Tuula Kivari: HAIPA-projektet framskrider mot införande av e-tjänster

 fi  |  sv

Mitt första år som chef i projektet för att skapa ett verksamhetsstyrnings- och dokumenthanteringssystem för förvaltnings- och specialdomstolarna HAIPA har varit fartfylld. Under året har vi övergått från planering till att konkret bygga upp IT-systemet. Snart är det dags att införa e-tjänster. 

Projektet var ju inte helt främmande för mig när jag började som projektchef och därför var det egentligen inte fråga om ett språng ut i det okända. Men nog var det ändå som att hoppa på ett tåg i farten och försöka landa i rätt vagn.   

Året har varit hektiskt och händelserikt. Arbetet för att fastställa systemkraven blev klart under år 2017. De dokumenterade systemkraven granskades noggrant och under hösten 2017 inleddes konkurrensutsättningen för att upphandla IT-systemet för HAIPA. 

Vi kom till att det lönar sig att konkurrensutsätta IT-systemet i två delar. Den första delen gäller systemets e-tjänster och den andra själva verksamhetsstyrningen och ärendehanteringen. I detta skede har konkurrensutsättningen av systemets e-tjänster slutförts och arbetet med den valda systemleverantören CGI Finland Oy har redan inletts. När det gäller verksamhetsstyrnings- och ärendehanteringssystemet är konkurrensutsättningen ännu på gång och målet är att upphandlingsbeslutet fattas under våren 2018.

Att den första systemleverantören har valts är dock ett stort steg framåt och betyder att införandet av e-tjänsterna enligt nuvarande tidsplan kan börja i mitten av detta år. Takten kan verka rätt snabb, men som det sägs i Finland: bra planerat är till hälften gjort.

Medborgarna får möjlighet att använda e-tjänster i sina kontakter med förvaltnings- och specialdomstolarna

Förvaltnings- och specialdomstolarna har en viktig uppgift i samhället. Vid dem behandlas årligen omkring 30 000 ärenden och en stor del av dem gäller enskilda medborgare. Domstolarna behandlar ärenden som hänför sig till bland annat invandring, pensioner, social trygghet, hälso- och sjukvård, beskattning samt miljö och byggande.

E-tjänsterna ska kunna användas för att söka ändring i ett beslut eller lämna in behövliga handlingar eller annan utredning. Systemet ska också kunna användas för att delge förvaltnings- eller specialdomstols beslut elektroniskt. E-tjänsternas automatiska styrning underlättar ändringssökandet och man slipper också de gammalmodiga mottagningsbevisbreven som måste hämtas på posten. Uträttandet av ärenden blir på många sätt enklare och snabbare. Det ska naturligtvis också vara möjligt att uträtta ärenden på traditionellt sätt, till exempel genom att skicka handlingar med posten eller per e-post. 

Det är fint att få vara med och skapa nya processer och arbetssätt. Vid projektbyrån råder en ivrig stämning nu när det övergås från planeringsskedet till att bygga upp det slutliga systemet. Också intresset vid förvaltnings- och specialdomstolarna har ökat när projektet till följd av införandet av e-tjänsterna konkretiseras. 

E-tjänsterna kommer att erbjuda ett nytt sätt att uträtta ärenden och målet är att kommunikationen med förvaltnings- och specialdomstolarna i framtiden i första hand ska ske elektroniskt. Det blir intressant att se vilket mottagande reformen får bland medborgarna.

 

______________________________

Skribenten är projektchef i HAIPA-projektet.