Asiakirjojen tiedoksianto

Oikeudenkäynneissä on joskus tarpeen antaa asiakirjoja, kuten haasteita ja kutsuja, tiedoksi toisessa valtiossa asuvalle henkilölle tai yritykselle. Kun tiedoksianto tapahtuu toisessa valtiossa, tuomioistuimet tarvitsevat oikeusapua toisen valtion oikeusviranomaisilta. Joskus asiakirjojen tiedoksianto ulkomaille on tarpeen myös, vaikka asia ei olisi vireillä tuomioistuimessa (esimerkiksi testamenttien tiedoksianto). Pääsääntöisesti asiakirjojen lähettämisestä ulkomaille huolehtii Suomessa tuomioistuin.

Suomesta ulkomaille suuntautuvat tiedoksiantopyynnöt

Tuomioistuimet huolehtivat pääsääntöisesti oikeudellisten asiakirjojen, kuten haasteiden ja kutsujen, lähettämisestä ulkomaille. Tiedoksiantomenettelyyn sovelletaan EU-lainsäädäntöä tai kansainvälistä sopimusta sen mukaan, asuuko asiakirjojen vastaanottaja toisessa pohjoismaassa, EU-valtiossa, Haagin sopimukseen kuuluvassa valtiossa tai jossakin muussa valtiossa.
Sovellettava EU-lainsäädäntö tai kansainvälinen sopimus määrää sen, minkälaista menettelyä asiakirjojen tiedoksiannossa voidaan käyttää.

Vaihtoehtoiset menettelytavat ovat seuraavat:

• tuomioistuin lähettää asiakirjat suoraan vastaanottajalle postitse
• tuomioistuin lähettää asiakirjat vastaanottavan valtion toimivaltaiselle viranomaiselle toimenpiteitä varten
• tuomioistuin toimittaa asiakirjat Suomen keskusviranomaisen (oikeusministeriö) kautta ulkomaille

Yksityiskohtaiset määräykset on aina tarkistettava asianomaisesta EU-säädöksestä tai kansainvälisestä sopimuksesta. Jos sovellettavaa EU-säädöstä tai kansainvälistä sopimusta ei ole, asiakirjat toimitetaan tuomioistuimesta ulkoministeriön välityksellä kohdevaltioon.
Testamenttien ja muiden ns. ulkoprosessuaalisten asiakirjojen tiedoksianto ulkomailla on siirtynyt aluehallintovirastoilta käräjäoikeuksiin. Näiden asiakirjojen tiedoksiantoa koskevan pyynnön voi tehdä mille tahansa käräjäoikeudelle.

Jotkut valtiot perivät maksun tiedoksiannon toimittamisesta.

Ulkomailta Suomeen suuntautuvat tiedoksiantopyynnöt

Lähetettäessä tiedoksiantopyyntöä ulkomailta Suomeen asiakirjat voi toimittaa EU-säädöksestä tai kansainvälisestä sopimuksesta riippuen suoraan postitse Suomessa asuvalle henkilölle, toimivaltaiselle käräjäoikeudelle tai keskusviranomaiselle toimenpiteitä varten. Käytännössä käräjäoikeudessa toimiva haastemies antaa asiakirjat tiedoksi vastaanottajalle henkilökohtaisesti. Oikeusapupyynnön nojalla toimitettu tiedoksianto on maksuton.

Suomeen voi lähettää tiedoksiantopyyntöjä ilman käännöksiä suomen tai ruotsin kielelle, mutta vastaanottaja voi kieltäytyä ottamasta niitä vastaan, jos hän ei ymmärrä niiden kieltä.

Keskusviranomainen

Oikeusministeriö toimii tiedoksiantoa koskevan EU-asetuksen ja kansainvälisten tiedoksiantoa koskevien sopimusten mukaisena keskusviranomaisena. Keskusviranomaisen tehtäviin kuuluu tiedoksiantopyyntöjen välittäminen, mikäli valtioiden välillä ei ole sovittu suorista yhteyksistä. Lisäksi keskusviranomainen ohjaa, kouluttaa ja neuvoo sopimusten soveltamisessa.

Sovellettava lainsäädäntö ja Suomea sitovat sopimukset

EU-valtioiden kesken sovelletaan tiedoksiantoasetusta (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2020/1784, annettu 25 päivänä marraskuuta 2020, oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa (asiakirjojen tiedoksianto) (uudelleenlaadittu teksti).

Asetuksen mukaan toimivaltaiset viranomaiset (Suomessa tuomioistuimet) lähettävät asiakirjat ensisijaisesti suoraan postitse toisessa EU:n jäsenvaltiossa asuvalle henkilölle. Toissijaisesti asiakirjat toimitetaan tuomioistuimesta toisen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle tiedoksiannettaviksi. EU:n tiedoksiantoasetus on suoraan sovellettavaa oikeutta ja sisältää yksityiskohtaisia säännöksiä muun muassa asiakirjojen kieli- ja käännösvaatimuksista.

Asetuksen teksti, lähettävät ja vastaanottavat viranomaiset, vakiolomakkeet sekä muuta käytännöntietoa löytyy Euroopan oikeusportaalista.

Pohjoismaiden välillä on voimassa sopimus Suomen, Islannin, Norjan, Ruotsin ja Tanskan kesken oikeusavusta tiedoksiannon toimittamisessa ja todistelussa (SopS 26/1975). Pohjoismainen sopimus perustuu suoriin yhteyksiin toimivaltaisten viranomaisten välillä. Suomessa tuomioistuimet lähettävät asiakirjat suoraan toisen pohjoismaan vastaanottavalle viranomaiselle.

Suomi on liittynyt Haagin tiedoksiantosopimukseen (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoa ulkomailla siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskeva yleissopimus, SopS 51/1969). Sopimusta sovelletaan esimerkiksi suhteessa Yhdysvaltoihin ja Venäjään. Tätä sopimusta sovellettaessa suomalaiset tuomioistuimet lähettävät tiedoksiannettavat asiakirjat vastaanottavan valtion keskusviranomaiselle.

Yleissopimuksen teksti, selitysmuistio, sopimukseen kuuluvat valtiot ja niiden tekemät varaumat, pakollinen lomake sekä muuta käytännöntietoa löytyy Haagin konferenssin verkkosivulta.

Niihin valtioihin, joiden kanssa Suomella ei ole sopimusta, asiakirjat toimitetaan tuomioistuimesta tiedoksiannettaviksi ulkoministeriön välityksellä.

Aihepiiriä koskevia kansallisia lakeja:

Kansalliset säännökset oikeusavun pyytämisestä ja antamisesta asiakirjan tiedoksiannossa sisältyvät siviilioikeusapulakiin (Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla, 426/2015). Siviilioikeusapulaki on kuitenkin toissijainen EU-lainsäädäntöön ja kansainvälisiin sopimuksiin nähden.

Siviilioikeusapulain lisäksi tiedoksiantoasioissa on myös huomioitava oikeudenkäymiskaaren (4/1734) säännökset tiedoksiannosta.

Lisätietoja: kansalliset lait ja valtiosopimukset löytyvät Finlex-tietopankista.