Behandling av personuppgifter i justitieministeriets tjänster
Justitieministeriet behandlar personuppgifter för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter och i vissa fall för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller med ditt samtycke. Informationssystemtjänsterna för justitieministeriet produceras av Statens informations- och kommunikationstekniska center Valtori och dess underleverantörer.
Statsrådets kansli svarar för kameraövervakningen i justitieministeriets utrymmen. Den dataskyddsbeskrivning som gäller detta finns på statsrådets kanslis webbplats.
Dina dataskyddsrättigheter
Du har rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter, att dina uppgifter rättas eller raderas eller att behandlingen av dina uppgifter begränsas. I vissa fall har du också rätt motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter.
Ytterligare information om dina rättigheter.
Anvisningar om hur du kan lämna in en begäran om information.
Dataombudsmannen övervakar att dataskyddslagstiftningen iakttas i Finland.
Så här skickar du dokument som är sekretessbelagda eller innehåller känsliga uppgifter
Om du vill skicka konfidentiella eller känsliga handlingar till justitieministeriet, använd helst tjänsten för krypterade e-postmeddelanden på adressen https://turvaviesti.gov.fi. Den är gratis och lätt och trygg att använda.
När du skickar krypterad e-post till ministeriet eller ett ämbetsverk inom dess förvaltningsområde, ange behövliga identifieringsuppgifter på ämnesraden, i själva meddelandet och i bilagorna så att mottagaren får information om både ämnet och avsändaren och kan vidarebefordra ditt meddelande till rätt person.
Anvisningar om hur det går till att skicka skyddad e-post.
( Om du vill skicka handlingar till ämbetsverk inom justitieministeriets förvaltningsområde, använd e-posttjänsten på adressen https://turvaviesti.om.fi som fungerar enligt samma princip. )
Dataskyddsmeddelandena
Registret eller behandlingshelheten
Behandling av ansökan om benådning
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
I ärenden som gäller benådning behandlas personuppgifter för att:
- registrera ansökningen;
- inhämta nödvändiga uppgifter och myndighetsutlåtanden;
- bereda ärendet för att avgöras av republikens president samt för att underrätta berörda parter; och
- myndigheterna som svarar för verkställigheten om avgörandet i ärendet.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på 105 § i grundlagen och artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Särskilda bestämmelser om justitieministeriets rätt till information och skyldighet att lämna information om behandlingen av ett benådningsärende finns bland annat i straffregisterlagen och lagen om offentlighet vid rättegång i allmänna domstolar.
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorin av registrerade är de som har ansökt om benådning.
Ansökan om benådning kan formuleras fritt och därför varierar det från fall till fall vilka personuppgifter som lämnas till justitieministeriet. I ansökningen ska alltid ingå namnet och personbeteckningen för den person för vilken benådning söks, adress och andra kontaktuppgifter för den som ansöker om benådning, straffet eller den straffrättsliga påföljden från vilken personen ansöker om att bli benådad samt motivering till ansökningen.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Justitieministeriet kan lämna ut personuppgifter som ingår i ansökan om benådning till andra myndigheter för att inhämta nödvändiga uppgifter och utlåtanden. Vilka uppgifter och utlåtanden som inhämtas beror på fallet.
Justitieministeriet underrättar de berörda parterna och myndigheterna som svarar för verkställigheten om republikens presidents avgörande.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Alla handlingar som gäller ansökan om benådning förvaras varaktigt.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Register över medlems- och samarbetsparter i delegationen för etniska relationer: Behandlingen av kontaktuppgifterna för medlemmarna och samarbetspartnerna i delegationerna för etniska relationer vid justitieministeriet.
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Statsrådet har tillsatt delegationen för etniska relationer ETNO. Delegationen har till uppgift att främja samarbetet och växelverkan mellan invandrare och etniska minoriteter, myndigheter, politiska partier och frivilligorganisationer. Justitieministeriet ansvarar för behandlingen av personuppgifter i anslutning till delegationen. Behandlingen av personuppgifter behövs för tillsättandet av delegationen, genomförandet av lagstadgade uppgifter samt kontakt och kommunikation.
Delegationen kan tillsätta arbetsgrupper, genomföra e-post- eller webbenkäter och ordna tillställningar i vilka även personer utanför delegationens medlemmar kan delta och anmäla sig.
Den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Verksamheten baserar sig också på 16 och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och på statsrådets förordning om delegationen för etniska relationer (771/2015).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorin av registrerade är delegationens medlemmar och samarbetsparter.
Följande uppgifter om delegationens medlemmar eller samarbetsparter behandlas: namn, e-postadress, telefonnummer, organisation, ställning eller titel i organisationen, specialdiet.
En medlem av delegationen kan om den så vill också meddela sin postadress och sitt faxnummer.
Av de medlemmar i delegationen eller samarbetsparter som ansöker om ersättning för resekostnader insamlas dessutom personbeteckning, adress och bankuppgifter. Av dem som ansöker om utbetalning av arvoden samlas utöver de ovan nämnda uppgifterna också ett skattekort. Närmare upplysningar om behandlingen av personuppgifter i anknytning till dessa finns i vår beskrivning av ekonomiförvaltningsärenden på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
I samband med evenemang som ordnas av delegationen behandlas också personuppgifter om personer som inte är medlemmar av delegationen. Mer information om vilka personuppgifter som behandlas i samband med evenemang finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Insamling av uppgifter
Delegationsmedlemmarnas kontaktuppgifter fås från delegationens medlemsorganisationer eller från organisationernas representanter när de ansöker om medlemskap, när delegationen tillsätts eller när medlemsuppgifterna uppdateras.
Delegationen kan tillsätta arbetsgrupper, ordna evenemang och genomföra webbenkäter där även personer som inte är medlemmar i delegationen kan delta. Uppgifterna fås från personerna själva i samband med anmälan eller enkäten. Även någon annan än personen själv kan göra anmälan. Mer information finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet behandlar personuppgifter för justitieministeriets räkning. Webropol behandlar personuppgifter i samband med enkäter och anmälningar till evenemang.
Namn- och organisationsuppgifterna om delegationens medlemmar publiceras på ministeriets webbplats och i statsrådets tjänst för projektinformation (Projektportalen).
Personuppgifter om de medlemmar och ersättare i de regionala Etno-delegationerna som utsetts till den riksomfattande delegationen får för närings-, trafik- och miljöcentralernas räkning behandlas av utvecklings- och förvaltningscentret, dvs. NTM-centralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter.
Namn - och organisationsdata och e-postadresser för medlemmarna i den riksomfattande delegationen kan lämnas ut till koordinatorerna för de regionala delegationerna för etniska relationer, som är verksamma vid NTM-centralerna.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan och arkivlagen (831/1994) så länge det behövs för att myndigheten ska kunna fullgöra sin lagstadgade uppgift.
Informationen om delegationernas sammansättning är offentlig och finns på ministeriets webbplats så länge delegationens mandatperiod pågår samt i Projektportalen under hela dess livslängd eller tills personen själv skriftligen anhåller om att ministeriet ska radera uppgifterna.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Handläggare av registerärenden
Nina Suorsa, sakkunnig
Peter Kariuki, specialsakkunnig
[email protected]
Justitieministeriet ska se till att uppgifterna i detta meddelande skyddas mot obehörig åtkomst. För att garantera meddelandets informationssäkerhet ska justitieministeriet samla in vissa uppgifter med vilka parterna i kommunikationen kan identifieras. Dessa uppgifter är avsändarens och mottagarens e-postadress, IP-adressen för den enhet med vilken meddelandet har öppnats samt tekniska uppgifter om kakan som placerats av webbläsaren. Om man i meddelandet dessutom använder sms-bekräftelse, förvaras mottagarens telefonnummer i 30 dagar från det att meddelandet sändes. De insamlade uppgifterna används och förvaras endast för att garantera tjänstens informationssäkerhet samt för att utreda eventuella felsituationer och informationssäkerhetsincidenter. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse (artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning, 31 § i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten).
De tekniska tjänsteleverantörerna är Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och dess avtalspart Suomen Erillisverkot Ab, som ägs helt av finska staten. Uppgifterna som samlas in används inte av justitieministeriet eller ovan nämnda tjänsteleverantörer för att identifiera den part som öppnat meddelandet. Om det finns skäl att misstänka att informationssäkerheten för ett meddelande har äventyrats på grund av eventuellt lagstridigt förfarande, ska justitieministeriet eller Valtori be den behöriga myndigheten undersöka ärendet.
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid statsrådets kansli har tillgång till statsrådets kanslis interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i statsrådets kanslis verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.
Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter).
Uppgifter som behandlas
Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskydd kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.
I ärenden som gäller visselblåsarskydd registreras den rapporterande personens personuppgifter inte som uppgifter om den som inlett ärendet i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Inte heller personuppgifter om föremålet för rapporten registreras i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Personuppgifter om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten behandlas dock i handlingar som hänför sig till rapporten, till exempel i informationen om överträdelsen.
Personuppgifterna om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten enligt visselblåsarlagen är alltid sekretessbelagda i sin helhet.
Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till en annan myndighet eller till föremålet för rapporten
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen lämna information om identiteten för den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs
- till den behöriga myndigheten, för utredning av rapportens riktighet
- till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
- till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
- till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol.
Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag.
Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.
Behandlingen av uppgifter begränsas inom organisationen och tidsmässigt
I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid det ministerium som ärendet gäller som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen.
Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.
Uppgifter som registrerats i ärendehanteringssystemet överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.
Den registrerades rättigheter
Den registrerades rätt att begränsa behandlingen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskydd. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter får begränsas om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten att få tillgång till uppgifter, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).
Begäran om information som gäller personuppgifter, begäran om rättelse eller komplettering av personuppgifter och begäran om begränsning av behandlingen ska riktas till den personuppgiftsansvarige.
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet samlar in uppgifterna för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som är att genomföra ett utbildningsprojekt för lagen om skydd för visselblåsare. Vi använder också uppgifterna för att skicka ut deltagaranvisningar och för insamling av information genom en förhandsenkät och för insamling av respons. Syftet med förhandsenkäten och insamlingen av respons är att få information om utbildningsprojektets målgrupper och intressentgrupper. Utifrån enkäten och responsen utvecklar justitieministeriet kommunikationen och utbildningarna inom projektet så att de bättre motsvarar målgruppernas och intressentgruppernas behov. Enkäten och responsen kommer inte att innehålla personuppgifter.
En förutsättning för stödberättigande kostnader för evenemang som ordnas inom ramen för utbildningsprojektet om lagen om skydd för visselblåsare, som medfinansieras av EU (ISF-finansiering), är dessutom att deltagarna i evenemanget kan verifieras i efterhand. Justitieministeriet ska i egenskap av understödstagare samla in följande uppgifter om deltagarna vid evenemangen: personens namn, den organisation som personen representerar och personens e-postadress.
Vid genomförandet av utbildningarna används också Zoom- och Teams-plattformarna. De anmälda får en inloggningslänk.
Justitieministeriet ansvarar för behandlingen och insamlingen av personuppgifter som lämnats på beställningsblanketten för utbildningar. Vid behandlingen av uppgifterna tillämpas de grunder som anges ovan. Uppgifterna på beställningsblanketten styrs till justitieministeriets e-postadress.
Ansvariga för behandlingen av beställningarna kan kontaktas på adressen [email protected].
De insamlade uppgifterna förvaras på behörigt sätt. Detta innebär att utomstående inte har tillgång till dem och att dataskyddslagstiftningen eller kraven i lagstiftningen iakttas vid förvaringen av dem. Behandlingen av personuppgifter är i enlighet med 4 § i dataskyddslagen nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. (GDPR 6.1e har kompletterats med 4 § i dataskyddslagen.)
Mottagare av personuppgifter
Uppgifterna lämnas ut till inrikesministeriet, som är den nationella förvaltande myndigheten för ISF-fonden, och de behandlas för justitieministeriets räkning av Webropol Oy. Uppgifterna lämnas ut till inrikesministeriet på grund av ovan nämnda verifiering.
I egenskap av förvaltande myndighet kommer inrikesministeriet vid behov att lämna ut deltagaruppgifterna till Europeiska kommissionen för säkerställande av att utbildningsprojektet är berättigat till stöd.
Uppgifternas och uppgiftskategoriernas lagringstid
Personuppgifterna ska förvaras under fem år räknat från den 31 december det året då den förvaltande myndigheten har utbetalat den sista betalningen till understödsmottagaren.
Överföring av personuppgifter till tredjeländer
Uppgifterna lämnas inte ut och överförs inte till tredjeländer.
Webropol har hittills meddelat att uppgifterna endast behandlas i Finland.
Ytterligare information
Ytterligare information om dataskydd och behandling i EU:s fonder inom området på fondernas webbsida
Namn på register eller behandlande enhet
Delegationen för medborgarsamhällspolitik
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
I anslutning till justitieministeriet finns en delegation för medborgarsamhällspolitik med uppgift att främja samarbetet mellan det civila samhället och myndigheterna. Statsrådet tillsätter delegationen för fyra år i sänder. Justitieministeriet ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som hänför sig till delegationen. Behandlingen av personuppgifter behövs för att hantera delegationens medlemsansökningar, tillsätta delegationen, utföra delegationens lagstadgade uppgifter samt sköta kontakt och kommunikation.
Den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Verksamheten baserar sig också på 16 och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och på statsrådets förordning om en delegation för medborgarsamhällspolitik (269/2007).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Personuppgifter samlas in av delegationens medlemmar samt de personer som anges i medlemsansökningarna.
Följande uppgifter behandlas om de registrerade: namn, e-postadress, telefonnummer, organisation, ställning eller titel i organisationen och eventuellt telefonnummer. Vid behov införs i registret uppgifter om den specialdiet som medlemmarna själva meddelat
En medlem av delegationen kan också meddela sin postadress och sitt faxnummer.
Av de medlemmar i delegationen som ansöker om ersättning för resekostnader insamlas dessutom personbeteckning, adress och bankuppgifter. Närmare upplysningar om behandlingen av personuppgifter i anknytning till detta finns i vår beskrivning av ekonomiförvaltningsärenden på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
I samband med evenemang som ordnas av delegationen behandlas också personuppgifter om personer som inte är medlemmar i delegationen. Mer information om vilka personuppgifter som behandlas i samband med evenemang finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Insamling av uppgifter
Personuppgifter fås av delegationens medlemsorganisationer eller organisationernas representanter när de ansöker om medlemskap, när delegationen tillsätts eller när medlemsuppgifterna uppdateras.
Delegationen kan tillsätta arbetsgrupper, ordna evenemang och genomföra webbenkäter där även personer som inte är medlemmar i delegationen kan delta. Uppgifterna fås från personerna själva i samband med anmälan eller enkäten. Även någon annan än personen själv kan göra anmälan. Mer information finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Personuppgifter får lämnas ut enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till.
Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet behandlar personuppgifter för justitieministeriets räkning. Webropol behandlar personuppgifter i samband med enkäter och anmälningar till evenemang samt ansökan om medlemskap i delegationen.
Namn- och organisationsuppgifterna om delegationens medlemmar publiceras på ministeriets webbplats och i statsrådets tjänst för projektinformation (Projektportalen).
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan och arkivlagen (831/1994) så länge det behövs för att myndigheten ska kunna fullgöra sin lagstadgade uppgift.
Informationen om delegationernas sammansättning är offentlig och finns på ministeriets webbplats så länge delegationens mandatperiod pågår samt i Projektportalen under hela dess livslängd eller tills personen själv skriftligen anhåller om att ministeriet ska radera uppgifterna.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Handläggare av registerärenden
Liisa Männistö, specialsakkunnig
[email protected]
Registret eller behandlingshelheten
Internationell rättshjälp i familjerättsliga ärenden
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet är i enlighet med flera internationella överenskommelser och EU-rättsakter centralmyndighet i Finland i ärenden som gäller internationell familjerätt. I egenskap av centralmyndighet tar justitieministeriet emot och förmedlar familjerättsliga ansökningar och begäranden med en internationell dimension till behöriga myndigheter i Finland och utomlands. Ansökningarna och begärandena kan gälla förfaranden för återlämnande av barn, tillgodoseendet av umgängesrätt, barnskydd, indrivning av underhållsbidrag och skydd av vuxna.
Personuppgifter behandlas för skötsel och förmedling av ovan nämnda begäranden och ansökningar till behöriga myndigheter i Finland och utomlands.
Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja de lagstadgade skyldigheter som ankommer på justitieministeriet som centralmyndighet.
Behandlingen grundar sig i huvudsak på följande internationella instrument:
- Bryssel II b -förordningen (artikel 12, 79, 80 och 82 i rådets förordning (EU) 2019/1111,
- artiklarna 8-9 och 31-35 i Haagkonventionen om skydd för barn från år 1996 (FördrS 9/2011),
- artiklarna 8 och 21 i Haagkonventionen om bortföranden av barn från år 1980 (FördrS 57/1994),
- förordningen om underhållsskyldighet (rådets förordning (EG) nr 4/2009),
- Haagkonventionen från år 2007 om internationell indrivning av underhåll till barn och andra familjemedlemmar inklusive Haagprotokollet från 2007 om tillämplig lag avseende underhållsskyldighet,
- New York-konventionen från 1956 om indrivning av underhållsbidrag i utlandet (FördrS 37/1962),
- det bilaterala avtal mellan Förenta staterna och Finland som tillämpats på ärenden som anhängiggjorts före den 1 januari 2017 (FördrS 74/2007),
- arrangemanget för ömsesidighet mellan Finland och delstaten Ontario i Kanada (FördS 33/1990),
- konventionen mellan Finland, Danmark, Island, Norge och Sverige angående indrivning av underhållsbidrag (FördrS 8/1963),
- Haagkonventionen från 2000 om internationellt skydd av vuxna (FördrS 11/2011),
- nordiska äktenskapskonventionen (FördrS 20/1931);
och på nationell lagstiftning:
- 35 §, 35 a § och 35 b § i lagen angående vårdnad om barn och umgängesrätt (361/1983),
- 14 § i lagen om tillämpning av rådets förordning om behörighet, erkännande och verkställighet av avgöranden i äktenskapsmål och mål om föräldraansvar, och om internationella bortföranden av barn (454/2022),
- 2 § i lagen om sättande i kraft av de bestämmelser som hör till området för lagstiftningen i konventionen om behörighet, tillämplig lag, erkännande, verkställighet och samarbete i frågor om föräldraansvar och åtgärder till skydd för barn samt om tillämpning av konventionen (435/2009),
- lagen om erkännande och verkställighet av utomlands givet beslut angående underhållsbidrag (370/1983),
- lagen om tillämpning av rådets förordning om underhållsskyldighet och av konventionen om internationell indrivning av underhåll (1077/2010),
- lagen om centralmyndighet i Finland i vissa internationella ärenden som gäller underhållsbidrag (1076/2010) och
- lag om sättande i kraft av de bestämmelser som hör till området för lagstiftningen i konventionen om internationellt skydd av vuxna och om tillämpningen av konventionen (779/2010).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Internationella begäranden om rättslig hjälp i familjeärenden omfattar följande grupper av ärenden:
- ansökningar om återlämnande av barn,
- tillgodoseende av barnets umgängesrätt,
- barnskyddsärenden och
- indrivning av underhållsbidrag samt skydd av vuxna.
