Saija Launiainen: Mångsidiga uppgifter som administrativ medarbetare

• Saija Launiainen
• Administrativ medarbetare vid justitieministeriet i administrativa stödfunktioner-teamet vid förvaltnings- och styrningsavdelningen.
• Utexaminerad som tradenom år 2021, med juridik som inriktningsämne.
• Sammanlagt drygt fyra års arbetserfarenhet av de nuvarande uppgifterna.

Berätta kort vad du jobbar med.

Jag ansvarar för olika administrativa uppgifter på ett brett plan och utvecklandet av de processer som jag ansvarar för. För närvarande omfattar mina uppgifter till exempel uppgifter inom rekryteringsprocessen, uppgifter som gäller nyanställning och avgång, ministeriets lokalitetsärenden och anknuten planering, intern kommunikation och hantering av tillträdesrätt, olika svar som gäller behörigheter samt uppgifter för att främja digitalisering och digitala kompetenser.

Hur kommer det sig att du valde detta yrke?

Under mina tradenomstudier valde jag juridik som inriktningsstudier. Jag stötte på en sökannons om en praktikplats vid justitieministeriet, fick platsen och blev kvar på den vägen. Redan under praktiktiden upplevde jag att justitieministeriet var en plats där jag kunde tänka mig att jobba under en lång tid med teman som intresserar mig. Lyckligtvis blev detta verklighet. Jag har varit aktiv och ivrig att utveckla processer och ta mer ansvar, vilket fört mig i önskad riktning i min karriär. 

Beskriv en typisk arbetsdag eller arbetsvecka för dig.

Mina arbetsdagar och -veckor är väldigt varierande, och det finns inte någon typisk arbetsdag eller -vecka. Veckorna består av olika möten och överläggningar, planering, beredning och genomförande av ärenden samt rutinartade arbetsuppgifter. Jag utför olika arbetsuppgifter på olika dagar och måste planera dagarna i förväg, men jag måste också vara redo att reagera på överraskande och föränderliga situationer. 

I vilken typ av arbetsmiljö eller hurudana arbetstider har du?

Jag arbetar omkring 80 procent av min tid på distans och 20 procent i arbete på kontoret. Vi delar kontor med undervisnings- och kulturministeriet. I princip iakttar jag tjänstetider i fråga om arbetstiderna, men arbetstidsflexibiliteten ger möjlighet till flexibla arbetstider och till samordning av arbete och fritid. 

Vilka kunskaper eller egenskaper krävs i yrket?

I arbetet krävs framför allt samarbetsförmåga, prioriteringsfärdigheter och lösningsorientering. På grund av uppgifternas mångsidighet krävs att man kan hålla i trådarna i många olika helheter på samma gång och att man snabbt kan fatta egna beslut. Arbetet kräver självledarskap, ett utvecklingsgrepp, flexibilitet, bra kunnande om digitala arbetsredskap och datatekniska färdigheter. 

Vad är det bästa med ditt yrke?

Det bästa i mitt yrke är mångsidigheten och de olika varierande uppgifterna. Yrket begränsar sig inte till ett uppgiftsområde eller en helhet, utan det är möjligt att bli involverad i många ärenden. I yrket finns det en möjlighet att utmana sig själv och åtminstone i vårt team även en möjlighet att påverka vilka uppgiftshelheter som man ansvarar för. Det bästa i mitt arbete är även mina fantastiska kolleger. 

Vilka är de negativa sidorna med yrket eller vad känns utmanande?

Tidvis finns det mycket arbete och de halvfärdiga ärendena anhopar sig. Det är väldigt viktigt att kunna tolerera halvfärdighet. Ibland är det möjligt att ärenden som är under arbete förblir halvfärdiga på grund av en annan uppgift som är mer brådskande. Uppgiftsfältet är brett och man ska kunna vända tankarna snabbt från ett ärende till ett annat. 

Vad skulle du säga till en person som överväger att satsa på yrket som administrativ medarbetare?

Jag är inte representativ för den traditionella befattningsbeskrivningen för en administrativ medarbetare, men jag skulle säga att det lönar sig att förhålla sig öppet och nyfiket till allt som kommer emot och modigt kasta sig över uppgifter som känns krävande samt själv vara aktiv med att ta sig an nya ärenden.

Man lär sig bäst utanför den egna bekvämlighetszonen. Detta ger även möjligheter att avancera i karriären. Å andra sidan, om man tycker om att göra samma rutinartade arbete, är även det möjligt. I detta yrke har man möjlighet att arbeta på eget sätt, så länge som uppgifterna sköts. 

Hur tror du att ditt yrke kommer att se ut i framtiden?

Verkställande befattningsbeskrivningar kommer alltid att behövas, även om digitaliseringen och den artificiella intelligensen i viss mån ersätter några uppgifter i framtiden. Därför möjliggör egen aktivitet, utmaning av sig själv och en färdighet att utveckla sin kompetens att uppgiftsfältet breddas. Expertis identifieras i allt högre grad även på den verkställande nivån och kraven och förväntningarna ökar. Uppgifter och ansvar slås samman och i fortsättningen accentueras behovet av mångkunniga personer.