Riktlinjer för justitieministeriets kommunikation

Riktlinjerna för kommunikationen har utarbetats till stöd för arbetet i vardagen för alla som jobbar på ministeriet. De baserar sig på en personalenkät och workshopsarbete där riktningen för vår gemensamma kommunikation har konkretiserats. Riktlinjerna stöder genomförandet av justitieministeriets strategi. 

Kommunikationsmiljön

Kommunikationsfältet är livligt, snabbt och mångstämmigt. Kommunikationen är personifierad: en berättelse om en människa fångar lättare vår uppmärksamhet. Förhållandet mellan text och bild har förändrats, en bild behöver nuförtiden inte alltid en text som stöd. I det övriga medieflödet exponeras vi för desinformation som gjorts på ett skickligare sätt än tidigare, vilket kräver ett vältränat öga och god mediekompetens. Kommunikationsmiljön ser dessutom rätt så annorlunda ut för alla de tusentals människor som inte använder digitala apparater. 

Organisationens ställning eller långa traditioner garanterar inte att den får sin röst hörd. Aktiv interaktion och dialog förväntas även av myndighetskommunikation. Organisationer inom den offentliga förvaltningen förväntas visa att de är ansvarsfulla. 

Riktlinjer 

Justitieministeriet vill vara en pålitlig, tydlig, öppen, aktiv och jämlik kommunikatör. Målen för hållbar utveckling är en viktig del av vår verksamhet och det här får synas. 

Justitieministeriet konkurrerar inte i snabbhet i fråga om kommunikation. I diskussionerna kan vi däremot bidra med eftertanke, saklighet, förståelse och en känsla av trygghet. Det är viktigt, även om algoritmerna på nätet ofta favoriserar budskap som vädjar till negativa känslor. Det som utmärker oss är vår vaksamhet i kombination med det noggranna övervägandet som hör till vårt verksamhetsområde. 

Eftertanke och saklighet i dialogen är vårt sätt att kommunicera om ett stabilt samhälle. 

1. Vi lyfter fram vårt arbete på ett mångsidigt sätt 

Vi berättar på olika sätt om det mångsidiga arbete som vi utför. Vi är inte en anonym organisation, det är människor som jobbar här. Alltid då det är möjligt och då det lämpar sig för situationen ska vi tala om justitieministeriet i vi-form. 

Att berätta om arbetet gör oss som jobbar här mer synliga som människor och stärker förtroendet för organisationen. Samtidigt bygger vi upp ministeriets arbetsgivarprofil. Genom att på ett diskret sätt göra ministeriet mer vardagligt kan vi uppmuntra olika slags människor att söka arbete hos oss eller att delta i evenemang som vi ordnar. 

Då vi berättar om vårt arbete vässar vi samtidigt bilden av justitieministeriets roll i förhållande till andra myndigheter: vad vi gör och vad vi inte gör. 

Det finns många olika sätt att berätta om sitt arbete. Det kan vara en karriärberättelse på nätet, att berätta om arbetet på en studieträff, skriva ett inlägg på sociala medier, en kommentar eller en bloggtext – också på intranätet Kampus. Intresset kan väckas av någon vardaglig detalj. Det är trevligt med en egen bild, men det är inte obligatoriskt.

2. Vi deltar i den offentliga debatten i frågor som är viktiga för oss 

Vi tar en aktivare roll än tidigare i samhällsdebatten i frågor som är viktiga för oss. Till vår starka expertis hör vår vilja och förmåga att lyssna på andra och beredskap att motivera våra ståndpunkter. Det här är en del av vårt ansvarstagande. 

Vi uppfattas som sakliga och jämlika debattörer, oavsett vilken kanal det gäller. Saklighet och sakkunskap utesluter inte att vi är lättillgängliga. Vårt tonfall är mänskligt: vi förstår olika synpunkter och problem och vi är konsekventa i vår kommunikation. Vi lovar bara sådana saker som vi faktiskt kan främja. 

För oss är det viktigt att vår kommunikation är tillförlitlig. Tillförlitligheten baserar sig på vår roll som stark sakkunnigorganisation. Trots att vi är omsorgsfulla är vi inte rädda för misstag. Om vi begår misstag måste vi kunna medge saken, beklaga det skedda, göra korrigeringar och sedan gå vidare. 

Ledningen föregår med gott exempel, men alla ges en möjlighet att synas.

3. Vardagliga handlingar är kommunikation

Var och en av oss kommunicerar. Ibland sker det utan att vi ens märker det. 

Utöver bekanta kommunikationsprodukter, såsom pressmeddelanden eller blogginlägg, är till exempel tonfallet i ett e-postmeddelande och sättet att svara i telefon, att hälsa på kolleger eller att närvara vid möten kommunikation. Också tystnad eller att man låter bli att svara på ett e-postmeddelande är ett budskap. Detta gäller både intern och extern kommunikation. 

Var och en av oss har en del i hur organisationen uppfattas. Genom kommunikationshandlingar i vardagen berättar vi om våra sätt att agera. Internt är de viktiga byggstenar för arbetsgemenskapen. 

Vi är också en del av en större arbetsgemenskap, statsrådet. Vi följer den gemensamma kommunikationen i Kampus, och kommer också ihåg att delta där. 

När vi känner igen olika situationer för kommunikation och växelverkan, är det lättare att bedöma om de förmedlar ett sådant budskap som vi hoppas förmedla.

4. Vi satsar på begriplighet 

Att kommunicera på ett begripligt sätt är en vänlig handling. Det bygger förtroende, uppmuntrar till deltagande och visar att man värdesätter mottagaren av ett meddelande. 

Ett gott och tydligt standardspråk gör vårt budskap klarare och mer tillgängligt. Detta gäller både då vi uttrycker oss muntligt och då vi uttrycker oss i skrift. 

Vi fäster uppmärksamhet vid målgrupperna för kommunikationen. Vem försöker vi just nu nå med vår kommunikation? Varför kommunicerar vi? När målgruppen är tydlig är det lättare att kommunicera på ett begripligt sätt.

Vi säkerställer att text och bild berättar samma historia. Vi prioriterar bilder där det finns människor. Människorna på bilderna påminner oss om varför och för vem vi arbetar.