I kategorin av registrerade ingår personer vars ärenden behandlas i dessa ärendegrupper.
Personuppgifter som behandlas är till exempel barnets namn, föräldrarnas namn, barnets och föräldrarnas födelsetid, personbeteckningar, adresser och uppgifter om barnets vårdnad. Därtill kan man i vissa fall behandla uppgifter som rör en eventuell klientrelation hos barnskyddet, barnets hälsouppgifter, uppgifter om barnets förhållanden och vistelseort, uppgifter om föräldrarnas förhållanden samt bilder på barnet och föräldrarna. I underhållsärenden behandlas uppgifter som rör barnets och föräldrarnas ekonomiska ställning. I ärenden som gäller skydd av vuxna kan personuppgiftstyper vara t.ex. namn, födelsetid, personbeteckning, adress och uppgift om intressebevakning.
Uppgifterna behandlas bara i den utsträckning det är nödvändig för att handlägga ärendet.
Insamling av uppgifter
I regel fås uppgifterna av den sökande samt av den behöriga myndigheten i Finland och i en annan stat (i regel socialmyndigheterna och olika centralmyndigheter som avses i konventionerna). Man kan också få uppgifter av de delaktiga. Uppgifter kan också hämtas ur befolkningsdatasystemet.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Justitieministeriet kan lämna ut uppgifter som behandlas till de delaktiga och för behandling av ärendet till de behöriga myndigheterna och centralmyndigheterna som gjort begäran i den mottagande staten (socialmyndigheter).
Uppgifter kan också lämnas ut med stöd av en lagbaserad begäran om uppgifter från en annan myndighet, såsom FPA, social- och hälsovårdsmyndigheterna eller polisen.
Justitieministeriet kan i ärenden som det behandlar överföra uppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet med stöd av tillämpliga internationella avtal och för att fullgöra skyldigheter enligt dessa avtal.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Internationell rättshjälp i brottmål
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i syfte att förmedla och handlägga begäran som gäller gränsöverskridande straffrättsligt samarbete. Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja de lagstadgade skyldigheter som ankommer på justitieministeriet som centralmyndighet.
Behandlingen grundar sig på följande internationella instrument:
- Den europeiska konventionen om inbördes rättshjälp i brottmål jämte tilläggsprotokoll,
- europeiska konventionen om utlämning för brott jämte tilläggsprotokoll,
- konventionen om överförande av dömda personer jämte tilläggsprotokoll,
- rambeslutet om överföring av dömda personer inom Europeiska unionen,
- avtal som ingåtts med internationella brottmålsdomstolar,
- många bilaterala avtal som rör straffrättsligt samarbete;
och på nationell lagstiftning:
- lagen om internationell rättshjälp i straffrättsliga ärenden (4/1994),
- lagen om utlämning för brott (456/1970),
- lagen om internationellt samarbete vid verkställighet av vissa straffrättsliga påföljder (21/1987),
- lagen om det nationella genomförandet av de bestämmelser som hör till området för lagstiftningen i rambeslutet om överföring av dömda personer inom Europeiska unionen och om tillämpning av rambeslutet (1169/2011),
- lagen om behörighet för och rättshjälp till tribunalen som behandlar brott som begåtts i det forna Jugoslavien (12/1994),
- lagen om ikraftträdande av de bestämmelser som hör till området för lagstiftningen i Romstadgan för Internationella brottmålsdomstolen och om tillämpning av stadgan (1284/2000),
- rättshjälpslagen (257/2002).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Internationella begäran om rättslig hjälp i brottmål omfattar följande grupper av ärenden:
- Delgivning av rättsliga handlingar och bevisinhämtning,
- utlämning för brott,
- överföringen av dömda personer samt
- beviljande av rättshjälp för ett utländskt rättsligt förfarande.
I kategorin av registrerade ingår personer vars ärenden behandlas i dessa ärendegrupper.
Personuppgifter som behandlas är till exempel personens namn, födelsetid, adress, civilstånd, foton, finger- avtryck, DNA-uppgifter, brottsregisterutdrag, uppgifter som gäller tid i fängelse, hälsouppgifter och förmögenhetsuppgifter.
Uppgifterna behandlas bara i den utsträckning det är nödvändig för att handlägga ärendet.
Insamling av uppgifter
I regel fås uppgifterna av polisen och domstolarna samt av utländska myndigheter. Därtill kan uppgifter fås av till exempel advokatbyråer, ambassaden i en främmande stat, utrikesministeriet och av en annan centralmyndighet
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Justitieministeriet kan lämna ut uppgifter som behandlas till de delaktiga och till de behöriga myndigheterna och centralmyndigheterna som gjort begäran i den mottagande staten.
I ärenden som behandlas kan överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ske med stöd av internationella konventioner som ska tillämpas på ärendet.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifter i enlighet med arkivlagen (831/1994), riksarkivets gallringsbeslut (KA/8575/07.01.01.03.01/2022) och statsrådets arkivbildningsplan.
Uppgifterna bevaras i regel permanent. Undantag från den permanenta bevaringen:
- Uppgifter som har att göra med delgivning i brottmål, mottagande av bevis och åtalsbegäran bevaras i 10 år.
- Ansökningar i samband med transitering, beredningsdokument för beslut och besvärsanvisningar bevaras i 10 år.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Internationell rättshjälp i civilmål
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet är i enlighet med flera internationella överenskommelser och EU-rättsakter centralmyndighet i Finland i ärenden som gäller rättshjälp i civilmål. I egenskap av centralmyndighet tar justitieministeriet emot och förmedlar domstolars och andra rättsmyndigheters ansökningar och begäran till behöriga myndigheter i Finland och utomlands. Begärandena kan gälla delgivning av handlingar, bevisning eller t.ex. förfrågningar om lagstiftning.
Personuppgifter behandlas för skötsel och förmedling av ovan nämnda begäranden och ansökningar till behöriga myndigheter i Finland och utomlands. Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja de lagstadgade skyldigheter som ankommer på justitieministeriet som centralmyndighet.
Behandlingen grundar sig i huvudsak på följande internationella instrument:
- EU:s delgivningsförordning (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/1784),
- den nordiska överenskommelsen om rättshjälp (FördrS 26/1975),
- Haagkonventionen från 1965 om delgivning (FördrS 51/1969),
- EU:s bevisupptagningsförordning (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/1783),
- Haagkonventionen från 1970 om bevisupptagning (FördrS 37/1976),
- om delgivning, Haagkonventionen om rättegång i tvistemål 1.3.1954,
- avtalet om internationell rättshjälp mellan Finland och Ryssland (FördrS 48/1980),
- europeiska konventionen angående upplysningar om innehållet i utländsk rätt (FördrS 58/1990);
och på nationell lagstiftning:
- om internationell rättslig hjälp och om erkännande och verkställighet av domar på civil- och handelsrättens område, 426/2015 och
- bestämmelserna i rättegångsbalken (4/1734) om delgivning och bevisning.
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Begäran om internationell rättshjälp i civilrättsliga mål omfattar följande grupper av ärenden:
- delgivning av rättsliga handlingar och bevisinhämtning, delgivning av handlingar,
- begäran som gäller mottagning av bevis och
- förfrågningar om rätt.
I kategorin av registrerade ingår personer vars ärenden behandlas i dessa ärendegrupper.
Personuppgifter som behandlas är till exempel personens namn, födelsetid, adress, civilstånd, i vårdnadsärenden uppgifter om barnets förhållande och i underhållsbidragsärenden uppgifter om barnets och familjens ekonomiska ställning.
Uppgifterna behandlas bara i den utsträckning det är nödvändig för att handlägga ärendet.
Insamling av uppgifter
I regel fås uppgifterna av den finländska domstol som framfört begäran eller av en utländsk centralmyndighet eller av någon annan behörig myndighet. Därtill kan uppgifter fås av till exempel de delaktiga, advokatbyråer, ambassaden i en främmande stat eller utrikesministeriet.
I ärenden som behandlas kan uppgifter även hämtas ur befolkningsdatasystemet.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Justitieministeriet kan lämna ut uppgifter som behandlas till de delaktiga, de behöriga myndigheterna i staten som gjort eller mottagit begäran (domstolarna i Finland och utländska domstolar samt straffrättsliga myndigheter) och till centralmyndigheter.
