019). I beskrivningen redogörs för ministeriets informationsmängder och hur man kan få information om dem och hur processen för begäran om information fungerar.

Rätt till information

Handlingar och andra upptagningar som innehas av en myndighet är offentliga, om inte deras offentlighet har begränsats med stöd av lag. Var och en har rätt att ta del av offentliga handlingar och upptagningar. Denna offentlighetsprincip är en grundläggande rättighet och för att förverkliga den upprätthåller ministeriet denna beskrivning av handlingars offentlighet beträffande informationslager och ärenderegister. Offentlighetsprincipen begränsas bland annat av människors privatliv och företags affärshemligheter, som behöver skyddas från den allmänna offentligheten.

Offentlighetsprincipen tillämpas på myndighetshandlingar. I offentlighetslagen avses med myndighetshandling en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.

Justitieministeriets uppgifter

Justitieministeriet sköter flera uppgifter som hänför sig till lagstiftningen, genomförandet av regeringsprogrammet och strategin för förvaltningsområdet.

Närmare information om justitieministeriets uppgifter och organisation finns på ministeriets webbplats samt i statsrådets förordning om justitieministeriet och om justitieministeriets arbetsordning.

En begäran om information kan gälla lagberedningen inom justitieministeriets förvaltningsområde, styrningen av förvaltningsområdet och resultatstyrningen vid ministeriet, samarbetet med intressegrupper samt resursstyrningen.

Informationslagren är inte öppet tillgängliga med hjälp av något tekniskt gränssnitt.

Begäran om att få ta del av en handling

Offentligheten hos en myndighetshandling är en huvudprincip och således begränsar vi inte tillgången till information utan laglig grund och inte mer än vad som är nödvändigt för det intresse som ska skyddas. Vi lämnar alltså ut uppgifterna, om det inte finns något lagligt hinder för det. Om vi inte kan ge den information du begär ger vi dig på begäran ett beslut som du har rätt att överklaga hos förvaltningsdomstolen.

Ministeriets ärenderegister består av uppgifter i ärendehanteringssystemet och de operativa systemen. Ministeriet publicerar regelbundet information för allmänheten på sin webbplats. Information finns också på statsrådets och på många andra statliga ämbetsverks webbplatser.

När du framställer en begäran om en handling till justitieministeriet registreras den i vårt ärendehanteringssystem VAHVA och förmedlas inom ministeriet till den som behandlar begäran i fråga. Den som begär en handling behöver inte uppge sin identitet eller motivera sin begäran, om inte detta behövs för att kunna utreda om han eller hon har rätt att ta del av informationen.

Offentligheten av de begärda uppgifterna bedöms separat för varje ärende och handling. Ett ärende som gäller en begäran om att få ta del av en handling behandlas utan dröjsmål, och uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut så snart som möjligt, dock senast inom två veckor från det att vi har fått begäran om att få ta del av handlingen. Om de begärda handlingarna är många eller innehåller sekretessbelagda delar eller om någon annan därmed jämförbar orsak innebär att behandlingen och avgörandet av ärendet kräver specialåtgärder eller en arbetsmängd som i övrigt är större än normalt, lämnas uppgifter ur den offentliga handlingen ut senast inom en månad från det att begäran om information har inkommit. Vanligtvis är handlingar som är under beredning ännu inte offentliga handlingar ur vilka uppgifter kan lämnas ut. Om den information du begär är tillräckligt specificerad och konstateras höra till någon annan myndighet, skickar vi den vidare.

Om du inte hittar den information du behöver på webbplatsen eller från andra källor, kan du be om den hos justitieministeriet genom att lämna en begäran om information till ministeriets registratorskontor. Registratorskontorets kontaktuppgifter.

En begäran om information adresserad till justitieministeriet kan också lämnas in till statsrådets distributionscentral på adressen Riddaregatan 2B, Helsingfors (kl. 8–16.15).

Behandlingen av en begäran om information är snabbare om du vänder dig direkt till rätt myndighet och begär är tillräckligt specificerad så att vi i ministeriet ska kunna ta reda på vilka handlingar den gäller..

Utlämnande av handlingar

Om inte något annat anges nedan, är det justitieministeriet som beslutar om utlämnande av handlingar. För att vi ska kunna lämna ut rätt handling måste vi veta vilket ärende eller vilken handling din begäran om information gäller. Därför är det viktigt att din begäran är tillräckligt specificerad.

Det är bra att notera att som begäran om information inte betraktas en begäran om utredning där man ber om en myndighets uppfattning eller ställningstagande till något ärende, ett klagomål där en myndighet eller en tjänsteman som är anställd hos en myndighet kritiseras exempelvis för lagstridigt förfarande, eller medborgarbrev, det vill säga inlägg som riktas till en myndighet. Dessa behandlas i enlighet med lagstiftningen.

