Laki sähköisestä viranomaisasioinnista voimaan helmikuun alusta

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa on soveltamisalaltaan nykyisiä lakeja kattavampi. Uutta lakia sovelletaan hallintoviranomaisissa, tuomioistuimissa ja muissa lainkäyttöelimissä, syyttäjäviranomaisissa, ulosottoviranomaisissa sekä julkisia hallintotehtäviä hoitavissa yhteisöissä.

Lailla selkeytetään sähköisen asioinnin edellytyksiä erityisesti tuomioistuimissa ja ulosottoviranomaisissa. Yleisten tuomioistuinten lisäksi laki koskee myös hallintotuomioistuimia, vakuutusoikeutta ja erilaisia muutoksenhakulautakuntia, joiden osalta ei tähän asti ole ollut voimassa lainsäädäntöä sähköisestä asioinnista.

Palveluja järjestettävä valmiuksien mukaisesti

Uuden lain mukaan viranomaisten on järjestettävä sähköisiä asiointipalveluja teknisten ja taloudellisten valmiuksiensa mukaan. Asiakkailla ei siis ole ehdotonta oikeutta sähköiseen asiointiin. Sähköisiä asiointipalveluja voidaan tarjota esimerkiksi toimipaikkakohtaisesti, mikä mahdollistaa sen, että sähköisiä palveluja toteutetaan asteittain.

Laki koskee asian sähköistä vireillepanoa, käsittelyä ja päätöksen tiedoksiantoa. Sähköisen asioinnin menetelmiä ovat esimerkiksi telekopio, sähköinen lomake, sähköposti tai käyttöoikeus sähköiseen tietojärjestelmään. Puhelimitse tapahtuva asiointi rajataan aikaisempaa selkeämmin lain soveltamisalan ulkopuolelle.

Viranomaisilla on velvollisuus ilmoittaa sähköisessä asioinnissa käytettävät yhteystietonsa. Viranomaisten tulee käyttää palvelujen järjestämisessä asiakkaiden kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja.

Asiointi sähköisesti

Sähköiset viestit toimitetaan viranomaisille lähettäjän vastuulla, kuten postilähetyksetkin. Viranomaiselle lähetettyä sähköistä asiakirjaa ei tarvitse myöhemmin täydentää allekirjoituksella, jos siinä on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Jos asian vireillepanossa nimenomaan edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää sähköisiä allekirjoituksia koskevassa erillisessä laissa tarkemmin määritelty sähköinen allekirjoitus. Allekirjoitusvaatimuksen täyttää laatuvarmenteella aikaansaatu sähköinen allekirjoitus. Käytännössä tällainen allekirjoitus on saatavissa aikaan esimerkiksi sähköisellä henkilökortilla. Sähköisiä allekirjoituksia koskeva laki on samoin tulossa voimaan helmikuun alusta.

Viranomaisen päätöksen sähköinen tiedoksianto edellyttää asianosaisen suostumusta. Sähköistä todisteellista tiedoksiantoa voidaan käyttää perinteisen todisteellisen tiedoksiannon sijasta.

Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta sen lähettäjälle esimerkiksi sähköpostijärjestelmässä automaattikuittauksella. Jos viranomaiselle on erehdyksessä toimitettu toiselle viranomaiselle osoitettu asiakirja, on viranomaisen siirrettävä se oikealle viranomaiselle ja ilmoitettava siirrosta asiakirjan lähettäjälle.

Viranomaisen on kirjattava tai rekisteröitävä saapuneet sähköiset asiakirjat. Sähköisten asiakirjojen kirjaamisesta ja arkistoinnista antaa tarkempia määräyksiä Arkistolaitos. Valtiovarainministeriö antaa ohjeita ja suosituksia sähköisten asiointipalvelujen järjestämisestä.

Laki sähköisistä allekirjoituksista voimaan samanaikaisesti

Laki sähköisestä viranomaisasioinnista on pääosin voimassa olevan hallinnon sähköistä asiointia koskevan lain mukainen. Uudessa laissa ei kuitenkaan säädetä sähköisiin allekirjoituksiin liittyvästä varmentamistoiminnasta, vaan tätä koskeva sääntely sisältyy liikenne- ja viestintäministeriössä valmisteltuun lakiin sähköisistä allekirjoituksista. Käytännössä sekä yksityisellä että julkisella sektorilla voidaan käyttää samanlaisia allekirjoitusvarmenteita. Molemmat lait tulevat voimaan samanaikaisesti eli tulevan helmikuun alusta.

Lisätietoja: lainsäädäntöneuvos Eija Siitari-Vanne, puh. (09) 1606 7674, [email protected]