Uppgifter kan också lämnas ut med stöd av en lagbaserad begäran om uppgifter från en annan myndighet, såsom FPA, social- och hälsovårdsmyndigheterna eller polisen.
Justitieministeriet kan i ärenden som det behandlar överföra uppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet med stöd av tillämpliga internationella avtal och för att fullgöra skyldigheter enligt dessa avtal.
Den registrerades rättigheter
För mer information om de registrerades rättigheter, besök justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Rättshjälp i ärenden som behandlas utomlands (utan ersättning)
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i syfte att handlägga och avgöra ansökningar om rättshjälp i ärenden som behandlas i en rättegång utomlands eller för att ta emot ansökningar om rättshjälp från en rättslig myndighet i utlandet eller för att förmedla ansökningar om rättshjälp till en rättslig myndighet i utlandet. Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja de lagstadgade skyldigheter som nämns ovan.
Behandlingen grundar sig på följande internationella instrument:
- EU:s rättshjälpsdirektiv (rådets direktiv 2002/8/EG om förbättring av möjligheterna till rättslig prövning i gränsöverskridande tvister genom fastställande av gemensamma minimiregler för rättshjälp i sådana tvister) och
- Europarådets rättshjälpskonvention (den europeiska överenskommelsen om översändande av ansökningar om fri rättegång, FördrS 42/1980);
och på nationell lagstiftning:
- 23 § 2 mom. i rättshjälpslagen (257/2002)
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
De kategorier av ärenden som behandlas är ansökningar som ska avgöras vid justitieministeriet och som förmedlas till utlandet för beviljande av rättshjälp i ärenden som behandlas utomlands samt ansökningar som kommer från utlandet för beviljande av rättshjälp för förfaranden i Finland.
Personuppgifter som behandlas är till exempel namn, adress, födelsetid, personbeteckning, uppgifter om en persons förmögenhetsställning och egendom samt uppgifter om innehållet i ett ärende som är anhängigt.
Uppgifterna behandlas bara i den utsträckning det är nödvändig för att handlägga ärendet.
Insamling av uppgifter
I regel fås uppgifterna av den sökande.
I ärenden som behandlas kan uppgifter även hämtas ur befolkningsdatasystemet.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Uppgifterna lämnas i regel bara till den sökande.
I ett ärende som behandlas kan överföring av uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ske med stöd av internationella konventioner som ska tillämpas på ärendet, om sökandens begäran gäller förmedling av en rättshjälpsansökan utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Den registrerades rättigheter
För mer information om de registrerades rättigheter, besök justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Behandling av brev från medborgare, respons, frågor och begäran om information och handlingar.
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet får brev, frågor, respons, frågor och begäran om information som privatpersoner, företrädare för intressentgrupperna och medierna skickar till ministern eller ministeriet. Alla brev från medborgare och de meddelanden som innehåller kontaktuppgifter registreras i ärendehanteringssystemet, där de får ett diarienummer för behandlingen. Korta frågor eller begäran om information som medierna eller andra intressegrupper skickar per e-post behandlas utan att de registreras i ärendehanteringssystemet.
Justitieministeriet behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i ministeriets myndighetsutövning (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Vi behandlar uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter då det är nödvändigt för allmänt intresse med stöd av: Artikel 9.2 g i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Bestämmelser om justitieministeriets uppgifter finns i statsrådets förordning om justitieministeriet (543/2003) och i justitieministeriets förordning om justitieministeriets arbetsordning (833/2016).
Behandlingen grundar sig dessutom på
- Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
- 7 och 8 § (brev från medborgarna) och 21 § (överföring av handlingar) i förvaltningslagen (434/2003)
- 1 § och 9-11 § (begäran om information och handlingar) i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Handlingar som innehåller personuppgifter lämnas inte ut till andra myndigheter.
Om en myndighet av misstag tillställs en handling för behandling i ett ärende i vilket myndigheten inte är behörig, ska myndigheten dock enligt lag utan dröjsmål överföra handlingen till den myndighet som den anser vara behörig. Avsändaren av handlingen ska underrättas om överföringen.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Medborgarbrev som besvarats förvaras varaktigt. Brev som inte leder till åtgärder förvaras i två år efter att regeringsperioden har löpt ut. Begäran om information och handlingar förvaras i 10 år. Korta frågor eller begäran om information från medierna eller andra intressegrupper som besvarats direkt per e-post förvaras i ett år.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Statsrådet tillsätter delegationen för språkärenden. Delegationen har till uppgift att följa verkställigheten och tillämpningen av språklagen och den lagstiftning som har samband med den samt att främja användningen av nationalspråken och deras ställning. Delegationen främjar också dialogen mellan språkgrupperna och regeringen. Justitieministeriet ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som hänför sig till delegationen.
Behandlingen av personuppgifter behövs för tillsättandet av delegationen, genomförandet av lagstadgade uppgifter samt kontakt och kommunikation.
Delegationen kan tillsätta arbetsgrupper, genomföra enkäter per e-post eller på nätet och ordna möten dit även personer som inte ingår i delegationen kan anmäla sig.
Den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Verksamheten baseras dessutom på 16 och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) samt på Statsrådets förordning om verkställigheten av språklagen (433/2004).
Vems personuppgifter registreras och vilka uppgifter samlas in?
Registrerade är delegationens medlemmar, ersättare, permanenta sakkunniga och samarbetspartner.
Följande uppgifter om delegationens medlemmar eller samarbetsparter behandlas: namn, e-postadress, telefonnummer, organisation, ställning eller titel i organisationen, specialdiet.
En medlem av delegationen kan om den så vill också meddela sin postadress och sitt faxnummer.
Av de medlemmar i delegationen eller samarbetspartner som ansöker om ersättning för resekostnader insamlas dessutom personbeteckning, adress och bankuppgifter. Av dem som ansöker om utbetalning av arvoden samlas utöver ovan nämnda uppgifter även skattekortet. Närmare upplysningar om behandlingen av personuppgifter i anknytning till dessa finns i vår beskrivning av ekonomi- och personaladministration på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
I samband med evenemang som ordnas av delegationen behandlas också personuppgifter om personer som inte är medlemmar av delegationen. Mer information om vilka personuppgifter som behandlas i samband med evenemang finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Insamlingen av uppgifter
Personuppgifterna om medlemmarna i delegationen fås från medlemmarna i samband med att delegationen tillsätts eller medlemsuppgifterna uppdateras.
Delegationen kan tillsätta arbetsgrupper, ordna evenemang och genomföra webbenkäter där även personer som inte är medlemmar i delegationen kan delta. Uppgifterna fås från personerna själva i samband med anmälan eller enkäten. Även någon annan än personen själv kan göra anmälan. Mer information finns i den beskrivning som gäller besök på justitieministeriet på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Vem har tillgång till de personuppgifter som samlas in?
Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet behandlar personuppgifter för justitieministeriets räkning. Webropol behandlar personuppgifter i samband med enkäter och anmälningar till evenemang.
Namn- och organisationsuppgifterna om delegationens medlemmar publiceras på ministeriets webbplats och i statsrådets tjänst för projektinformation (Projektportalen).
Uppgifter lämnas eller överförs inte utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av olika kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan och arkivlagen (831/1994) så länge det behövs för att myndigheten ska kunna fullgöra sin lagstadgade uppgift.
Uppgifterna om delegationernas sammansättning är offentliga och finns på ministeriets webbplats så länge delegationens mandatperiod pågår samt i Projektportalen under hela dess livslängd eller tills personen själv skriftligen anhåller om att ministeriet ska radera uppgifterna.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets Dina dataskyddsrättigheter-sida.
Kontaktperson i registerärenden
Emma Borg, specialsakkunnig
e-post: [email protected]
Registret eller behandlingshelheten
Behandlingen av översättarnas personuppgifter vid justitieministeriet
Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet behandlar uppgifter som gäller personer som översätter för ministeriet och myndigheterna inom dess förvaltningsområde. Uppgifterna behövs för att göra säkerhetsutredningar och för att säkerställa säkerheten och kvaliteten i fråga om översättningstjänsterna. Uppgifterna behandlas för att justitieministeriet och myndigheterna inom dess verksamhetsområde ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning, 31 § i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten).
Kategorier av registrerade och av personuppgifter
Personer som gör översättningar för justitieministeriet och myndigheterna inom dess förvaltningsområde
Översättarens namn, personbeteckning, FO-nummer, hemort, e-postadress, uppgifter som eventuellt fås av skyddspolisen i samband med säkerhetsutredningen samt översättarens översättningserfarenhet och eventuella rätt att verka som auktoriserad translator.
Säkerhetsutredning och kontroll av oförvitlighet
Det görs en säkerhetsutredning om varje översättare. I en sådan säkerhetsutredning ingår kontroll av oförvitlighet. Med kontroll av oförvitlighet avses att Skyddspolisen automatiskt får uppgifter om brottsmisstanke, om personen i fråga har en giltig säkerhetsutredning. Utifrån uppgifter från skyddspolisen överväger justitieministeriet från fall till fall om översättarens tjänster längre kan anlitas. Ytterligare information: https://supo.fi/sv/sakerhetsutredningarna
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Myndigheternas verksamhet är offentlig, vilket innebär att namnet på den person som översatt myndighetens text kan lämnas ut till alla ställen dit själva texten kan lämnas ut. Utgångspunkten är att en myndighets offentliga handlingar får lämnas ut till vem som helst som begär det.
