Tuula Kivari: HAIPA-hankkeessa edetään kohti sähköisen asioinnin käyttöönottoa

 fi  |  sv

Ensimmäinen vuoteni hallinto-ja erityistuomioistuinten toiminnanohjaus- ja dokumentinhallintajärjestelmähanke HAIPAn hankejohtajana on mennyt nopeasti ja aikamoista HAIPAkkaa on välillä ollut. Suunnitteluvaiheesta on siirrytty IT-järjestelmän rakentamisvaiheeseen ja sähköisen asioinnin käyttöönotto lähestyy.

Hanke ei ollut minulle entuudestaan täysin vieras, joten varsinaisesta hypystä tuntemattomaan ei ollut kysymys, mutta kyllä liikkuvaan junaan hyppääminen ja yritys osua oikeaan vaunuun, oli kuitenkin aikamoinen loikka.

Vuoteen on mahtunut paljon. Saimme vuoden 2017 aikana valmiiksi vaatimusmäärittelytyön, joka oli aloitettu vuoden 2016 puolella. Vaatimusmäärittelydokumentaatio katselmoitiin ennen kilpailutuksen aloittamista. Syksyllä 2017 käynnistimme HAIPAn IT-järjestelmän kilpailutuksen.

Päätimme kilpailuttaa IT-järjestelmän kahdessa erillisessä osassa. Ensimmäinen osa koskee sähköistä asiointia ja toinen osa varsinaista toiminnanohjausta ja asianhallintaa. Tätä kirjoittaessa sähköisen asioinnin kilpailutus on tehty ja järjestelmäntoimittajan CGI Finland Oy:n kanssa on työt aloitettu. Toiminnanohjauksen ja asianhallinnan osalta kilpailutusprosessi on kesken, ja siinä on tähtäimessä saada hankintapäätös tehtyä kevään 2018 aikana.

Se, että hankkeelle on saatu ensimmäinen järjestelmätoimittaja, tarkoittaa melkoista askelta eteenpäin, ja nyt ollaan siinä tilanteessa, että sähköinen asiointi on tämän hetkisen aikataulun mukaan käyttöönotettavissa kuluvan vuoden puolessa välissä. Se voi tuntua melko nopealta aikataululta, mutta kannattaa muistaa, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Kansalaisille mahdollisuus asioida hallinto-ja erityistuomioistumissa asiointipalvelun kautta

Hallinto- ja erityistuomioistuimilla on merkittävä yhteiskunnallinen asema. Ne käsittelevät vuosittain noin 30 000 asiaa. Iso osa hallinto- ja erityistuomioistuinten asioista koskevat yksittäistä kansalaista. Suurimpia asiaryhmiä ovat esimerkiksi maahanmuuttoon, eläkkeisiin, sosiaaliturvaan, terveydenhuoltoon, verotukseen sekä ympäristöön ja rakentamiseen liittyvät asiat.

Kansalainen voi laittaa palvelun kautta vireille muutoshakemuksen, toimittaa asiakirjoja ja muuta selvitystä sekä myös saada hallinto- tai erityistuomioistuimen päätöksen sähköisen kanavan kautta tiedoksi. Sähköinen palvelu helpottaa muutoshakemuksen tekemistä ohjaavuutensa ansiosta ja myös vanhanaikaisista saantitodistuskirjeistä, jotka pitää hakea postista, päästään eroon. Asiointi siis helpottuu ja nopeutuu kaikin puolin. Toki myös perinteiset keinot, kuten asiakirjojen lähettäminen postitse tai sähköpostilla, tulevat säilymään.

On hienoa olla mukana luomassa uusia käytäntöjä ja toimintatapoja. Hanketoimiston henkilökunnan parissa on vallalla innostunut tunnelma, kun suunnitteluvaiheesta on edetty järjestelmän rakentamisvaiheeseen. Myös hallinto- ja erityistuomioistuimissa on aistittavissa saman henkistä tunnelmaa, kun HAIPA-hanke muuttuu sähköisen asioinnin käyttöönoton valmistelun ja käyttöönoton myötä konkreettisemmaksi.

Sähköinen asiointipalvelu tulee tarjoamaan yhden kanavan lisää asioimiseen ja tavoitteena on, että asiointi sen kautta nousee ensisijaiseksi vaihtoehdoksi kommunikointiin hallinto- ja erityistuomioistuinten kanssa. Mielenkiinnolla odotammekin, miten kansalaiset tämän uudistuksen ottavat vastaan.

________________________________

Kirjoittaja toimii hankejohtajana HAIPA-hankkeessa