Registratorskontor och dokumenttjänster
E-post: registratorskontoret.jm(at)gov.fi
Tfn: 02951 50320
Fax: (09) 1606 7730
Postadress: Justitieministeriet, PB 25, 00023 Statsrådet
Leveransadress för handlingar: Handlingar som riktas till justitieministeriet kan lämnas in till statsrådets distributionscentral under adress Riddaregatan 2 B, Helsingfors (kl. 8–16.15).
För att inleda ett ärende vid justitieministeriet ska handlingen som gäller ärendet lämnas in till ministeriets registratorskontor. Från registratorskontoret vidarebefordras handlingen till den tjänsteman som har hand om frågor som ärendet gäller.
Över ärenden som behandlas och avgörs vid ministeriet förs ett register.
Begäran om handlingar samt avgifter
Varje medborgare har rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. Begäran om att få ta del av en handling ska specificeras tillräckligt noggrant så att man vid ministeriet kan reda ut vilka handlingar begäran avser.
För utlämnande av en handling och för framtagande av uppgifter kan en avgift tas ut med stöd av 34 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. I justitieministeriets avgiftsförordning anges vilka prestationer myndigheten prissätter i enlighet med lagen om grunderna för avgifter till staten, dvs. enligt företagsekonomiska grunder.
Ingen avgift tas ut för utlämnande av en handling, om
- uppgifter ur handlingen lämnas muntligen
- handlingen läses eller kopieras hos myndigheten
- en offentlig handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post till den som begärt uppgifterna
- en handling som lagrats i elektronisk form sänds till en part per e-post
- lämnandet av den begärda handlingen ingår i myndighetens skyldighet att ge råd, höra eller informera
- det handlar om informationshantering inom den offentliga förvaltningen.
Avgiften tas ut vid begäran om en handling som inte kan individualiseras. Avgiften för informationssökningen beräknas utifrån timavgiften:
- tjänsteman/person i assisterande uppgifter 80 euro per timme
- sakkunnig 95 euro per timme.
Ingen mervärdesskatt tas ut för timarbete.
Avgiften för kopior och utskrifter är 0,50 euro per sida. För en dubbelsidig handling tas avgift ut för två sidor. För kopior och utskrifter tas det inte ut mervärdesskatt.
Om den begärda handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter som ska avlägsnas eller döljas måste handlingen vanligtvis skrivas ut och kopieras för att det ska gå att avlägsna de sekretessbelagda uppgifterna. Handlingar som behandlats på detta sätt ska omvandlas till elektroniskt format genom skanning så att den kan lämnas per-e-post till den som begärt handlingen. Alternativt kan den partiellt offentliga handlingen lämnas ut i pappersform.
För omvandling av handlingar till elektroniskt format (skanning) och för lämnandet av handlingen per e-post tas i huvudsak ut samma avgift som för kopior och utskrifter. Avgiften för omvandling av en handling till elektroniskt format tas också ut för partiellt offentliga handlingar.
För en sedvanlig begäran om en handling tas en avgift ut för kopior och utskrifter, men inte för framtagandet av handlingen eller för avlägsnandet av de sekretessbelagda delarna i handlingen.
Med en sedvanlig begäran om en handling avses utlämnande av en handling som är offentlig i sin helhet eller ur vilken de sekretessbelagda delarna lätt kan avlägsnas.
I samband med en sedvanlig begäran om en handling ska det inte tas ut någon avgift för omvandlingen av handlingen till elektroniskt format om det antal handlingar som begärts är rimligt.
I fråga om en sådan begäran om en handling som kräver särskilda åtgärder (annan än sedvanlig handling) kan det tas ut en avgift för avlägsnande av sekretessbelagda uppgifter. Den här avgiften tas ut utöver den avgift som tas ut för en kopia, utskrift eller omvandling av en handling till elektroniskt format.
Avgiften för avlägsnande av sekretessbelagda uppgifter beräknas enligt timavgifterna för framtagning av uppgifter:
- tjänsteman/person i assisterande uppgifter 80 euro per timme
- sakkunnig 95 euro per timme.
Ingen mervärdesskatt tas ut för timarbete.
Om den registrerade med stöd av dataskyddsförordningen begär flera kopior av sina personuppgifter som behandlas av den personuppgiftsansvarige, kan det tas ut en rimlig avgift för dem på grundval av de administrativa kostnaderna.
Om den registrerades begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får ministeriet antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna eller vägra att tillmötesgå begäran.
Detsamma gäller begäranden som en registrerad gör med stöd av dataskyddslagen avseende brottmål och som gäller den registrerades rätt till insyn.
Avgiften som tas ut på grundval av de administrativa kostnaderna beräknas i enlighet med timavgiften för informationssökning:
- tjänsteman/person i assisterande uppgifter 80 euro per timme
- sakkunnig 95 euro per timme.
Ingen mervärdesskatt tas ut för timarbete.
Mer arbetskrävande begäranden om information kan innebära att uppgifter måste sammanställas från flera system. I sådana fall kan en avgift för sammanställning av datamaterial tas ut i enlighet med timavgiften:
- tjänsteman/person i assisterande uppgifter 80 euro per timme
- sakkunnig 95 euro per timme.
Ingen mervärdesskatt tas ut för timarbete.
För att kunna bedöma om begäran till exempel bör preciseras ska den som begär en handling ges en uppskattning av hur lång tid det tar att ta fram handlingen och vilket belopp som då faktureras.
Det minsta beloppet som faktureras är 10 euro.
Arkiven
De handlingar som justitieministeriet har gett ut sedan 2009 finns i ministeriets arkiv. Förfrågningar som gäller äldre material kan ställas till Riksarkivet.
Information och material som gäller justitieministeriets projekt, organ och arbetsgrupper och deras material finns i statsrådets tjänst för projektinformation.