Översättarnas personuppgifter behandlas med hjälp av statsrådets grundläggande informationstekniktjänster. Justitieministeriet och statsrådets kansli är gemensamt personuppgiftsansvariga då dessa används. Tjänsteleverantörer är Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och dess tjänsteleverantörer Tietokeskus, Fujitsu, Microsoft Inc., 3StepIT, TietoEvry och Telia. Mer information om de gemensamt personuppgiftsansvarigas ansvarsområden: https://oikeusministerio.fi/sv/ansvarsomraden-for-de-gemensamt-personuppgiftsansvariga
De myndigheter inom justitieministeriets förvaltningsområde som ingår i översättningsavtalet ska få kännedom om översättarnas namn och översättningserfarenhet samt eventuella rätt att verka som auktoriserad translator. Från fall till fall kan det vara nödvändigt att dessa också känner till översättarnas arbetsstater, FO-nummer och e-postadresser. Andra uppgifter om översättare lämnas inte ut från justitieministeriet ens till andra myndigheter som är parter i avtalet, utan justitieministeriet sköter säkerhetsutredningsprocessen för alla avtalsparters räkning. Även vid justitieministeriet har behandlingen av översättarnas personuppgifter begränsats till endast några sådana personer med tjänsteansvar till vars arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter hör.
Radering av personuppgifter efter en viss tid
Uppgifter som fåtts av skyddspolisen som en del av en säkerhetsutredning eller kontroll av oförvitlighet förvaras i högst sex månader från det att uppgifterna fåtts. Övriga personuppgifter om översättare ska bevaras så länge översättarna är berättigade att utföra avtalsenliga översättningsarbeten. Översättarens uppgifter ska raderas två år efter det att tjänsteleverantören underrättat justitieministeriet om att översättaren i fråga inte längre utför avtalsenliga arbeten, utom när det har upptäckts ett avtalsbrott eller någon annan undantagssituation som kräver genomgång i efterhand.
Den registrerades rättigheter
Översättarna har rätt att rätta uppgifter och begränsa behandlingen av dem på det sätt som föreskrivs i artiklarna 16 och 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Däremot finns det ingen rätt att radera uppgifter och att göra invändningar, eftersom översättarnas personuppgifter behandlas vid justitieministeriet för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Närmare information om utövandet av den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets Dina dataskyddsrättigheter-sida.
Registret eller behandlingshelheten
Behandling av personuppgifter vid rekryteringsprocesser
Ändamål och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter
Uppgifterna används för att bereda utnämningarna av domare.
Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Med stöd av 10 § i justitieministeriets förordning om justitieministeriets arbetsordning svarar justitieministeriet för beredningen av domarutnämningar.
Kategorier av registrerade och personuppgiftskategorier
Kategorin av registrerade utgörs i detta fall av de som söker en tjänst. Förslaget om utnämnandet till tjänsten lämnas till republikens president.
De personuppgifter som samlas in kan indelas i följande kategorier:
Identifieringsuppgifter om de som söker en tjänst:
Till exempel personens namn, tjänstebenämning, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, modersmål och kön.
Andra personuppgifter om de sökande:
Till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som sökanden lämnat som stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, referenser som den sökande angett, andra behövliga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättandet av tjänsten.
Mottagarna av personuppgifterna eller kategorier av mottagare
Personuppgifter lämnas ut till statsrådet och för föredragning för republikens president.
Dessutom lämnas personuppgifter ut till det register över bindningar och bisysslor som förs av Rättsregistercentralen.
Registret består av två delar:
Den offentliga delen av registret är tillgänglig för alla i det allmänna datanätet. Av den framgår domarnas bindningar i Finland och utomlands, de bisysslotillstånd som beviljats dem samt arvodena för bisysslor, om arvodenas sammanlagda belopp överstiger 10 000 euro per år.
I den sekretessbelagda delen antecknas uppgifter om ekonomiska bindningar samt i fråga om bisysslor uppgifter om parterna i skiljeförfaranden och om deras biträden. Domarna har när det gäller sina egna uppgifter också tillgång till den sekretessbelagda delen.
De handlingar som myndigheterna innehar är i regel offentliga. Alla har rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Uppgifter får inte lämnas ut eller överföras till tredjeländer.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
De handlingar som hänför sig till utnämningarna av de högsta domarna förvaras varaktigt i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Den registrerade har rätt att få klar och tydlig information om behandlingen av personuppgifter och en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på huruvida den registrerades personuppgifter håller på att behandlas eller inte, och när personuppgifterna behandlas rätt att få tillgång till personuppgifterna. För de system till vilka den registrerade inte via systemen har åtkomsträttigheter kan de egna uppgifterna begäras av justitieministeriet.
Den registrerades rätt att rätta sina uppgifter garanteras med vissa undantag genom dataskyddsförordningen. Den registrerade ombeds i sådana fall kontakta den personuppgiftsansvarige. Den registrerade har inte rätt att kräva att hans eller hennes uppgifter raderas, eftersom behandlingen av personuppgifter grundar sig på iakttagandet av justitieministeriets lagstadgade skyldighet (artikel 17 i dataskyddsförordningen).
Registret eller behandlingshelheten
När du besöker justitieministeriet
Ändamål för behandling av personuppgifter
När du deltar i evenemang som ordnas av justitieministeriet eller i ministeriets lokaler, samlar justitieministeriet på förhand in vissa uppgifter om dig. Dina personuppgifter behandlas för att kunna ordna ändamålsenliga tillställningar och främja samarbetet samt för att garantera vår gemensamma säkerhet (passerkontroll och beredskap för räddningsverksamhet). Beroende på tillställningens art har justitieministeriet eventuellt en skyldighet att bevara vissa uppgifter om dig, som hänför sig till att användningen av statens medel ska vara transparent.
För kameraövervakningen av justitieministeriets lokaler svarar statsrådets kansli, eftersom lokalförvaltningen av ministeriernas lokaler och därtill hörande tjänster anges som kansliets uppgift i lag. Dataskyddsbeskrivningen i fråga om detta finns på kansliets webbsida.
Rättslig grund för behandling av personuppgifter
Du bör kunna styrka din identitet när du besöker våra lokaler. Grunden för att på förhand samla in uppgifter om dig och granska din identitet, vilket görs för att garantera säkerheten, ingår i justitieministeriets lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 8 § i arbetarskyddslagen).
Bevarandet av dina uppgifter efter besöket för samarbetsändamål ingår i skötseln av den uppgift av allmänt intresse som hör till justitieministeriet (dataskyddslagens 4 §). När dina namn- och organisationsuppgifter måste tas med i bokföringshandlingar, bevaras uppgifterna med grund i 46 § i förordningen om statsbudgeten.
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorin av registrerade är de som besöker justitieministerier och av de som deltar i evenemang organiserade av justitieministeriet eller i evenemang som ordnas i ministeriets lokaler (t. ex. intressentgrupper, journalister, de som kommer för intervju).
I samband med vanliga besök är det endast uppgifter om namn, organisation, e-postadress och eventuellt telefonnummer som samlas in. Ibland samlar man också in uppgifter om tjänstebenämning eller titel, och vid behov sådana uppgifter om specialdiet som besökaren själv har gett. Vid vissa besök betalas det arvoden. Närmare upplysningar om behandlingen av personuppgifter i anknytning till detta finns i vår beskrivning av ärenden som gäller ekonomiförvaltning på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Vid besök i justitieministeriets lokaler eller i andra lokaler som hör till statsrådet, är det Senatfastigheter och dess underleverantör Avarn Oy som behandlar dina uppgifter för statsrådets räkning. Under evenemang som ordnas utanför statsrådets lokaler används också andra personuppgiftsbiträden. Dessa tjänstetillhandahållare har genom avtal förbundit sig att behandla personuppgifter i enlighet med de angivna instruktionerna och att iaktta kraven på datasäkerhet vid behandlingen.
Dina uppgifter lämnas ut utanför statsrådet endast i undantagsfall när platsen för evenemanget behöver dem på grund av sina egna säkerhetsföreskrifter. Med syftet att sköta en uppgift av allmänt intresse kan man under vissa utbildningstillfällen, seminarier och motsvarande evenemang dela ut deltagarlistan till alla deltagare för att främja nätverkande och samarbete, men bara om du inte har motsatt dig utdelningen av dina uppgifter. I projekt som finansieras av EU kan deltagarnas namn lämnas ut till EU-kommissionen.
Om uppgifterna om besökarna anges i en deltagarlista eller något annat myndighetsdokument är uppgifterna i regel offentliga. I princip har alla rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. I vissa undantagsfall kan dock till exempel deltagarlistorna vid internationella möten omfattas av sekretessgrunden enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
När mötesdeltagarna får en kalenderinbjudan per e-post blir deras namn och e-postadresser i de elektroniska kalendrar som justitieministeriets tjänstemän använder synliga för alla tjänstemän vid statsrådet.
