Justitieministeriets diarium Oskari

Registerbeskrivning enligt 10 §
Personuppgiftslagen (523/99)
Beskrivningen reviderad enligt PUppL/ 8.5.2008

I beskrivningen ingår även den information om behandling av uppgifter som förutsätts av 24 § i personuppgiftslagen

1. Registeransvarig

Namn: Justitieministeriet
Postadress: PB 25, 00023 Statsrådet
Besöksadress: Riddaregatan 2 B, Helsingfors
Tfn. 02951 6001

2. Person som handhar registerärendena eller kontaktperson

Namn: Sekreterare för informationstjänsten
tfn 02951 60739
e-post: oikeusministerio(at)om.fi 

3. Registrets namn

Justitieministeriets diarium Oskari 

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Diariet används för registrering av inlämnade och avgjorda ärenden. Genom registrering kan det bevisas att handlingen kommit in, möjliggörs uppföljning av de olika beredningsskeden, förverkligas offentlighetsprincipen, bildas en index över registrerade ärenden samt möjliggörs producering av olika statistiker och rapporter. Registreringen av ärendena och handlingar i samband med dem baserar sig på en indelning i olika ärende- och uppgiftsgrupper, som grundar sig på en innehållsmässig gruppering av ärenden som behandlas vid ministeriet. Med hjälp av registreringsuppgifterna är det möjligt hitta pappersdokument som håller på att behandlas eller som arkiverats lokaliseras eller elektroniska dokument öppnas direkt.

Registreringen baserar sig på 18 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621 /1999) och 5 och 6 § i förordningen (1030/1999) samt arkivlagen (831/1994) och bestämmelser och föreskrifter som utfärdats med stöd av den. 

5. Registrets uppgiftsinnehåll (grupp/grupper av registrerade och uppgifter eller grupper av uppgifter som hör samman med dessa)

Handlingens identifieringsuppgifter såsom diarienummer, avsändare/författare, avsändarens/författarens diarienummer, inkommen/uppgjord, datum då handlingen inkommit, tidsfrist, avslutningsuppgift för en åtgärd, datum för avgörande, mottagare, avdelning/enhet, handläggare 

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Handlingar som inkommit till, uppgjorts vid eller sänts från ministeriet

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU

Ej regelmässiga utlämnanden. Intresserade medier, medborgare, forskare eller statliga eller kommunala myndigheter kan på begäran få offentliga uppgifter för påseende.

8. Principer för skydd av registret

A. Manuellt material

Material som registrerats i diariet förvaras fortfarande även i pappersform i ministeriets arkiv, som får besökas enbart under övervakning av registratorn eller annan person som hör till registratorskontorets personal. Delvis hemliga handlingar förvaras i arkivet och har försetts med skild anteckning. Hemliga uppgifter som ingår i en offentlig handling kan vid behov täckas.

B. Uppgifter som lagrats med hjälp av ADB

Uppgifterna är skyddade med ett användarnamn och ett lösenord.

9. Rätt till insyn

Var och en har rätt att kontrollera de personuppgifter i registret som gäller honom eller henne själv, om inte en bestämmelse i personuppgiftslagen föranleder annat. Begäran ska framföras personligen eller med ett egenhändigt undertecknat brev. Hemliga uppgifter förutsätter att den som begär om uppgifterna styrker sin identitet. Begäran ställs till justitieministeriet. Uppgifterna lämnas på begäran skriftligt och om eventuell avslagen rätt till insyn ges ett skriftligt intyg om avslaget. Rätten till insyn är avgiftsfri en gång per år.

– Bestämmelser om frågan: PUppL 26–28 §

10. Rättelse av en uppgift

En felaktig uppgift i registret rättas på den registrerades begäran. Den registrerade ska göra en skriftlig specificerad begäran, som riktas till justitieministeriet. Vid behov ska identiteten kontrolleras. Om eventuellt avslag ges ett skriftligt intyg.

– Bestämmelse som gäller detta: 29 §