De tjänstemän som behandlar ärenden inom ministeriets ansvarsområde svarar för att medborgarna får offentliga handlingar och utdrag ur ärende när det har kontrollerats att materialet inte innehåller uppgifter som inte får lämnas ut till exempel enligt offentlighetslagen. I situationer som är öppna för tolkningar fattas beslut om utlämnande av en handling eller uppgifter av den tjänsteman vid ministeriet som ansvarar för ärendet.

Informationstjänstens avgifter 

Informationstjänster är i huvudsak avgiftsfria, men för utlämnande av en handling och för framtagande av uppgifter kan det tas ut en avgift med stöd av 34 § i offentlighetslagen.

Informationsmaterial

Informationsmaterial från regeringar

Regeringarna är självständiga arkivbildare, och material om deras verksamhet förvaras inte vid ministeriet. Statsrådet publicerar aktuell information om statsrådets kanslis och regeringens verksamhet samt statsrådets beslut.

Kontaktuppgifter till statsrådets registratorskontor.

Statsrådets projektmaterial

Information om material från justitieministeriets projekt, organ och arbetsgrupper finns också i statsrådets tjänst för projektinformation. Offentlig projektinformation är tillgänglig också via det öppna gränssnittet api.hankeikkuna.fi.  

Ministeriernas publikationer – Valto

Justitieministeriet för in sina publikationer också i statsrådets gemensamma publikationsarkiv Valto. Valto innehåller publikationer i ministeriernas publikationsserier i pdf-format från ingången av 2016 och delvis även äldre publikationer. Valto är fritt tillgänglig för allmänheten. Det är tillåtet att hänvisa till publikationerna, förutsatt att källan nämns. 

Publikationsarkivet Valto

Justitieministeriets informationslager

Justitieministeriets informationslager finns i följande system:

VAHVA

VAHVA är statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem. Justitieministeriet behandlar de förvaltningsärenden som hör till ministeriets ansvarsområde. Sådana är till exempel beredning av lagstiftning, uppgörande av budgeten, tjänsteutnämningsärenden och andra ärenden som gäller anställningsförhållanden, upphandlingar och andra administrativa ärenden.

I VAHVA registreras ärenden som kommer till ministeriet för behandling, och i systemet fördelas ansvaret för beredning av ärendena. I systemet sparas de handlingar som hänför sig till ärendet, både sådana som kommer utifrån till ministeriet och sådana som utarbetas vid ministeriet. Informationen i systemet är inte öppet tillgänglig via ett tekniskt gränssnitt.
De viktigaste söktermerna för handlingar i VAHVA är

• Handlingens rubrik
• Handlingens nummer
• Datum då handlingen upprättades/avslutades
• Datum för mottagande
• Ansvarig organisation
• Ansvarig person
• Kontakt: avsändare, mottagare, kopia
• Dokumenttyp
• Avsändarens referens
• Ärendets rubrik
• Uppgiftskategorins beteckning
• Uppgiftskategori
• Innehållssökning

EUTORI 

EUTORI är ett informationssystem till stöd för EU-beredningen

VALDATASYSTEMET

Användarregister: Personer som har beviljats användarrättigheter till valdatasystemet. Namn, personbeteckning och med valen förknippade roller och organisationer där dessa roller finns. Dessutom ska användarna vid behov registrera inloggningsuppgifter, e-postadress och telefonnummer.

Användarkontrollsregister: Valdatasystemets användare, inklusive användarna av webbplatsen för resultattjänster tulospalvelu.vaalit.fi. Identifieringsuppgifter för webbläsaren, ip-adress samt uppgifter om nedladdade sidor på webbplatsen för resultattjänster. För de registrerade användarna lagras dessutom personbeteckning och uppgifter om de åtgärder användarna vidtagit i valdatasystemet.

Register över partiernas namntecknare: Personer som i partiregistret uppgetts ha rätt att teckna partiernas namn. Namn, personbeteckning, adress, parti som man har rätt att teckna namn för.

Kandidat- och resultatregister: Personer som antecknats i kandidatansökningarna. Namn, personbeteckning, hemkommun. Därtill kandidaternas kandidatnummer, ålder på valdagen, kön, modersmål, nationalitet, uppgifter om tjänstgöring som riksdagsledamot, europaparlamentariker eller kommun- eller landskapsfullmäktig, i kandidatansökan uppgiven titel, yrke eller syssla, tilltalsnamn, kandidatuppställare, antal röster och jämförelsetal för varje röstningsområde där personen är kandidat. För valombuden dessutom adress, födelsedatum, e-post och telefonnummer.

Rösträttsregister: Röstberättigade i val och personer som begärt omprövning av innehållet i rösträttsregistret. Namn, personbeteckning, kön, röstningsområde, sekretessmarkering, medborgarskap om annat än finskt, grunden för rösträtt, om annat än medborgarskap eller boningsort (flyttningsdag till Finland), uppgift om användning av rösträtt.