När det är fråga om ett vanligt besök eller evenemang utan någon internationell koppling, lämnas dina uppgifter inte till länder utanför EU eller EES, och inte heller till internationella organisationer.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Dina uppgifter bevaras i Senaattila-systemet för reservering av lokaler fram till datumet för ditt besök. I fråga om regelbundna evenemang ska deltagarlistor och kontaktuppgifter om deltagare i regel bevaras i ett separat system tills det följande evenemanget gällande samma tema ordnas. När det gäller vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna bevaras i tio år eller varaktigt i enlighet med statsrådets informationshanteringsplan. Dessa kan till exempel vara evenemang med en minister som värd, som ska registreras som regeringarnas material, eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ett ministerium.
Justitieministeriet iakttar principerna om god förvaltning och transparens även vid användningen av statens medel. Om det finns servering under besöket, till exempel vanlig kaffe- eller lunchservering, kan ditt namn och din organisations namn, beroende på serveringen och deltagarantalet, finnas med också i våra bokföringshandlingar. Så är ofta fallet åtminstone när det ordnas representationstillställningar. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret. När det gäller EU-projekt och andra projekt som finansieras av utomstående kan bevaringstiden påverkas av eventuella avvikande krav från finansiären som baserar sig på lagstiftningen i EU eller någon förbindelse eller överenskommelse som gäller justitieministeriet.
Uppgifter om specialdieter raderas omedelbart efter evenemanget. Närmare information om behandlingen av och bevaringstiderna för uppgifterna i anknytning till ett besök ges av de tjänstemän som ordnar evenemanget eller av justitieministeriets dataskyddsombud.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Du har när som helst rätt att begära att dina uppgifter ska rättas eller raderas, eller att behandlingen av dem ska begränsas. Efter ditt besök har du, med hänvisning till ett särskilt skäl som anknyter till din personliga situation, rätt att när som helst motsätta dig att dina uppgifter bevaras. I så fall raderar justitieministeriet dina uppgifter, om det inte finns ett sådant synnerligen tvingande och motiverat skäl för att bevara dem som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Uppgifterna kan också behöva bevaras för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. När uppgifter som gäller ditt namn eller din organisation ska fogas till bokföringshandlingar, kan du inte motsätta dig att dina uppgifter bevaras.
Registret eller behandlingshelheten
Nämnden för namnärenden
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Nämnden för namnärenden är särskild expertmyndighet i frågor som gäller tillämpandet av lagen om för- och efternamn. Nämndens huvudsakliga uppgift är att ge utlåtanden till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata i enskilda namnärenden. Nämnden för namnärenden kan ge utlåtanden även till domstolar och andra myndigheter. Nämnden ger inte utlåtanden till privatpersoner.
Nämnden för namnärenden behandlar personuppgifter för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter enligt lag. Behandlingen baseras på lagen om för- och efternamn, förordningen om för- och efternamn och artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifter behandlas för att registrera att ett namnärende har inletts, inhämta nödvändiga uppgifter, bereda ärendet för att avgöras av nämnden för namnärenden samt ställa utlåtandet till myndigheten som begärt om det.
Nämnden för namnärenden sänder utlåtandena till den myndighet som begärt utlåtande, vilket i allmänhet är myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata fattar det egentliga registreringsbeslutet i ärendet.
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorin av registrerade är de personer som nämnden för namnärenden ger utlåtanden om.
Personuppgifterna behandlas baserat på personuppgifter som fåtts från begäran om utlåtande och den bifogade ansökan om namnändring eller anmälan. Därför varierar de personuppgifter som behandlas från fall till fall. I huvudsak är det bara förnamn och/eller efternamn som behandlas.
Insamling av uppgifter
De personuppgifter som behandlas fås från begäran om utlåtande som beretts av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt från den bifogade ansökan om namnändring eller blanketten för anmälan av uppgifter om barn (anmälan). Därtill kan övriga behövliga uppgifter kontrolleras ur befolkningsdatasystemet med hjälp av personbeteckningen (via en elektronisk anslutning). Nämnden för namnärenden kan också utreda förekomsten av enskilda namn med hjälp av befolkningsdatasystemet.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Nämnden för namnärenden lämnar ut uppgifter till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Uppgifter om enskilda namn som förordats och inte förordats lämnas regelbundet ut till medierna.
Uppgifter lämnas eller överförs inte utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
I regel bevarar nämnden för namnärenden personuppgifter permanent. Inkomna begäranden om rådgivning och de råd och den vägledning som givits bevaras i två år.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Justitieministeriets register över intressentgrupper
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet har kontakt med sina intressentgrupper på flera olika sätt. Våra intressentgrupper består till exempel av de som beställer våra nyhetsbrev och av våra samarbetsparter inom den offentliga förvaltningen och den privata sektorn.
Behandlingen av personuppgifter i anslutning till vår nyhetsförmedling och övriga kommunikation behövs för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i ministeriets myndighetsutövning (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, 4 § 1 punkten i dataskyddslagen och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorier av registrerade är de som prenumererar på våra nyhetsbrev och våra samarbetspartner inom den offentliga förvaltningen och den privata sektorn.
Kategorier av personuppgifter som behandlas är till exempel e-postadress och, om prenumeranten så vill, namn, organisationens namn och sektor. Av nyhetsbrevets prenumeranter insamlas dessutom uppgifter om språkval och ämnesområden. Vid beställningar som görs på egen hand på webbplatserna samlas också teknisk information in, såsom webbadress och webbläsare. När samarbetspartner tar kontakt behandlas vanligtvis bara kontaktuppgifterna och innehållet i kontakten.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
I regel lämnar vi ut uppgifter till utomstående bara då när de ingår i en sådan offentlig handling som avses i offentlighetslagen, som ska delges på begäran. Uppgifter om beställningar av nyhetsbrev får enligt offentlighetslagen inte lämnas ut.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
För att kunna kommunicera med våra intressentgrupper bevarar vi åtminstone e-postadresserna, och i fråga om de som beställer nyhetsbrevet registrerar vi dessutom språkval och ämneskategorier.
Uppgifterna om kommunikationen med intressentgrupperna bevaras enligt vad som bestäms i statsrådets informationshanteringsplan, eller enligt vad skötseln av våra uppgifter förutsätter.
Prenumerantens kontaktuppgifter raderas när denne annullerar sin prenumeration.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Telefonväxel
Statsrådets telefonväxel förmedlar telefonsamtal till tjänstemännen vid justitieministeriet. Av de telefonsamtal som kommer till växeln registreras tidpunkten för samtalet, uppringarens nummer, det nummer till vilket samtalet förmedlas samt samtalets längd. Det är nödvändigt att lagra dessa tekniska uppgifter för att justitieministeriet ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter, alltså förmedla samtal och möjliggöra kontakten med kunder och intressegrupper.
Statsrådets samtalsförmedlingstjänst tillhandahålls av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och det tekniska genomförandet av Elisa Abp. Justitieministeriet behandlar inte uppgifter om samtal som kommer till telefonväxeln, om inte växeln på begäran av uppringaren förmedlar justitieministeriet en begäran om återuppringning. I dessa fall behandlar justitieministeriet uppgifterna endast den tid som krävs för att utreda det ärende som en begäran om återuppringning gäller. Därefter raderas uppgifterna.
Telefonsamtalen till telefonväxeln bandas inte.
Direktsamtal till justitieministeriet
Telefonsamtal med tjänstemän vid justitieministeriet bandas inte. Vid behov kan uppgifter om samtal till justitieministeriet registreras i justitieministeriets ärendehanteringssystem. Vanligtvis avtalas detta separat. De personuppgifter som samlas in är uppringarens namn och telefonnummer samt vid behov andra uppgifter som är nödvändiga för att ärendet ska kunna utredas. Mer information om behandlingen av personuppgifter finns på justitieministeriets webbplats i avsnittet om dataskydd under rubriken Brev från medborgare, respons, frågor och begäran om information och handlingar.
Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Elisa Abp står för justitieministeriets telefonförbindelser. Justitieministeriet behandlar samtalsparternas personuppgifter i tjänsteleverantören Elisa Abp:s system.
Telefonsystemet har en funktion för statistikföring. Den samlar endast in uppgifter om antalet samtal. Personuppgifter samkörs inte med dessa uppgifter.
Utlämnande av uppgifter
Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. De kan dock på begäran lämnas ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Myndigheternas handlingar är offentliga om det inte uttryckligen i lag har föreskrivits att de är sekretessbelagda.
Registret eller behandlingshelheten
Behandling av personuppgifter i ekonomi- och personalförvaltningsärenden
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Justitieministeriet är personuppgiftsansvarigt i ekonomi- och personalförvaltningsärenden. I registret lagras uppgifter som behövs vid rekryterings- processer, betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid justitieministeriet, fakturering och betalning av räkningar samt förvaltning av olika avtal.
I registret lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla ministeriets lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Uppgifter som ingår i en säkerhetsutredning av en person som blivit vald till en tjänst behandlas enligt 45 ja 58-59 § i säkerhetsutredningslagen.
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Kategorier av registrerade är personalen på justitieministeriet och inom justitieministeriets förvaltningsområde, de som söker arbete vid justitieministeriet och de som deltar i justitieministeriets evenemang.
Personuppgifter samlas in endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. Följande personuppgifter samlas in enligt behandlingens syfte: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), upp- gifter om den som söker en tjänst (t.ex. meritförteckning, lämplighetsbedömning), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar, utsökningsuppgifter) samt övriga uppgifter (t.ex. uppgifter som ingår i en säkerhetsutredning, uppgifter om deltagare i olika evenemang).
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Uppgifter kan lämnas ut eller behandlingen av den kan läggas ut enbart enligt vad som förpliktigas eller tillåts i lag. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till utsökningsmyndigheterna för utsökning, till finansinstitut för utbe- talningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, statsrådets kansli och systemleverantörerna.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifter i enlighet med arkivlagen (831/1994), arkivverkets gallringsbeslut (AL/12327/07.01.01.03.01/2015) och statsrådets arkivbildningsplan.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registret eller behandlingshelheten
Genomförandet av den nationella strategin för ekonomiskt kunnande
Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Justitieministeriet har tillsammans med Finlands Bank och nätverket av aktörer inom ekonomiskt kunnande förbundit sig till att främja finländarnas ekonomiska kunnande. En central del av detta arbete är den nationella strategin för ekonomiskt kunnande. Målet med den nationella strategin för ekonomiskt kunnande är att förbättra medborgarnas ekonomiska kunnande och förståelse för att ekonomin utgör en väsentlig del av livet. Justitieministeriets funktion för ekonomiskt kunnande ansvarar för samordningen av strategin för ekonomiskt kunnande och vi har kontakt med nätverket av aktörer på många olika sätt. Funktionen ordnar tillställningar och enkäter för nätverket av aktörer inom ekonomiskt kunnande.
Behandlingen av personuppgifter i anslutning till vår informationsförmedling och övriga kommunikation behövs för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i ministeriets myndighetsutövning (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, 4 § 1 punkten i dataskyddslagen och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).
Vems personuppgifter registreras och vilka uppgifter samlas in?
Kategorier av registrerade är de som besvarat enkäterna och som anmält sig till tillställningarna samt kandidater och medlemmar som hör till olika grupper för genomförandet av strategin för ekonomiskt kunnande samt våra övriga samarbetspartner och nätverkets medlemmar inom den offentliga förvaltningen och den privata sektorn.
Kategorier av personuppgifter som behandlas är till exempel namn, ställning eller titel i organisationen, organisationens namn och verksamhetssektor, e-postadress och telefonnummer. Vid behov bevaras uppgifter om de specialdieter eller allergier som deltagarna själva uppgett endast under den tidpunkt då tillställningens servering förbereds.
Mer information om vilka personuppgifter som behandlas i samband med tillställningar finns i beskrivningen som gäller besök på justitieministeriet. Den finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Insamlingen av uppgifter
Personuppgifterna fås av dem som svarar på enkäterna och deltagarna i tillställningarna eller i samband med ansökan om medlemskap i grupper, tillsättandet av gruppen eller uppdatering av medlemsuppgifterna. Även någon annan än personen själv kan sköta anmälan till tillställningarna. Mer information finns i beskrivningen som gäller besök på justitieministeriet. Den finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Vem har tillgång till de personuppgifter som samlas in?
Personuppgifterna behandlas av justitieministeriet och Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori. Webropol behandlar personuppgifter i samband med enkäter och anmälningar till tillställningar samt vid ansökan om medlemskap i grupperna och tillsättandet av grupperna.
Planerade tidsfrister för radering av olika kategorier av personuppgifter
Justitieministeriet bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan och arkivlagen (831/1994) så länge det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Informationen om sammansättningen av grupperna som genomför strategin för ekonomiskt kunnande är offentlig och finns på ministeriets webbplats så länge mandatperioden pågår (samt i Projektportalen) under hela dess livslängd eller tills personen själv skriftligen begär att ministeriet ska radera uppgifterna.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets Dina dataskyddsrättigheter-sida.
Kontaktperson i registerärenden
Sanna Helesuo, ledande sakkunnig, [email protected]
Mette Ranta, specialsakkunnig, [email protected]
Registret eller behandlingshelheten
Utnämningar av domare
Ändamål och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter
Syftet med behandlingen är att bereda utnämningarna av domare.
Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.
Enligt 11 kap. 3 § i domstolslagen utnämns ordinarie domare och chefsdomare i de fall som avses i 2 § 1 mom. av republikens president utifrån statsrådets förslag till avgörande.
Kategorier av registrerade och personuppgiftskategorier
Kategorin av registrerade är i detta fall de som söker en tjänst. Förslaget om utnämnandet till tjänsten lämnas till statsrådet för föredragning av utnämningsärendet för republikens president.
De personuppgifter som samlas in kan indelas i följande kategorier:
Identifieringsuppgifter om de som söker en tjänst:
personens namn, tjänstebenämning, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, modersmål och kön.
Andra personuppgifter om de sökande:
till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som sökanden lämnat som stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, referenser som den sökande angett, andra behövliga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättandet av tjänsten.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Personuppgifter lämnas ut till statsrådet och för föredragning för republikens president.
Dessutom lämnas personuppgifter ut till det register över bindningar och bisysslor som förs av Rättsregistercentralen. Registret består av två delar: Den offentliga delen av registret är tillgänglig för alla i det allmänna datanätet. Av den framgår domarnas bindningar i Finland och utomlands, de bisysslotillstånd som beviljats dem samt arvodena för bisysslor, om arvodenas sammanlagda belopp överstiger 10 000 euro per år. I den sekretessbelagda delen antecknas uppgifter om ekonomiska bindningar samt i fråga om bisysslor uppgifter om parterna i skiljeförfaranden och om deras biträden. Domarna har när det gäller sina egna uppgifter också tillgång till den sekretessbelagda delen.
De handlingar som myndigheterna innehar är i regel offentliga. Alla har rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Uppgifter får inte lämnas ut eller överföras till tredjeländer eller en internationell organisation.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
De handlingar som hänför sig till domarbenämningarna förvaras varaktigt i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Den registrerade har rätt att få klar och tydlig information om behandlingen av personuppgifter och en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på huruvida den registrerades personuppgifter håller på att behandlas eller inte, och när personuppgifterna behandlas rätt att få tillgång till personuppgifterna. För de system till vilka den registrerade inte via systemen har åtkomsträttigheter kan de egna uppgifterna begäras av justitieministeriet.
Den registrerades rätt att rätta sina uppgifter garanteras med vissa undantag genom dataskyddsförordningen. Den registrerade ombeds i sådana fall kontakta den personuppgiftsansvarige. Den registrerade har inte rätt att kräva att hans eller hennes uppgifter raderas, eftersom behandlingen av personuppgifter grundar sig på iakttagandet av justitieministeriets lagstadgade skyldighet (artikel 17 i dataskyddsförordningen).
Registret eller behandlingshelheten
Förordnande av sakkunnigledamöter till domstolarna och militära ledamöter till högsta domstolen
Ändamål och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter
Uppgifterna används vid förordnande av sakkunnigledamöter till förvaltningsdomstolen, marknadsdomstolen, försäkringsdomstolen, högsta förvaltningsdomstolen och arbetsdomstolen samt vid förordnande av militära ledamöter till högsta domstolen.
Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Enligt 17 kap. 3 § i domstolslagen utnämns sakkunnigledamöterna till förvaltningsdomstolen, marknadsdomstolen och försäkringsdomstolen av statsrådet. Republikens president utnämner sakkunnigledamöterna till högsta förvaltningsdomstolen och arbetsdomstolen. Enligt 11 § 3 mom. i militära rättegångslagen förordnas militära ledamöter vid högsta domstolen och ersättarna för dem av republikens president. Enligt 58 § i grundlagen fattar republikens president sina beslut i statsrådet utifrån statsrådets förslag till avgörande.
Kategorier av registrerade och personuppgiftskategorier
Kategorin av registrerade är i detta fall de sakkunnigledamöter som förordnas till förvaltningsdomstolen, marknadsdomstolen, försäkringsdomstolen, högsta förvaltningsdomstolen och arbetsdomstolen samt de militära ledamöter som förordnas till högsta domstolen.
De personuppgifter som samlas in kan indelas i följande kategorier:
Identifieringsuppgifter om de som söker en tjänst:
till exempel personens namn, tjänstebenämning, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer och modersmål.
Andra personuppgifter om de sökande:
till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som sökanden lämnat som stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg samt andra behövliga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättandet av tjänsten.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Personuppgifter om sakkunnigledamöter som utnämns till förvaltningsdomstolen, marknadsdomstolen och försäkringsdomstolen lämnas ut till statsrådet. Personuppgifter om sakkunnigledamöter som förordnas till högsta förvaltningsdomstolen och arbetsdomstolen samt militära ledamöter som förordnas till högsta domstolen lämnas ut till statsrådet och till presidentföredragningen.
Dessutom lämnas personuppgifter ut till det register över bindningar och bisysslor som förs av Rättsregistercentralen. Registret består av två delar: Den offentliga delen av registret är tillgänglig för alla i det allmänna datanätet. Av den framgår domarnas bindningar i Finland och utomlands, de bisysslotillstånd som beviljats dem samt arvodena för bisysslor, om arvodenas sammanlagda belopp överstiger 10 000 euro per år. I den sekretessbelagda delen antecknas uppgifter om ekonomiska bindningar samt i fråga om bisysslor uppgifter om parterna i skiljeförfaranden och om deras biträden. Domarna har när det gäller sina egna uppgifter också tillgång till den sekretessbelagda delen.
De handlingar som myndigheterna innehar är i regel offentliga. Alla har rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Uppgifterna i registret får inte lämnas ut eller överföras till tredjeländer eller en internationell organisation.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
De handlingar som hänför sig till förordnandet av sakkunnigledamöter och militära ledamöter förvaras varaktigt i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Den registrerade har rätt att få klar och tydlig information om behandlingen av personuppgifter och en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på huruvida den registrerades personuppgifter håller på att behandlas eller inte, och när personuppgifterna behandlas, rätt att få tillgång till personuppgifterna. När det gäller de system till vilka den registrerade inte via systemen har åtkomsträttigheter kan de egna uppgifterna begäras av justitieministeriet.
Den registrerades rätt att rätta sina uppgifter garanteras med vissa undantag genom dataskyddsförordningen. Den registrerade ombeds i sådana fall kontakta den personuppgiftsansvarige. Den registrerade har inte rätt att kräva att hans eller hennes uppgifter raderas, eftersom behandlingen av personuppgifter grundar sig på iakttagandet av justitieministeriets lagstadgade skyldighet (artikel 17 i dataskyddsförordningen).
Registret eller behandlingshelheten
Tillsättande av Domstolsverkets direktion, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden samt ändring av deras sammansättning.
Ändamål och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter
Uppgifterna används vid tillsättandet av Domstolsverkets direktion, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden samt vid ändring av deras sammansättning.
Grunden för behandlingen av personuppgifter är iakttagande av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Enligt 19 a kap. 7 § 1 mom. i domstolslagen tillsätter statsrådet Domstolsverkets direktion för fem år i sänder utifrån den grupp av kandidater till ledamöter som nominerats i enlighet med 8 §. Om en ledamot eller ersättare i direktionen inte längre tjänstgör i den tjänst eller uppgift som utgjorde grunden för nomineringen eller han eller hon har valts till ett uppdrag som avses i 7 § 4 mom. i samma kapitel, ska det enligt det momentet i hans eller hennes ställe nomineras en ny ledamot eller ersättare för återstoden av direktionens mandattid. Enligt 20 kap. 1 § 2 mom. i domstolslagen tillsätts domarförslagsnämnden av statsrådet för fem år i sänder. Enligt 4 § i samma kapitel kan ledamöter och ersättare i nämnden befrias från sitt uppdrag av statsrådet. I stället för den ledamot som avgår utnämns med iakttagande av det förfarande som föreskrivits ovan en efterträdare för återstoden av mandattiden. Enligt 21 kap. 2 § 1 mom. i domstolslagen tillsätts domarutbildningsnämnden av statsrådet för fem år i sänder. Enligt 4 § i samma kapitel kan ledamöter och ersättare i nämnden befrias från sitt uppdrag av statsrådet. I stället för den ledamot som avgår utnämns med iakttagande av det förfarande som föreskrivits ovan en efterträdare för återstoden av mandattiden.
Kategorier av registrerade och personuppgiftskategorier
Kategorin av registrerade är i detta fall ledamöter och ersättare som utnämns till Domstolsverkets direktion, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden.
De personuppgifter som samlas in kan indelas i följande kategorier:
Identifieringsuppgifter om de som söker en tjänst:
till exempel personens namn, tjänstebenämning, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer och modersmål.
Andra personuppgifter om de sökande:
till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som sökanden lämnat som stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg samt andra behövliga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättandet av tjänsten.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Personuppgifter om ledamöter och ersättare som utnämns till Domstolsverkets direktion, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden lämnas ut till statsrådet.
De handlingar som myndigheterna innehar är i regel offentliga. Alla har rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Uppgifterna i registret får inte lämnas ut eller överföras till tredjeländer eller en internationell organisation.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
De handlingar som hänför sig till utnämningen av ledamöter och ersättare i Domstolsverkets direktion, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden förvaras varaktigt i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Den registrerade har rätt att få klar och tydlig information om behandlingen av personuppgifter och en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på huruvida den registrerades personuppgifter håller på att behandlas eller inte, och när personuppgifterna behandlas, rätt att få tillgång till personuppgifterna. När det gäller de system till vilka den registrerade inte via systemen har åtkomsträttigheter kan de egna uppgifterna begäras av justitieministeriet.
Den registrerades rätt att rätta sina uppgifter garanteras med vissa undantag genom dataskyddsförordningen. Den registrerade ombeds i sådana fall kontakta den personuppgiftsansvarige. Den registrerade har inte rätt att kräva att hans eller hennes uppgifter raderas, eftersom behandlingen av personuppgifter grundar sig på iakttagandet av justitieministeriets lagstadgade skyldighet (artikel 17 i dataskyddsförordningen).
Registret eller behandlingshelheten
Behandling av personuppgifter vid rekryteringsprocesser
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Lediga tjänster utlyses i tjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar. I tjänsten samlas in de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen. Uppgifterna fås av sökandena själva då de lämnar in i sin arbetsansökan. Av sökandena utarbetas en jämförelsepromemoria, där deras meriter jämförs i enlighet med stats- tjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar.
Ansökan kan också lämnas in i pappersform till vårt registratorskontor på det sätt som anges i arbetsannonsen. Dokument som är sekretessbelagda eller innehåller känsliga uppgifter ska i första hand skickas till ministeriet och ämbetsverken via justitieministeriets tjänst för skyddad e-post. Den avgiftsfria tjänsten är säker och lätt att använda. Mer information om tjänsten för skyddad e-post.
I registret lagras med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla ministeriets lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).
Kategorierna av registrerade och av personuppgifter
Uppgifter som samlas in i tjänsten Valtiolle.fi: Identifieringsuppgifter (namn, adress, telefonnummer, kön, annan eventuell identifieringsupp- gift), personens uppgifter om sig själv (utbildnings- och arbetserfarenhets- uppgifter, språkkunskaper och andra uppgifter som är nödvändiga för ar- betssökningen och tillsättandet av tjänsten, såsom till exempel uppgifter om användning av informationssystem och körrätt), och kontaktuppgifter för eventuella referenspersoner.
Ansökan till högskolepraktik lämnas in per e-post. Arbetsansökningar kan formuleras fritt och därför varierar det från fall till fall vilka personuppgifter som lämnas till justitieministeriet.
En personsäkerhetsutredning kan göras i fråga om de personer som väljs till en tjänst eller en uppgift med sökandens samtycke (lagen om säkerhetsutredningar 726/2014). Närmare information om säkerhetsutredningsförfarandet och om den undersöktas rättigheter finns på skyddspolisens webbplats.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Uppgifter som ansluter till rekryteringsprocessen lämnas inte ut regelmässigt. Uppgifter kan lämnas ut på begäran som framförts enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Uppgifterna får inte lämnas ut eller överföras utanför Finland.
Planerade tidsfrister för radering av kategorier av personuppgifter
Ansökningarna raderas ur tjänsten 12 månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid justitieministeriets fastställs förvaringstiderna för personuppgifter som ansluter till rekryteringsprocessen enligt statsrådets arkivbildningsplan och arkivlagen (831/1994).
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida om dataskydd.
Registrets namn
Tjänsten för beställning av valmaterial
Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter
Tjänsten används av kommunerna för att beställa allt valmaterial som behövs vid val. Personuppgifterna som samlas in används för att leverera kommunernas beställningar. Behandlingen av personuppgifter är i enlighet med artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Registrets datainnehåll och kategorier av registrerade
Registret innehåller följande personuppgifter om användarna:
- Basuppgifter: för- och efternamn, titel, kommun
- Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer
- Kundhistoria (inkl. uppgifter om beställning och fakturering)
- Uppgifter om användningen av tjänsten, inkl. användar-ID och lösenord, kakor
I kakor lagras de produktvyer (lista eller ikoner) och den tekniska diagnostik (felklassificering av tjänsten) som är nödvändiga med tanke på tjänstens funktion. Inga data som används för användarprofilering eller marknadsföring samlas in.
Insamling av uppgifter
Uppgifterna ges av användarna själva när de beställer valmaterial till sina kommuner via tjänsten. Dessutom skickar justitieministeriet kontaktuppgifterna och namnen på de kommunala kontaktpersoner som tagits ut ur valdatasystemet till tjänsteleverantören.
Mottagare av personuppgifter eller kategorier av mottagare
Personuppgifterna behandlas av Grano Oy för justitieministeriets räkning. Grano använder som underbiträde Liaison Technologies Oy, vars programvara används för tjänstens datalagerhantering.
Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
Principer för skyddet av uppgifterna och bevaringstiden
Endast de personer som på grund av sitt arbete har rätt att behandla de lagrade uppgifterna har rätt att använda personuppgifter och tjänsten. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord i tjänsten. Uppgifterna lagras i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem finns i låsta lokaler och endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna. Justitieministeriet säkerställer att dataskyddet tillgodoses genom databehandlingsavtal med sina underleverantörer som behandlar personuppgifter.
Uppgifterna i registret bevaras så länge de behövs för att uppfylla syftet med registret, dvs. för att leverera valmaterial till beställarna. Om en kommuns kontaktperson byts, raderas den tidigare kontaktpersonens uppgifter.
Den registrerades rättigheter
Mer information om den registrerades rättigheter finns på justitieministeriets webbsida dina dataskyddsrättigheter.
